コラム

人事部と総務部に共通する役割とは?業務改善に関するヒントも併せて解説

2021.06.25  |  コラム 人事総務

人事部と総務部に共通する役割にはどのようなものがあるのでしょうか?

企業によっては人事部と総務部が兼任している会社もありますが、この2つの部署に共通する役割を理解することで、業務改革のヒントを得ることができます。

今回は、経営陣や人事・総務担当者に対して、人事部と総務部に共通する役割や違いについて解説します。すでに人事部や総務部の改革に着手しようとしている担当者の方はサービスページからお申し込みください。

 

1.人事部と総務部に「共通」する役割

まずは人事部と総務部に共通する役割を紹介します。双方に共通する役割を理解することで業務を見直す際にどこにボトルネックがあるのか判断しやすくなるでしょう。

1-1.コア業務を裏方でサポートする縁の下の力持ち

コア業務とは「企業活動の根幹を担う営業活動やマーケティング、経営戦略の立案」などのように利益に「直結する」業務を言います。例えば、決算書など目にする「コア業務純益」は、業務利益から特殊要因の変動を除いたもので、より実質的な会社の収益力を指しています。

コア業務は、型が決まっていないもので、高度な判断が必要とされる場合が多いです。コア業務の代表的なものとして、営業などの顧客との交渉業務などが挙げられます。

営業は顧客に合わせて臨機応変な対応が必要で、かつ、売上が会社の利益に直結するためコア業務として振り分けられます。

一方で、ノンコア業務とは、業務自体では利益を生まなく、コア業務を支援する仕事のことを言います。ノンコア業務には、事務、経理、人事、総務などの業務の一部が該当します。

人事と総務におけるノンコア業務の一例を紹介しましょう。

人事:労務管理、給与計算、就業管理、福利厚生
総務:備品管理、文書管理、受付業務、オフィス環境

これらの業務はどれだけ経験豊富な社員がいても、それ自体では利益を生まないため、他部署からも注目されにくく、経営改善を行う際は優先度が低くなる場合が多いです。

しかしながら、単純作業が多いものの企業戦略を考えるうえで無視できないのがノンコア業務であり、業務改善をおろそかにしてしまうと、コア業務への圧迫を招いてしまうかもしれません。

人事や総務のような「縁の下の力持ち」の部署があってこその会社ですので、必要不可欠な存在であると言えるでしょう。

総務関連記事:戦略総務の役割とは?「攻め」の総務になるための役割や必要な3つのこと

1-2.経営陣と従業員双方からの視点で会社の在り方を考える

人事部と総務部に共通する2つ目の役割は「会社の在り方を考えること」です。先ほど人事や総務の役割は、直接的な利益を生みにくい仕事が多いとお伝えしましたが、会社のあらゆる部署とかかわりがあるため、社内全体を見渡し、経営陣と部署をつなぐ役割も持ち合わせています。

現場からみると経営陣は遠い存在です。朝礼などでの経営陣の言葉は、時には現場からすると「高圧的」「一方通行」と受け取られてしまうこともあります。

そのような職場環境では、現場から経営陣へ意見が言いづらかったり、不満が出てしまう出てしまいます。結果的に顧客に対して良質なサービスが提供できなくなってしまったり、退職が者が出てしまう可能性があります。

そのような状態にならないようにするためにも従業員との距離が違い、人事部や総務部が従業員の意見を取りまとめて、経営陣と従業員が腹を割って話し合えるような施策を実施するとよいでしょう。

NTTドコモと電通のジョイントベンチャーとして始まった株式会社D2Cでは、個人の課題と組織の課題をHRツールを通じて、経営陣と現場の課題の「見える化」を行ないました。

これまでは、従業員の数が増えるにつれ、経営陣や人事部が現場の課題を把握するのが難しなっていましたが、コミュニケーションツールのおかげで、従業員から経営陣への要望や、経営陣からの課題を伝えることができるようになりました。

結果的にグループ会社間でのコミュニケーションの活性化につながり、従業員のキャリアに対して施策が打てるようになりました。人事部と総務部が会社の在り方や経営戦略を考えるための一助になれるとよりよい組織になっていくでしょう。

総務関連記事:総務部はリモートワークができない?制度導入の注意点と解決方法を紹介!

2.人事部は「人」総務部は「モノ」を扱う

人事部と総務部で共通する役割やノンコア業務についてお伝えしましたが、一方でコア業務にはどのようなものがあるのでしょうか?大きな枠組みで言えば、人事部は「人」を総務部は「モノ」を取り扱う業務だと言えるでしょう。この章では、人事部と総務部における違いやコア業務として会社の利益に貢献する役割にはどのようなものがあるかご紹介します。

まず、ノンコア業務に該当しない人事部の仕事としては、人材教育制度や評価制度の設計、人員配置や採用計画などがあります。これらの業務は企業の戦略に直結する業務が多く含まれています。

人事部がより経営戦略について考える部署になるために必要なことは何があるでしょうか?ここでは日清食品の事例を紹介しましょう。

・日清食品:企業内大学の設置

カップヌードルで有名な日清食品では、「グローバルSAMURAIアカデミー」というグローバル経営人材を育成する企業内大学を設置しました。世代別で異なる育成コースがあるので段階を踏んだステップアップが可能で、いずれ経営の中核を担う人材hを作ることを目指し、中長期的な企業の発展を目指す体制作りに成功しています。

このような人材育成の支援体制が整った戦略人事は企業の経営戦略を踏まえながらも、従業員の労働意欲の上昇やキャリアアップ見直すきっかけになり、売上向上につながる取り組みになると言えるでしょう。

一方、総務部は「モノ」を取り扱う部署になるので「モノ」の観点からコア業務を考え、より経営目線で仕事をするような戦略総務になるとよいでしょう。

月間総務では戦略総務になるために必要な10箇条を挙げています。

・戦略総務になるために必要な10ヵ条

(1)現場に精通
(2)小さな工夫を即アクション
(3)良好な人間関係、信頼関係の構築
(4)コミュニケーションのハブ機能
(5)ゼロベース思考、引き算思考(
(6)社会の動向に敏感になる
(7)モノよりコトで発想する
(8)専門性を高める
(9)外部ネットワークの充実
(10)当事者意識を持つ

引用:ダイヤモンドオンライン×月間総務|「総務部」は会社に何をもたらしているのか?

この中でも特に重要なのは「モノよりもコト」で発想することです。例えば業務効率化を進めるにあたって、目的や使用用途をはっきり決めることで「本当に必要なモノ」が分かるようになります。

これは「ゼロベース思考」にもつながり、既存業務を見直しする際のコストカットにも役に立ちますので、総務部の「モノ」を通じた業務改革に貢献できるでしょう。

3.「人事・総務」に関するご相談を承ります

今回は、人事部と総務部の共通する・異なる役割についてお伝えしました。会社の規模によって人事部や総務部の役割は異なります。特にベンチャーやスタートアップのような企業では人事部や総務部がなかったり、現場担当者が兼任している場合もあります。

他業務と兼任しながら人事部や総務部の仕事を行っていれば、目の前の仕事を行なうだけで手一杯になり、今回紹介したような攻めの施策を打つ時間がない可能性もあります。

そんなときは、事業者に仕組化を依頼するのも一つの手です。日乃出工業では総務ソリューションを中心に3つの施策を提供しています。

・BPOアウトソーシングによる業務の標準化
・オペレーション業務や生産性向上のための仕組化

これから人事部や総務部の仕組化を行う会社は、ぜひ日乃出工業の「neconote」のサービスをご検討下さいませ。

人事関連記事:【担当者必見!】人事部で効率化が問われる業務とは?アウトソーシングなどの活用法を紹介

BACK

お気軽にお問い合わせ下さい

資料請求もご相談も無料です!