バックオフィス業務の全貌！効率化で得られる5つのアイディアを大公開
バックオフィス業務とは、営業やマーケティングなどの直接利益を生み出す部署を支える業務のことを言います。
具体的には、人事・経理・法務などがありますが、バックオフィス業務という言葉でひとくくりにできないほどたくさんの業務があります。
バックオフィス業務は多岐にわたるため、社内では「なんでも屋」と思われる場合もありますが、顧客と接する機会が少ない分、業務改革がしやすいとも言われております。
今回は、そんなポテンシャルを秘めたバックオフィス業務の一覧を紹介しながら、業務効率化をさせるためのアイディアを紹介したいと思います。
そもそものバックオフィスの意味、改革のメリットなどを知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。
目次
1.こんなにある！バックオフィス業務の一覧
バックオフィス業務は様々です。会社によっては兼務しているところもあり、一つ一つの業務に思うように時間をさけていない場合もあります。バックオフィス業務を整理していきましょう。
1-1.経理
経理は会社の血流である「お金の流れ」を管理する仕事で、経営に直結する仕事です。具体的な業務では、伝票処理、入出金管理、決算関連書類作成、税務申告などを行います。
経理には、知識や経験が必要な業務が多く、気づけば属人化してしまい、メンバー間の中で偏りが発生してしまうこともあります。そのため、個人での偏りを無くせるよう、業務フローの見直し、業務の平準化を行うことが必要になってきます。
1-2.財務
「経理」がすでに使用したお金の処理をどうするのかに対して、「財務」は、これからお金をどう使うのかといった業務を担当します。具体的には、資金調達、財務戦略の立案、資金管理などを行います。
財務は、経理よりも高度な専門的なスキルが必要になってきますが、加えて大切なのは社内の情報収集力がポイントになってきます。
経理部と財務部が別であれば、財務データを入手するところから始まり、営業部やマーケティング部からのヒアリングなど、他の部署を横断してうまくやりとりするコミュニケーション能力も必要とされてきます。
したがって、業務改革の一歩目は、社内データが円滑に入手できるようなフローや社内体制の構築が重要になってきます。
1-3.人事
「人事」は、主に採用、教育、人事評価など人材によって、社員が能力を最大限に発揮し、会社組織の最適化をはかる仕事です。自ら課題を発見し、どのように解決するかが重要になってきます。
人事評価を例にとると、生産性の向上と人材不足の解消のため、人事評価制度や賃金制度を整備することで、賃金アップや離職率の低下に成功させた会社もあります。
業務改善を行うためには、専門性の高いスキルが必要とされるので、必要に応じて外部の専門家やアウトソーシングを使ってノウハウを習得するのも1つの手です。
1-4.労務
労務は、バックオフィス業務の中核となる労働管理を担っており、従業員の労働を円滑にサポートし、給与計算や福利厚生業務、また従業員の保険手続き等の仕事を行っています。
高い精度を保ちつつ、大量の労務管理を行わなければいけないため、労務管理システムを導入したり、アウトソーシングを利用することで、業務フローの簡略化、人件費の削減などが考えられます。
1-5.総務
総務の業務範囲は非常に広く「他の部署に属さない多種多様な業務」と言えます。例えば、物品管理、保守管理、社内規定の作成、文書管理、株主総会の運営などがあります。
労務同様、ミスできない重要な業務の事務的作業を担当するため、非常にプレッシャーがかかります。クラウドツールなどを導入して書類を減らしたり、外部に総務をアウトソーシングすることでコストを削減するなどといったことが考えられます。
1-6.法務
法務には契約や取引に関わる法務、株主総会や取締役会などの会社運営上における法務、社内規定や社内相談窓口の整備などの仕事があります。
法務の業務効率化のポイントは、「文書の電子管理」にあります。これまで紙で契約していたものを電子化でペーパーレス化することで、コスト削減や業務効率化を行うことができます。
また、コンプライアンスの面からも電子データで保存しておく方が安全です。今では3Dプリンタなどで簡単に紙の複製ができますし、万が一倉庫に保管していたものが紛失してしまう可能性もあります。
電子契約は、取引先の承諾が必要で導入にもハードルもあるかと思いますが、コスト削減、業務効率化、コンプライアンス強化の3つの点でメリットがあるので、検討してみるのも良いでしょう。
1-7.社内ITインフラ
社内インフラとは、業務で使うシステムの管理、ルータや複合機の設置、配線周りやインターネット接続、セキュリティ周りの構築などを行う部署です。
会社の規模にもよりますが、社内のITトラブルをサポートしてくれるエンジニアがいない場合は、アウトソーシングで委託してしまうのもよいでしょう。
2.バックオフィス業務効率化のためのアイディア
バックオフィスにおける業務内容をお伝えしましたが、これまでの内容をまとめながら効率化するためのアイディアを紹介します。
2-1.業務の可視化
1番最初にやるべきことは、今まで行っていた業務を見直してみることです。フローチャートを作成することで、別の部署や担当ごとで重複している作業、必要のない作業が浮き彫りになってくるので、改善点が見えてくるでしょう。
オススメはフレームワークの使用です。日本能率コンサルティングで紹介されているフレームワークを参考に業務を可視化させてみました。
参考：株式会社日本能率コンサルティング「計画的な業務割当による人時生産性向上」
業務体系と細かい業務を整理するために使います。まずは、業務を「大分類」「中分類」「小分類」に分けて業務内容を記載していきます。そして、業務タイプで定期的に発生するなら「固定」にして状況に応じて必要になるものは「変動」とします。
こうすることで、業務手順、業務内容、業務タイプを瞬時に見分けることができるようになり、業務の可視化がしやすくなるはずです。
2-2.マニュアル化
どのような業務であっても属人化させないことで、人に頼らない業務の遂行が可能になります。異動や退職などでその人しかできないことがあると、何かトラブルが起きた時に対応できる人がいないというような状況になってしまいます。
人材の定着が難しい今だからこそ、マニュアル化することで、同じメンバーの負担も軽減されるでしょう。
マニュアル作りのポイントとしては、まず初めに使用者、シーン、用途の3つを明確にします。目的が明確でないと業務の範囲が広がりすぎてしまい、ボリュームが膨大になってしまいます。
そして次に構成案を作ります。以下が構成案のサンプル例です。
構成案ができたらそれぞれのページは、作業内容を時系列で作業者別に整理し、ステップ別にすることで、わかりやすい流れで作るようにしましょう。
2-3.業務効率化ツールの活用
さまざまな面でIT化が進み、多くの会社で業務効率化ツールを活用した作業フローが導入されています。業務効率化ツールをうまく活用することで、膨大な紙資料や業務フローを無駄なく共有することで、コスト削減や業務のスリム化が可能になります。
業務効率化ツールといっても様々なものがあり、テレビ会議システム、ビジネスチャットルール、人事評価システム、会計管理システム、クラウドサイン、名刺管理など様々なツールがあります。
選び方のコツとしては、まずは現状の組織の課題を把握する大切です。誰でも入力するデータに関してはシステム化させることが良いですし、仮に全て自動化できなくても、業務フローの一部を効率化できるだけでも、業務時間の短縮につながります。
次にセキュリティ面を考慮して、運営会社や導入実績、データの管理体制についてしっかり調べるようにしましょう。情報漏えいなどのリスクは、決裁者は突っ込んで聞いてくるポイントなので、答えられるようにしておきましょう。
そして、最後に社内で試験的にテスト運用しましょう。
ほとんどの会社は無料のお試し版などがあるので導入コストが低いです。「ツールを導入してみたものの、業務フローが増えた」「以前のツールの方が使いやすい」といったことにもなりかねません。
そのようなリスクに備えて、少数規模で試験的に導入して、問題がないかチェックしましょう。
2-4.アウトソーシングで外部に委託する
アウトソーシングは業務を外部の専門業者へ委託することで、不要な人材確保や設備投資にかかるコストを削減することができ、自社で行うよりも質の高い業務を行うこともできます。
業者を選ぶためのコツは3つあります。
①品質
②コミュニケーション
③価格 の3つです。
品質に関しては、事前の打ち合わせや業務範囲に関する説明がしっかりあるかどうかが重要です。業務内容についてしっかりお確認しておかないと、やったやらないのトラブルになったり、納期が遅れることもあります。
また、これまでどれくらいの会社を見てきたのかの実績面についてもよく確認しておきましょう。意外に重要なのが、コミュニケーションです。担当者の連絡が遅いと、必然的に業務遂行の遅れになります。
例えばオフィス移転を業者に依頼する際には、物件探し、デザイン内装、原状回復の話し合いなど細かいやりとりが非常に多くなります。レスポンスが遅かったりすると、納期がどんどん遅れてしまい、結果的に満足のいくサービスを受けられなかったというケースもあります。
価格に関しては、価格表の内訳が明確になっているか確認しましょう。途中で人を追加したりするとなると、費用が後から請求される可能性があります。
依頼する業務内容にもよりますが、価格だけで選んでしまい、満足のいくサービスでなかったために別の業者に依頼してダブルコストが発生してしまうことも起こりえるかもしれません。従業員に関わる大切な仕事だからこそ、品質やコミュニケーションを重視して業者を選ぶべきだと思います。
3.「バックオフィス」に関するご相談を承ります
今回は、バックオフィス業務の内容と業務効率化のアイディアについて紹介しました。どの業務にも言えることは、通常業務をこなしながら、膨大な業務量を効率化していくことは非常に労力がいるということです。
社内で改革を進めるために計画を策定したが、ほとんど実行できずに終わってしまった。ITツールを導入したものの有効活用できていないなどといった話も聞きます。
そんなときは、アウトソーシングの一つHINODEのバックオフィス支援「neconote（ねこのて）」をご検討してみてはいかがでしょうか。
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