労務業務改革の理由とアウトソーシングに適した内容
「労務でお決まりの業務を効率化したい」とお悩みではありませんか？
企業ではコロナ禍や働き方改革への対応として、人事・労務の業務改革を行いテレワークや社内のデジタル化を推進する傾向が強くなっています。社員の安全や企業の生産性を高める方法として、テレワークやデジタル化は有効な方法だからです。
実際に、労務の業務効率化をすすめる企業では、テレワークやデジタル化の浸透率が高く、コロナ終息を見据えてコア業務へ人材を集中させています。
ルーチンワークの作業が多い労務は、効率化をすすめやすい業務が多いです。まずは社内体制を整える一歩として、労務の業務効率化へ取り組みましょう。
今回は、労務の業務改革を行うべき理由や対処方法について紹介します。経営者や人事・労務管理者の人は、ぜひご一読ください。
目次
１．中小企業の50％以上はアナログな勤怠管理をしている 
（引用：株式会社ミナジン「テレワークの実態と勤怠管理の調査」）
株式会社ミナジンでは、従業員数50～1,000名以上の企業の人事・総務担当者800名を対象に、テレワークにおける勤怠管理について調査を行いました。
その結果、従業員数50名未満の中小企業では、半数以上（59.5％）が「手書きの出勤簿」や「タイムカード」といった、アナログな方法で勤怠管理を行っていることが判明しました。
そして「Excelへの記載（10.5％）」を合わせると、約7割の中小企業がアナログな方法で管理しており、勤怠管理のシステム化で遅れを取っていると見て取れます。
実は、これらの中小企業では、コロナ禍におけるテレワーク導入率の低さが顕著にあらわれていることがわかりました。
「新型コロナウイルスの影響でテレワークが進んだか」の質問では「影響なく、進んでいない（68.4％）」が最も多く、「影響が少なく、あまり進んでいない（11.1％）」を合わせると、約8割近くの中小企業でテレワークが進んでいないと感じている人事・総務の方がいます。
現在、働き方改革の運用やコロナの終息が進んでいないことをうけ、企業にはテレワーク導入が望まれています。コロナ禍で社員の健康を守り企業の成長を促すためには、テレワークの環境を整えることが望まれます。
テレワークの定着率を高めるためにも、勤怠管理や書類のやり取りは、システム化・データ化していくのが必要です。
とくに「勤怠管理」といった労務管理の業務は、テレワーク導入を左右する重要な項目です。働き方改革やテレワークの波に乗り遅れないように、まずは社内体制を移行していく準備を始めましょう。
２．労務管理の業務改革を進めるべき理由
労務管理における業務改革はコロナ禍含め、今後どの企業でも必要になります。なぜなら「労務業務」を取り巻く環境は、法改正にともない以前と比べて大きく変わったからです。
とくに働き方改革によって以下の業務環境が変わったため、労務管理者には新しい対応が求められています。
- 客観的方法による労働時間の把握義務
- 労働条件通知の電子化解禁
- 年末調整書類の変更
- 社会保険や労働保険の一部手続きで電子申請が義務化
ここでは、それぞれの項目について内容や対応方法を紹介します。
2-1.労働時間の把握義務
「客観的方法による労働時間の把握義務」は、社員の健康管理を目的に法改正された項目です。社員には一般従業員だけでなく、管理監理者や裁量労働制を適用している従業員も含まれています。
厚生労働省では、以下のいずれかの方法で勤怠管理を行うように定めています。
- 管理者が従業員に直接確認する
- タイムカード、ICカード、IDカード、パソコン入力などをもとに確認
これまでの法律では、労働時間の客観的把握を義務付けておらず、残業代未払いや長時間労働などさまざまな問題が発生していました。
今後、労働時間を適切に管理できなかった場合、その企業は罰則対象となります。そのため企業では、これまでの勤怠管理方法で客観的に労働時間を把握できるか確認が必須です。
アナログな勤怠管理を行っている企業は「ICタイムカード」や「クラウド型の勤怠管理システム」などの導入で、客観的な勤怠管理を行えるでしょう。
2-2.労働条件通知
「労働条件通知書」のデジタル化は、企業・従業員の利便性向上のため規制緩和された項目です。これまで「紙」でやり取りしてきた労働条件通知書は、FAXやメール、PDFなどで交付できるようになりました。
厚生労働省が定める通知書の提示条件は、以下のとおりです。
- 従業員からの希望があれば「紙」以外の方法が可能
- 「紙」以外で交付する場合、出力可能な状態であること
- FAX、メール、SNSメッセージ機能、PDFなどで提示が可能
労務業務がテレワークに移行しづらい要因の一つに「入社手続き」があります。労働条件通知書をデジタル化すれば、人事労務部の人はよりテレワークしやすくなるでしょう。
このようにペーパーレス化をすすめれば、遠隔地で採用した人材の手続きを簡単にすませたり移動にかかる交通費を削減できたりと企業・従業員双方でメリットがあります。
2-3.年末調整書類
税制改正にともない「年末調整書類」は、2020年より基礎控除、配偶者控除、所得金額調整控除の3つの申告を1つの書類で行う形式に変更となりました。
新しい書類名は「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」です。
年末調整は年1度しかないものの、お金に関わる業務のため確認事項が多く、労務部にとって手間のかかる業務といえます。
そのため2020年10月より実施された「年末調整の電子化」を進めるのが望ましいです。年末調整の電子化は、人的ミスの発生を防ぐとともに印刷や郵送代、労務担当者の人件費軽減が期待できます。
また年末調整は、クラウド型の給与システムを導入して、Web上で手続きを完結させることも可能です。労務の負担軽減を叶える一歩として、まずは電子化・システム導入を検討しましょう。
2-4.電子申請義務化
社会保険・労働保険の手続きは、手続きコストの削減やデジタル化促進を目的に「電子申請」が義務化されました。電子申請義務化の対象となる法人は、以下のとおりです。
- 資本金1億円超の法人（株式会社、合同会社）
- 相互会社
- 投資法人
電子化が義務付けられた手続きは、下記の健康保険や厚生年金保険、労働保険、雇用保険の一部の書類です。
（引用：電子申請義務化｜厚生労働省）
これらの電子申請は、総務省が運営する「e-Gov」やe-Govに外部提携するAPIソフトから手続きができます。最近では、電子申請に対応する給与システムも増えてきました。
労務業務の効率化を目指すのであれば、ペーパーレス化や電子化は企業にとって必要な対応です。新しい仕組みを取り入れて業務改革を進めれば、企業の生産性向上やコスト軽減を後押ししてくれるでしょう。
３．労務はアウトソーシングを活用することもできる
企業によっては「直近の制度変化に対応しきれていない」「新しい運用方法が上手くいっていない」と悩む担当者もいるのではないでしょうか？そもそも労務業務は時間と手間がかかること、細かな確認が多いことから特定の人に作業が集中しやすい傾向にあります。
そのため企業には、労務担当者が突然退職した場合や、業務偏りの改善を目指した仕組み作りが必要です。もし自社の人材だけで対応しきれない場合は、労務業務をアウトソーシングすることも一つの方法として検討しましょう。
ここでは、労務業務をアウトソーシングする時に押さえておきたいポイントを紹介します。
3-1.テレワーク導入の足がかりになる
労務業務をアウトソーシングすることは、テレワーク導入の足がかりとして有効です。日々の給与計算や勤怠管理をアウトソーシングできれば、特定の業務のために出社する必要がなくなります。
アウトソーシングの活用で得られるメリットは、以下のとおりです。
- 労務業務のスリム化が図れる
- 時間のゆとりができるためコア業務に専念できる
- テレワークが導入しやすくなる
- 労務人材の育成時間がかからない
企業が成長し続けるためには、コア業務へ人材を集中させ事業を伸ばしてくことが重要です。新しい生活様式に乗り遅れないためにも、アウトソーシングの活用も検討してみましょう。
3-2.アウトソーシングに適する業務と適さない業務
労務業務は「すべてをアウトソーシングできるわけではない」ことも覚えておきましょう。なぜならアウトソーシングに適する業務・適さない業務があるからです。
労務でアウトソーシングに適する業務は「給与計算事務」「社会保険事務」などです。逆にアウトソーシングに適さない業務やケースは以下のとおりです。
- 現金や有価証券を直接扱う業務
- 資格が必要な業務
- アウトソーシングの利用が期間限定
- 労務業務を行う社員を育てたい
大切なのは、労務のアウトソーシングを検討する時に「どの業務をどの範囲まで委託するか」決めておくことです。自社とアウトソーシング先の間で線引きをしておけば、万一の際も責任の所在がわかりやすくなります。
まとめ：「労務管理の業務効率化」に関するご相談を承ります
今回は、労務管理の業務効率化を進める理由やポイントについて紹介しました。労務管理は従業員に関わる重要な業務である一方、ルーチンワークな部分が多く効率化が図りやすい特徴があります。
人事・労務を取り巻く環境は法改正にともない変化してきました。あらためて業務内容を確認し把握し直そうと感じた人もいるはずです。
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