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RPAとBPOアウトソーシングを組み合わせることで業務効率化を目指そう

2021.06.20  |  BPO・アウトソーシング コラム

RPAとBPOアウトソーシング これら2つの言葉は業務効率化を進める中でよく聞く言葉だと思いますが、大きく異なります。RPAは自動化、BPOアウトソーシングは外注を目指しますものですが、これら二つを組み合わせることで、大幅な業務効率化を行なうことができます。

今回は、業務効率化を進める経営陣や総務担当者向けにRPA、BPOアウトソーシングの基礎知識、組み合わせるメリットを解説します。すでにRPAやBPOアウトソーシングの導入が決まっていて、どこの業者にするか悩んでいる方がいたらサービスページからお申し込みください。

 

1.「RPA」では定型業務の自動化を目指す

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略で、ロボットが人間の行動を自動化して、業務のプロセスを改善することを可能にする技術です。一言でいえば「自分で作る自動化ツール」と言えるでしょう。

今、多くの職場では、日々様々な事務作業が行なわれており、

・交通費や請求書のデータ入力
・営業マンのリスト作成、目標数値の作成
・伝票や受発注管理など入力
・給与計算などの入力

これらの定型的で反復性の高い業務をRPAで自動化することで、さまざまなコストカットが期待できます。

RPAの特徴としては「判断を伴わない、単純作業」が向いていると言われます。例えば、「入力せよ」と命令されれば、入力するだけで、途中でエラーが発生したときの対応は苦手です。

AIであれば、学習能力があるため、上記のようなイレギュラーな対応が可能になりますが、導入までのコストも大きくなるため、使い分けが大切になってくるでしょう。

また、RPAは作業スピードは早いが、あらかじめ命令されたことしかできないので「新入社員」に例えられることが多いです。RPAを導入することで、人為的なミスを防ぎ、スピード感を持って業務を遂行することができるようになります。

地味で単純な作業を繰り返す日々を過ごしていると、従業員のモチベーションも下がってしまい、残業時間の増加、離職率の増加を招いてしまう可能性があります。

また、空いた時間を有効活用することによって、コア業務に集中することができ、人件費の削減やリモートワークなどの働き方改革もしやすくなるでしょう。

BPO関連記事:戦略的BPOが注目される理由は?メリット・デメリットも併せて解説!

2.「BPO」では専門的なスキルを持った人材にアウトソーシングする

BPOとは「(Business Process Outsourcing)」の略で、人事や総務、給与計算などの定型業務を外部の事業者にアウトソーシングすることを言います。BPOを導入すことで、自社の重要業務に注力することができ、「戦略設計」などを考える業務に時間を割くことができます。

部分的に依頼するのでなく、ビジネスプロセスごとに委託することができるので、部分的な解決でなく、工程を踏まえた改善も可能です。また、BPO事業者にアウトソーシングすることで、その分野のスペシャリストから専門性の高いスキルや、自社にはないリソースの獲得が期待できます。

例えば、法務や税務の分野は毎年、法律や規制が変わり年々複雑化しており、ベンチャーやスタートアップのように少人数で行なっている会社にとっては、対応し続けることは容易ではありません。

さらに、退職者が出れば、引継ぎが発生しノウハウが社内に蓄積されて行かないという状況にもなりかねません。BPOを使うことで、自社の弱点を補いつつも外部の専門的なノウハウを学びましょう。結果的に生産性の向上が期待できるかもしれません。

3.RPAとBPOを組み合わせると人とロボットの相互補完ができる

これまでRPAとBPOの特徴を伝えてきましたが、この2つを組み合わせることで、相乗効果を期待できます。ここではRPAとBPOの具体的な組み合わせ方をお伝えします。

RPAは定型業務の自動化を目指すとお伝えしましたが、そもそもRPAを実行するための運用管理プロセスが分からないという企業も少なくありません。RPAの導入をBPOでアウトソーシングすることで、人とロボットの弱点を補いあって業務効率化を目指すことができます。

事例としては、製造業の会社で営業バックオフィス業務があります。1拠点で行なっており、災害が起きた際に事業継続が難しいため、2拠点に分けた結果、災害時のバックアップ体制の構築が可能になりました。

拠点における受注処理や検品、請求書作成を自動化させるRPAツールを導入し、運用工程をBPOで事業者に任せた結果、人員削減に貢献し、コア業務に集中することが可能になりました。

自社内でのRPAの導入が難しければ、BPOサービスで外部の知見を吸収し、安定するまで依頼するのも一つの手です。

BPO関連記事:BPOとは何か?メリットや対象業務、業者選びのポイントをわかりやすく解説

4.RPAとBPOを同時に行なう上での注意点

ここからをRPAとBPOを同時に行なう上での注意点をお伝えします。

・依頼までの流れを整理する

RPAとBPOを同時に行なっている事業者を探す上で、どのような手順で導入になるのかを知っておく必要があります。

 

1.要件確認

ヒアリング調査、課題の確認、業務一覧表作成

2.試算シミュレーション

業務プロセス、発生頻度、難易度

3.導入の検討

体制構築、マニュアル作成、教育研修

4.トライアル導入

業務引継ぎ、フローの検証

5.導入開始

運用検証、改善

要件確認から導入開始まで、課題にもよりますが、1~3か月を見込んでおいた方良いでしょう。

 

・導入後の管理体制の構築

RPAとBPOは導入して終わりではありません。運用後、小さなエラーや誤作動が起こる可能性はゼロではありません。RPAの指示内容にミスがあった場合、大量の誤処理が発生してしまう可能性があります。

また、変化の速いスタートアップやベンチャーなどでよくあるケースですが、業務内容に変更が起こった場合、これまでのRPAの機能だと対応できないケースもあります。

したがって、導入計画を組んだ時点で「メンテナンスコスト」を入れておかないといけません。メンテナンスには、ある程度の知見やスキルを持った担当者が必要です。

ロボットを介した不正アクセスや情報漏洩の可能性も出てきたり、災害による業務停止も考えられます。スタートアップやベンチャーなど少人数の会社であれば、人員を増やすことによるコストが発生してしまうため、慎重に行なわなければいけません。

これらの対処方法としては、プロセスの文書化、責任範囲の設定、エンジニアとの連携強化などを行なうとよいでしょう。また、RPAを使った事務処理の自動化に関しては、下記の記事で紹介しています。

RPA関連記事:【バックオフィス改革へ向けて】事務処理の自動化におけるポイントを解説!

RPAに関するワークフローの作り方、業務分析の方法をまとめています。こちらも合わせて参考にしてみてください。

5.まとめ:RPA × BPOに関する相談を承ります

今回は、RPAとBPOについてお伝えしました。RPAとBPOを組み合わせることで双方のデメリットを補いあうことが大切だと言えるでしょう。

とはいえ、RPAとBPOを同時に導入するとなると大規模なプロジェクトになる可能性が高いです。日々の業務を行ないながら、進行となると負担と感じる方もいるかもしれません。

そんなときは日乃出工業の「neconote」サービスを検討してみるのもよいかもしれません。「neconote」では、主に3つのソリューションを提供しています。

・BPOアウトソーシングやRPAによる業務の標準化
・オペレーション最適
・生産性を高める業務の種別・優先順位付け

バックオフィスのサービスをこれまで有名スタートアップ含む300社以上に、RPAやBPOアウトソーシングの構築や引継ぎまで対応してきました。これからRPAとBPOの導入を目指す会社は、ぜひ日乃出工業にご相談ください。

BPO関連記事:BPOサービスを活用してる?担当者が知っておきたい戦略的に事業を成長させる方法

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