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【バックオフィス改革へ向けて】事務処理の自動化におけるポイントを解説!

2021.05.25  |  コラム 事務処理

働き方改革関連法の施行や、コロナ禍でのテレワークの普及など、オフィス業務を取り巻く環境に大きな変化が生じました。その中で、オフィス事務処理にも自動化の波が来ています。

事務処理の自動化は、Excelのマクロやデータベースなど、アプリやシステムの機能によってある程度実現できます。ただ、最近ではPCを使った単純な業務を、ソフトウェア型のロボットが人に代わって実行するRPAというツールが提供されるようになっています。

そこで今回は、自動化への関心度の調査結果と、自動化ツール導入のポイント、具体的な解決策についてご紹介していきます。

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1.事務処理の自動化で業務効率化の道筋が見えてくる!

事務処理の自動化について、関心の高まりを示す調査結果が出ているのでご紹介します。業務分析や可視化の自動化に関心が高く、業務効率化への期待も大きいことがうかがえます。

 1-1.事務処理の自動化において関心が高いのはバックオフィス業務

働き方改革関連法の施行や、多くの企業が抱える業務効率化の課題があり、業務の見直しが図られています。こうした課題を解決する方法として、事務処理の自動化やRPAが導入され始めています。

ビジネス記事で知られるアイティメディア社のキーマンズネットが、サイトの読者であるビジネス関係者にIT投資動向を調査したところ、事務処理の自動化やRPAへの投資を検討する企業が増加していました。

同時に事務処理の自動化やRPAを導入する難しさと、運用の複雑さを感じているという課題も顕在化しました。

事務処理の自動化の動きは、流通業、サービス業や、建設・不動産業にも広がり、中小企業でも部品メーカーなどあらゆる分野で進んでいます。事務処理の中で自動化できるものは、請求書や売上集計・報告、給与の管理などのバックオフィス業務です。

引用:RPAのリアルな疑問を解決!アンケート結果から探る「導入のコツ」とは 

 1-2.事務処理の自動化で求められるのは業務分析と可視化

富士通マーケティング(現:富士通Japan)は、複数の業務部門でRPAを実践しており、その経験を活かしたサービスを提供しています。

その富士通マーケティングが行ったRPA導入に関するアンケートでは、まず、導入する現場で、現行業務を進めながら自動化を推進する複雑な状況が見えて来ました。

RPAを導入する企業では、RPAのサービス提供側への希望として、「業務分析・可視化サービス」や「トレーニングサービス」、「事前効果検証サービス」、「導入・定着化支援サービス」、「環境構築サービス」等を挙げていることが分かりました。

RPAは、使用する部署で簡単に導入できるメリットがあります。一方、働き方改革の一環としてRPAツールを定着させ、より良い労働環境を実現することが重要です。業務部門と情報システム部門の役割分担も、円滑な運用ができるように変えていくことが重要だと捉えています。

引用:RPA導入に関するアンケート調査結果にみる国内企業の導入状況

2.事務処理の自動化におけるポイント

事務処理の自動化においては、自動化するワークフローの洗い出しと、充当するツールのマッチングがポイントになります。また、現場と管理部門が協力して自動化ツールを運用していくことも大切です。

 2-1.事務処理自動化のポイントはワークフローの洗い出しとマッチング

事務処理の自動化の第一のポイントは、業務フローの洗い出しをして、個々に自動化を検討することです。通常行っている業務から、自動化するものを一つ一つ挙げてみます。

書き出した業務の中から特にスピードアップが期待できるものや、ミスの影響が大きいものに注目します。

RPAツールを使うと、現行のソフトウェアをマッチングさせて、一つのワークフローとして連携可能です。あるいは、ワークフロー全体を自動化せず、一部だけRPAツールなしで自動化することもできます。

例えば、Webブラウザーやアプリケーションに機能拡張を追加すれば、ボタン一つでできるような作業もあります。これも十分、自動化として機能します。効果が出たら視野を広げて、RPAツールの導入を検討してもよいでしょう。

RPAは、技術に詳しくない人も自動化できるソフトウェアとして提供されています。様々な機能がありますが、こういった機能を現場のワークフローに導入できるかを、考えてみましょう。

関連記事:バックオフィスのDX戦略の方法とは?注目される背景とポイントを紹介

 2-2.事務処理の自動化のポイントは現場と管理部門双方で管理すること

事務処理の自動化で第二のポイントは、現場と管理部門双方で開発し管理することです。現場の担当者は、現状の問題点や、実務の面からの要望などを出します。

また、システムの管理部門では、現場の事務員の意見を聞いて、全社的なRPAの管理体制を構築・管理するようにします。RPAで作業を自動化する際、現場の担当者が自動化する実務について深い知識を持っていることが重要です。

また、現場の担当者がRPAの開発を行えるようにした方が、業務効率化で大きな成果を上げやすくなります。

そのためにも、RPA導入時にはそのメリットを説明しつつ、RPA開発の講習会も実施して、スキルアップできる環境をつくることが大切です。

自動化を導入すると、そのメンテナンスも行う必要が出てきます。業務の一部に担当者の開発したフローが組み込まれている場合、開発した担当者が転勤や辞職をするとメンテナンスができなくなります。

そうした事態を減らすため、管理部門は全社的なRPAの管理体制を構築し、メンテナンスできるようにしておくことも必要です。

3.事務処理を自動化する具体的な解決策を紹介!


ここで、事務処理を自動化し、業務効率化に役立つ具体的な解決策をご紹介していきます。日々繰り返している作業、単純ながら仕事量が多いものは自動化で効率化を図りましょう。

 3-1.繰り返しの作業をマクロで自動化して解決する

事務処理の自動化では、比較的簡単に導入できる課題解決方法もあります。まず、日々の業務内容を見直すと、毎日同じ作業をしているものが見つかるでしょう。

このような作業は、単純な割に仕事量が多いケースがほとんどです。例えば、次のような作業が挙げられます。

・データの互換性がないもののフォーマットを変更して保存し直す
・ファイルからファイルに、コピー&ペーストを繰り返す
・PDFで送られてきた書類を、Webのフォームに入力する

また、書類の整理方法や共有の仕方を担当者しか理解していないということもありがちです。そのため、担当者が不在の場合に業務が止まってしまうリスクもあります。

それを防ぐためにも、このような繰り返しの作業は誰でも行えるように、自動化しておくことをお勧めします。自動化の手段としては、WordやExcel、メールの作業をマクロの設定によって自動化する方法があります。

マクロは複数の操作を記憶して、再実行する機能で、それぞれのアプリケーションに備わっており、操作も比較的簡単です。ボタン1つで作業が完結するようにできるので、作業効率が格段に上がります。

 3-2.自動化によって事務処理の煩雑さを解決する

人事や労務担当の集計や管理の負担を軽減できる、勤怠管理ツールというものがあります。出退勤の打刻や従業員の給与計算に使えるもので、数多くの企業から提供されています。クラウドのツールが多く、社外からネットを通じて打刻でき、テレワークに最適です。

会社内のあらゆるデータを集約・集計するなら、データベースを導入するとよいでしょう。今までに会社で使われてきたデータを蓄積したシステムとして扱えます。データの集約だけでなく、それを取り出して統計をとることもできます。

例えば、今まで取引をしてきた顧客の情報や、営業成績、商品の在庫情報なども集約できます。営業戦略の立案に利用するとよいでしょう。データベースには、顧客からの意見や質問とその回答、アンケート結果など、将来的に有用な情報も集約できます。

過去に起こった事例やその対応などを知ることができ、同様の案件への対応にも活かせるので便利です。

また、事例と対応のセットを仕分けしておけば、顧客への対応を統一するのにも役立ちます。さらに、質問対応の手間を省くために、「よくある質問」をホームページ上に公開するのもよいでしょう。

あるいは、各種業務をRPAツールによって自動化することで、さまざまな業務を効率化できます。WindowsのPCにインストールして使用できる「WinActor」が有名です。

業務効率を支援するソフトウェア型ロボットで、Windowsアプリケーション、個別のシステムによる業務をシナリオやワークフローとして学習し、ユーザーのPC業務を自動化できます。

関連記事:【即実践】業務改善・効率化のアイディアを着手しやすいものから順に4つ紹介!

4.「事務処理の自動化」についてご相談を承ります

今回は事務処理の自動化について、RPAツールという割と高度なものから、比較的簡単なアプリのマクロや自動化機能についてご紹介しました。

事務処理の自動化にあたっては、ワークフローを見直して、自動化できるフローを見つけることがポイントです。また、そのフローにマッチするツールを見つけて導入することも大切です。

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