コラム

総務と事務の仕事は似ているようで、細かいところでは違いがありそう、その違いを知りたいと思う方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、総務や事務の呼び名の違いと種類、総務の具体的な業務内容を挙げた上で違いをご説明します。

また、総務や事務の業務は、日々の仕事の中で様々な改善が必要になってきます。

そのため総務や事務の改善方法とそのポイントについても詳しく説明いたします。

総務や事務の改革・業務改善を検討しておられる方には、neconoteがサポートいたしますので、サービスページからお申し込みください。

1.総務と一般事務との違い　

まずはじめに総務と一般事務の違い、名称での区別、総務の業務内容から説明します。

1-1.総務とは？一般事務との違い

総務とは、会社全体の事務全般を行う部署です。単に事務という場合は、担当部署に限らず事務という業務そのものを指します。

一方、会社の規模により各部署専属の事務職も配置されている場合は、それを「一般事務」または「庶務」と呼びます。これで「総務」と「一般事務」を区別するのが一般的です。

総務は全部門に関わる事務を担当します。そのため、業務内容が幅広くなります。

一般事務職は基本的に所属部署の事務だけを担当します。

このように区別はしているものの、一般事務職がまとめた部署のデータを、総務に渡し、総務がチェックや管理をするようなケースも多々あります。

1-2.総務事務と一般事務の名称での区別

総務部に所属する事務職は「総務事務」と呼び、全部門に関わる事務を担当します。その上で各部署の一般事務職と重なるような事務はどちらかに振り分けるよう配慮されています。

「一般事務」は事務職全般を指すのにも使われます。また、会社によっては各部署専属の事務職を置いていて、それを「一般事務」と呼ぶこともあります。

これとは別に会社組織上の都合で「総務事務」や「一般事務」を違う意味で使うケースもあります。

ある程度の規模の会社では「一般事務」という呼び方をしないケースもあります。各部署に所属する事務職であれば、「営業事務」や「経理事務」等の呼び方も使われています。

1-3.総務の主な業務内容

総務は会社によって業務内容や役割に違いがありますが、一般的には会社全体・各部署の業務に必要なインフラを整え保全する役割を担っています。

主な業務内容は次のとおりです。

・設備・備品の管理（ビルの契約やリース・備品の管理・資産とコスト管理）
・文書の管理（稟議書や契約書等文書の管理等）
・社内規定の策定・改定（権限規定等社内規定・社内ルールの作成や改定）
・会社の窓口対応（代表電話や代表受付・行政・顧問弁護士・司法書士・来客対応）
・役員会・株主総会・全社会議の運営（事務局業務・招集や議事録作成・社員旅行・防災訓練の運営）

これらを手堅く実行することが求められます。

さらに昨今では、もっと会社全体の課題を戦略的に解決することに踏み込んだ「戦略総務」という形で取り組む方法も取られています。

2.総務のバックオフィス改善方法とそのポイント　

総務にはバックオフィス業務等、固有の課題があり、それに対する業務改善方法もあります。そのメリットやデメリット、実施にあたってのポイント、戦略総務としての手法も併せて説明します。

2-1.総務の課題と業務改善方法 

総務の業務には様々な課題が見つかるので、次のような改善方法で対処することが望まれます。

・業務を見える化・優先順位付けする

総務業務は内容が多岐にわたるため、部内で各従業員のバックオフィスのタスク内容と進捗状況をITツール等で明確化し、共有し、見える化すると、属人的な作業から脱却し、分担や交代して業務を進められるようになります。また、戦略総務として前向きに進めるならば、タスクを整理し、クリティカルな課題、納期も踏まえて優先順位をつけることが大切です。優先するものから片付けると、全体のタスクが早く済むようになります。

・ITツールの利用

業務の可視化と共有化にはITツールの利用が便利です。経費計算、文書管理、労務管理にRPA（事務の自動化ツール）を利用すると、業務の見える化、効率アップや無駄な作業の排除等の効果も得られます。

また、戦略総務として一歩踏み込んで社内コミュニケーションを活性化するならば、「ビジネスチャットツール」を導入する方法もあります。他部署にもちょっとしたことを聞きやすくなるので、指示の取り違いの防止や生産性向上、バックオフィス業務の効率化といったメリットが得られます。リモートワークを導入している場合はさらに便利さを感じられるでしょう。

・アウトソーシングの利用

総務の課題として、様々なバックオフィスのタスクを社内だけで解決しようとすると無理が生じがちです。この課題は、外部業者によるBPO（アウトソーシング）の利用で解決できます。

例えば、物品管理等、定型的で日常的なバックオフィス業務を外部業者へ委託すれば、社内のリソースを業務の改善に使いやすくなります。

2-2.総務の業務改善におけるメリット・デメリット

総務で業務を改善すると次のような２つのメリットがあります。

1.業務を効率化できる

総務では日常的に発生しない各種の点検・報告や株主総会等の業務が特に属人化しやすくなります。そうした業務の進め方の見直しで、不要な作業の削減や、業務にかかる時間短縮ができ、業務を効率化できます。

2.社員のモチベーションが高くなる

業務を効率化すると、長時間労働の抑制につながります。また、業務への達成感も得やすく、社員の業務に対するモチベーションも高くなります。

一方でデメリットとして、手間やコストがかさむ場合があります。

業務改善のためにITツールを導入すると、金銭的コストだけでなく従業員がITツールに習熟するための時間的コストがかかります。導入するITツールが、本当にメリットをもたらすか、費用対効果を検討し、スムーズに運用できるか確認しておくことが大切です。

2-3.総務の業務改善のポイント

総務の業務改善においては、次のポイントを押さえながら進めると成果を出しやすくなります。

・社員の意見もWeb会議で取り入れて改善を進める

業務改善においては、施策に社員から社内環境等への不満・提案も採り入れ、目標をよく確認してもらうことが成果を出すポイントになります。

また、戦略総務として提案するならば、Web会議のツールも導入して、活発に意見を出し合い、あいまいな部分を確認し合うようにすると、改善も良い方向に進められます。リモートワークを導入している場合は、必須の仕組みとなります。

・導入したツールが定着するようにサポートする

ITツールに慣れていない場合は、導入したツールを使いこなせず、なかなか定着しない可能性もあります。そのため、事前研修で導入の意図・利便性を詳細に説明し、導入後もサポートしていくことがポイントになります。

・目的・方向性を共有して成果を出す

例えば業務改善のためにアウトソーシングを導入する場合、事前に「得ようとしている効果」を周知することがポイントになります。従業員とアウトソーシング業者が同じ方向を向いて進み、成果が出るよう途中経過を確認し、必要なら軌道修正しましょう。

3.事務処理のバックオフィス改善方法とポイント

総務とは別に、一般事務についても業務改善方法があるので、そのプロセスやポイント、アウトソーシングの利用も併せてご紹介します。

3-1.事務処理は並行化・ペーパーレス化・自動化ツールで改善

日々のバックオフィスの定型業務に時間を費やし、改善していきたいコア業務に取りかかれないような場合、次のように日々の定型業務の時間を削減することが改善のポイントとなります。

・複数の業務を並行できるようにする

通常、事務職には多くの従業員から仕事を振られることになります。各業務を並行して処理し、一区切りしたところで確認して進むような時間管理能力を発揮することがポイントになります。

・ぺーパーレス化を図る

戦略総務の「コスト削減」の観点からも、書類のペーパーレス化を推めることで、書類の紛失を防ぎ、書類を探す時間も短くすることができます。また、プリントする手間や稟議承認の手続き、書類を管理・検索する工数を削減できます。

・チャットボット等のITツールを導入する

例えば、来客を受付システムで用事がある従業員に直接取り次いだり、社内の問い合わせにチャットボットで自動回答させたりするのも、事務を効率化するポイントです。

バックオフィス改革に役立つERPクラウドというツールも有効です。これは請求や人事労務のデータを一元管理して、業務の効率化に貢献します。これで企業の経営状況がデータとして可視化され、判断材料として経営戦略の立案にも役立ちます。

3-2.事務処理を効率化するプロセスとポイント

バックオフィス業務等の事務処理を効率化するには、現状分析、解決策の実行、検証と再施行といったプロセスが重要です。

1.現状分析

はじめに、事務処理での問題点を把握します。

チェックするポイント

・担当者の毎日の業務内容の把握
・無駄な業務がないか検討
・手が回らない業務の把握

2.解決策の検討

各問題点について、優先度順に解決策を検討します。このとき、コスト面も考慮することがポイントです。

解決策の例

・業務の簡素化
・ITツールの導入
・アウトソーシングの利用　等

3.解決策の実行

優先度順に解決策を実行しますが、効果が出やすい施策から進め、従業員のモチベーションも上がるようにするのがポイントです。

4.効果の検証と再施行

解決策を実行した後は、必ず効果を検証します。もし、効果が出ていない場合は、その理由を分析し、それを克服できる解決策を再施行し、効果が出るまで繰り返すことがポイントになります。

3-3.アウトソーシングで効率化する方法とポイント

バックオフィス業務等の様々な事務処理を社内リソースのみで解決するのに無理があれば、一部を外部業者によるアウトソーシングに委託することを考えてみてもよいでしょう。

例えば、物品管理や文書管理、代表電話といった定型的で日常的な業務を外部業者へ委託すれば、余裕が生まれて作業の進捗状況を把握しやすくなります。また、戦略総務として、空いた人的リソースを課題の解決に充てると、関連部署全体を効率化することができます。

戦略総務の手法としては、外部の総務に特化したコンサルタントを入れる手法もあります。業務の進め方やオフィス環境まで、会社の課題を抽出するところから支援してもらうのもよいでしょう。

アウトソーシングを導入する場合、事前に社員に対して「どのような業務改善を目指してアウトソーシングを導入するのか」と「それで得る効果の見方」を周知します。まず、社員の理解を得ることが成功のポイントになります。

アウトソーシングの業務が済み、納品されたら、事務業務全体が進んだか、コスト面も含めて成果を確認します。不備があれば、解決策を講じて良い方向に進めましょう。

4.まとめ：「総務や事務の業務改善」に関するご相談を承ります

今回は、総務と事務の違いについて、総務は会社全体に関わる事務全般、各部署にも事務職がいる場合は「一般事務」「営業事務」「経理事務」等と区別することをご紹介しました。

また、総務の業務内容を解説するとともに、業務改善方法として、業務の見える化・ITツールの利用・アウトソーシングについて説明しました。これらのメリットやデメリット、利用する際のポイントも参考にしていただければ幸いです。

さらに、事務処理の業務改善方法として、並行化・ペーパーレス化・自動化ツールについてご説明しました。効率化のプロセスとして現状分析、解決策の実行、検証と再施行といったフローも参考にしていただければと思います。

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