コラム

経理だってリモートワークは実践できる!デジタル化させるメリットも解説!

2020.08.09  |  コラム 経理

引用:ロボットペイメント

新型コロナウィルスの対策により、リモートワークを導入する企業が増えているが、部署や職種によっては実施が難しい場合があります。

ロボットペイメントは「経理1000人に聞いた緊急事態宣言下における働き方と電子化推進に関するアンケート調査」を行なった結果、

「外出自粛期間中に、テレワークを実施できたか」の質問に対し「実施できなかった」と回答したのは約7割で、テレワークが実施できなかったために、20・30代の経理の約3割以上が退職を検討していることが分かりました。

会社で経理にリモートワークを導入しないと、従業員への不満が溜まり、離職を招いてしまう可能性があります。

今回は、なぜ経理のリモートワーク導入が進まないのか、リモートワーク実践するために必要なこと、デジタル化するメリットなどを紹介したいと思います。

 

1.「紙」が経理の働き方を不自由にしている

引用:ロボットペイメント

なぜ経理業務はリモートワークの実施が難しいのでしょうか?

同様のロボットペイメントの調査によると、1位が「紙の請求書業務」、2位「入金支払い管理」、3位「紙の経費精算業務」と紙に関する業務が理由で、リモートワークの実施が難しいとのことです。

また、「請求書業務」を電子化するべきだと回答した経理は9割で、紙を使う業務の中でも請求書は電子化できる可能性を秘めていると言えるでしょう。

2.経理システムの導入でデジタル化させるメリット

経理システムのデジタル化

経理のリモートワーク実施のためには紙からの脱却は避けては通れません。紙でなく経理システムで管理するメリットを紹介します。

 2-1.ルーチン業務を自動化できる

これまでは経理担当者が自らペンを動かして作業していたものが、パソコンで行なえるようになります。人間が行なう作業に関しては、どうしてもミスが発生する可能性を0にはできません。

今では、領収書をスマートフォンで撮影するだけで、仕分けの完了までできる精度の高さになっており、単純作業をパソコンに任せるようになってきています。

作成に使っていた時間をチェックに割けたり、人件費のコスト削減にもつながるので、業務効率化が一気に進むでしょう。

 2-2.再発行や修正依頼がすぐにできる

請求書のミスにも様々なパターンがあり、取引の請求が期限切れになったり、請求金額に誤りがあったり、取引先が請求書を紛失した場合が考えられます。

紙で再発行や修正を行なっていると郵送に時間がかかってしまい、取引先に迷惑がかかってしまうかもしれません。

クラウド型のシステムを使うことで情報共有が簡単になり、申請や承認までの流れをスムーズに行うことができるので、万が一のトラブル対応も行いやすくはずです。

 2-3.郵便代や印刷費などの経費を削減できる

請求書の発行は、毎月発生します。請求書データを紙に印刷、封入、郵便局への局出し、月末月初はいつも請求書の発行作業で残業が発生してしまう経理担当者は多いのではないでしょうか。

手間がかかるだけでなく、発行通数が増えるほど郵送費も増額するため、請求書の郵送作業には多くのコストがかかります。

リモートワークの状況下では、郵送手続きのために会社に行くという経理担当者もいるため、金銭面や従業員負担の面で大きな削減が期待できます。

3.経理がリモートワークを実施するために必要なこと

経理がリモートワークを実施するために必要なこと

経理がリモートワークを実施するために必要なことを紹介します。

 3-1.会社に合った経理システムを導入する

現在はクラウド型のシステムが多いです。情報共有が簡単で、ネットにつながる環境であれば、経理に携わる全員がリモートワークになったとしても、滞りなくあらゆる作業を効率化できます。

ただし、経理システムには様々なものが存在するので、その一部を紹介します。

・会計システム

すでに会計システムを導入している会社は多いですが、最新の会計システムは、登録ボタンを押すだけで従来の入力が完了できる自動連係機能があります。

これは、預金取引やクレジット決済について、事前登録で自動で行なわれるため、通帳や領収書からの入力作業が不要になります。登録ボタンをすだけで、帳簿へ記載されるため、取引ごとに手入力するソフトに比べ、伝票枚数が大幅に減ります。

リモートワークの状況では、通帳などを家に持ち出すわけにもいかなく、連携機能があるだけで大変便利になります。

・WEB帳票発行システム

WEB帳票発行システムとは、エクセルなどで作成した帳票を取り込むだけで、請求書などの帳票を作成し、管理画面にアップしてくれるものです。

現状使っている帳票のレイアウトをそのままウェブ上で使うこともでき、スムーズにウェブでの移行が進みます。

支払明細書、見積書、給与明細などあらゆる帳票に対応が可能なので、リモートワークの状況下では、他の業務にも使うことができ、重宝されるでしょう。

・経費精算システム

経理精算システムとは、経費精算を行う上で、申請承認フローなどの業務を効率的に行なうためのものです。

具体的には、物品購入、交通費、出張費などがあります。単に紙をウェブで管理するのではなく、スキャン機能やICカード連携による入力など、自動でできる機能が増えてきています。

また、自動になることでチェックの手間も減り、入力ミスや虚偽の申告を見抜きやすくなります。

これまでは、ついつい月末溜めてしまっていた経理精算を簡単に行なえるため、利用する従業員やチェックする経理の双方が楽になると言えるでしょう。

とくにリモートワークではコミュニケーションをとる機会が減り、経理担当者はちょっとしたことで営業担当者に確認がとりづらくなるので、経費精算システムを導入することで楽になるでしょう。

 3-2.小口現金の廃止

小口現金の廃止

小口現金とは、文房具代や切手代などちょっとした支出に備えて社内に置いておく現金のことです。

経理担当者は。毎日、残高確認をしなくてはならなく、月末には再度確認をして、上司に報告するのが一般的です。精算作業が1日に何度も起きる場合もあり、ある程度まとめて精算するようにしている会社もありますが、業務効率は良くないと言えるでしょう。

リモートワークでは、社員が小口現金の持ち出しが少なくなるため、法人用のクレジットカードやプリペイドカードの利用に切り替える会社が多いです。

 3-3.業務効率化ツールの利用

経理では、細々としたやり取りが多くなりがちです。テレビ会議システムやチャットを導入し、対面でなくてもスムーズにコミュニケーションがとれるようなツールの導入、ルールの作成が必要となるでしょう。

詳しくは下記の記事で紹介しているので、参考にしてみてください。

テレワーク関連:【即実践】テレワークでコミュニケーションを成功させる2つのポイント

4.「経理のリモートワーク」に関するご相談を承ります

今回は、経理のリモートワークの導入状況、メリット、導入にあたって必要なものをご紹介しました。

経理のリモートワークを成功させるには、システム導入からルール策定など、やるべきことがたくさんあります。

HINODEの「neconote(ねこのて)」では、これまで有名スタートアップ含む300社以上に、人事・総務・経理などのバックオフィス業務を幅広くサポートしてきました。

経理以外にも「会社全体のリモートワークの導入の仕方が分からない」「 リモートワークにおけるセキュリティ対策をしたい」など、その企業の課題に対して最適な提案を行います。

経理などのバックオフィス業務でお悩みがありましたら、ぜひ「ねこのバックオフィス」のHINODEにご相談ください。

経理関連記事:【事例付き】失敗しない経理のアウトソーシング!メリットや費用も解説

 

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