バックオフィス業務の効果的な目標設定方法とは？
バックオフィス担当者の目標はどのように設定すればよいのでしょうか？
バックオフィスの業務は、営業などのフロントオフィスに比べるとお客様から直接感謝される機会が少ないため、モチベーション管理が難しいといわれております。
だからこそ、バックオフィス担当者が自分で目標を立てて達成感を味わえるような仕組みを作ることが大切です。今回は、管理職・経営陣向けにバックオフィス担当者が目標設定をするためのポイントを紹介します。
目次
1.【職種別】バックオフィス業務における目標設定の方法
バックオフィス業務と言っても職種によって目標設定の仕方は異なります。職種別に目標設定の方法を紹介します。
1-1.経理・財務
経理・財務における目標設定を考える場合、達成できないような目標にしてしまうと、時間が無くなってしまったり、無駄な仕事が増えてしまう可能性があるので注意が必要です。
例えば、業務効率化を高めるためにRPAやツールの導入をして改善を進める場合、管理職や経営陣を巻き込んで行うため難易度が高いです会社の状況にもよりますが、まずは日々の業務でミスをしないことや、定型業務の見直し、マニュアルの作成などを目標設定に取り入れるとよいでしょう。
また、経理・財務の場合、専門的な知識が求められるため資格取得を目標スキルアップを図ってもよいかもしれません。このように経理・財務はやることがある程度決まっており、また専門性の高いスキルが求められる職種です。バックオフィス業務の中では比較的目標設定しやすいのではないでしょうか。
1-2.人事
経理・財務に比べると人事の仕事は難しいといえるでしょう。というのも採用などは定性的であるため、数字など誰が見ても評価できるものではなく、抽象的になってしまいがちです。
したがって、人事部の中でも目標に落とし込みやすい業務を中心に考えていくとよいでしょう。目標に落とし込みやすい業務としては、
・勤怠管理、給与計算、福利厚生などの固定業務
・人事評価制度の設計
固定業務では、どれだけ作業スピードを早くできるかという目標設定を行うとよいでしょう。ツールの導入などにすると大規模になってくるので大変かもしれませんが、承認フローの見直しなど、工数が少ないところからやっていきましょう。
また、人事設計は「成果物」として出来上がってくるので評価しやすいはずです。成果物に対して管理職や従業員の声を聞くことによって評価もしやすいです。
1-3.総務
一番目標設定が難しいのは総務かもしれません。やることが多岐にわたり、会社によっても仕事内容が異なるので、どのように目標を立ててよいかわからない人もいるかもしれません。
一般的な会社の総務は「備品費用の削減」を目標設定にしている場合が多いです。総務では会社の備品を一括管理している企業が多く、必要以上に在庫を抱えすぎないようにすることで、無駄を減らすようにしています。
紙の購入を減らしたり、印刷ミスを減らすという努力も多くの会社で行われています。その他、ややスケールの大きい目標になりますが、ツールやアウトソーシングの導入を行う企業もあります。
総務は業務が多岐にわたるからこそ、今会社で最も重要な課題を見極めることが大切です。目標設定の際は、従業員全員で話し合いながら決めるようにしましょう。
1-4.法務
法務はバックオフィス業務の中でも、ルーティンワークが少ない部門であるため、スタッフ一人一人の仕事を一定期間で評価するのは難しいといえるでしょう。
主な仕事内容は、契約、機関法務、コンプライアンス、紛争対応法務などがありますが、昨今のハンコ不要の流れを踏まえ「電子契約書」の導入を行う企業も増えてきています。
目標設定の一つに「電子契約書の導入」を入れている企業もあります。導入までのハードルは高いですが、電子契約書を入れることで、時間・紙費用など大幅なコストカットが可能であるため、会社全体の改革に大きく貢献できるかもしれません。
また、中には「360度評価」を行う企業もあります。360度評価とは、他部署の人間、上司や部下など、複数人の視点で個人を評価する制度で、他部署などへの貢献度合いを目標値に設定してもよいでしょう。
2.バックオフィスの目標設定には「SMARTの法則」を使う
職種別に目標設定の特徴を理解したら、実際に設定していきましょう。ここでは、SMARTの法則を使って効果的な目標を設定する方法を紹介します。
SMARTの法則を使ば、5つの要素に従って目標を検討すれば効果的な目標を作ることができます。
2-1.Specific：具体性
目標立てるときに重要なのは、より具体的であればあるほど良いですが、バックオフィスにおける目標設定でも同じことが言えます。よくある目標設定に「ミスをしない」といったものがありますが、抽象的なままであれば、達成する具体的な行動も抽象的なものになってしまいます。
「請求書の〇〇におけるミス」「勤怠管理の〇〇における不備」などより具体的であればあるほど良いです。
2-2.Measurable：計量性
次に具体的な目標が把握できたら、数量に落とすことでより客観的な指標を盛り込んでいきましょう。「給与計算の時間を〇%短縮」「請求管理のミスが〇件減へらす」など具体的な数字を盛り込み、定期的に測定可能な定量目標を設けることで、
バックオフィス業務の情報共有や、チームの連携強化、モチベーションの維持向上ができるでしょう。
2-3.Achievable：達成可能性
目標と数値が定まったら、現実的にそれが妥当な水準で、今のリソース状況で達成可能なのかどうかを考えましょう。例えば、バックオフィス業務の中でもツールやアウトソーシングの導入などは検討期間が長くなるため、達成までに時間がかかります。時間がかかりすぎてしまい到達できないのであれば意味がありません。
達成不可能な目標を設定して、後から目標達成不可能なことに気づくとモチベーションが低下して、バックオフィス業務に対して集中力が低下してしまうかもしれませんので、達成可能な目標を心がけましょう。
2-4.Relevant：関連性
目標が達成可能か考えたら、目標が自社のバックオフィス業務における課題に関連していて、組織にとって取り組む意味があるか確認しましょう。特に人事、経理、総務などのバックオフィス業務は、取り組むべき課題が多岐に渡るケースも少なくありません。
目標との関連性を考慮することで、従業員本人やバックオフィス業務の本質からずれていないか、今本当にすべきことなのかを確認しましょう。
最後にいつまでにその目標を達成するのか期限を決めましょう。期限が定められていなければ先延ばしになるリスクがあります。営業などのフロントオフィスの業務は、売上を上げるなどの目標なので日々の業務の中でやらざるえないのですが、バックオフィス業務のあれば、やらなくても日々の業務は遂行可能なので、後回しになりがちです。
また、期限が早すぎると、バックオフィス業務に支障が出てしまい、量力の無駄遣いになるかもしれません。目標の期限を適切に決めることは、業務全体のリソースを最適配分するという点からも役に立つはずです。
3.まとめ：「バックオフィス」に関する相談を承ります
今回は、バックオフィス業務における目標設定の方法を紹介しました。バックオフィス業務といっても人事・総務・経理で業務内容が大きく異なるので、それぞれに合った目標を設定することが大切です。
また、目標設定する際は「SMARTの法則」を使って目標に抜け漏れがないか確認するようにしましょう。
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