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業務改善のフレームワークの中で最も使いやすい「ECRS(イクルス)」とは?業務改善例も合わせて解説!

2021.05.29  |  コラム 業務管理

コロナ渦でテレワークを行う企業が増えましたが、そのタイミングで業務改善を行おうとしている企業も多くあります。

しかしながら、業務改善とは具体的に何をすればよいのか分からないという担当者も中にはいます。テレワークを通じて働き方改革が一気に進めるチャンスでもあります。

今回は、事務・総務担当者向けに部全体で業務改善を進めるためのフレームワーク「ECRS(イクルス)」と業務改善例や事例を紹介します。

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1.業務改善にフレームワークを使うのは「考え方を揃える」ため

フレームワークの説明に入る前にそもそもフレームワークは何のために使うのでしょうか?フレームワークを使うメリットとしては、業務全体の課題や論点が明確になり、メンバー間で問題を把握しやすくなることです。

フレームワークがないまま業務を行うと、メンバー間でどのような問題が、どれくらいの頻度で発生しているのか把握しづらいです。フレームワークを活用することで、事務のメンバーだけでなく、他部署のメンバーを巻き込んで仕事をすることができます。

また、「考え方を揃える」ことでそれまで行っていた無駄な業務フローが可視化され、働き方改革が進めやすくなります。コロナ渦の中でテレワークを行う企業が増えているため、業務見直しのタイミングでフレームワークを導入してみるとよいでしょう。

業務改善関連記事:「2025年の崖」で業務管理はどうしていくべき?効率よく管理するシステムも併せて解説

2.業務改善のために使えるフレームワーク「ECRS(イクルス)」

ECRSには業務改善のための基本が詰め込まれており、数あるフレームワークの中でも最初の一歩として汎用性が高いです。

ECRSとは、4つの切り口に分けて改善箇所を洗い出す業務改善のフレームワークで、もともともは製造業の現場で業務効率化のために考案されたものです。

 2-1.E(Eliminate):排除(今行っている作業に無駄がないか)

最も手っ取り早くできて、インパクトの大きい項目が「排除」です。「当たり前」のように毎日行っているルーチン業務があると思いますが、中にはそれほど重要でないものがあるかもれません。

それほど大きな影響が出ないものに関しては、一旦やめてしまってどれくらい影響が出るのか検証してみるのも一つの手です。

・報告をなくす
・朝礼をなくす
・会議の時間を短くする
・会議の頻度を減らす
・会議の参加人数を減らす
・会議の資料をメモベースにする
・ペーパーレス化を進める
・前任者から引き継いだ業務をなくす

排除するときの優先順位は、作業の目的やゴールが曖昧なものから初めていくとよいでしょう。また、万が一排除して思わぬトラブルが発生した際に、すぐに戻せるかどうかも考慮しておきましょう。

 2-2.C(Combine):結合(作業を1つにまとめられないか)

次に検討すべき項目は「結合」です。例えば、似たような仕事を2人以上で担当している場合、業務を集約することで効率化を図ります。

・メールチェックの回数
・チェックシートの枚数
・タスク管理表の数
・格納先のフォルダの数

場合によっては、分離したほうが効率が良くなる業務もあるため、臨機応変に対応しましょう。

また、結合を考えるうえで「役割」をどのように変えるのかも重要な視点になります。結合した結果「誰が」行うかによって効率性が大きく変わるはずです。適切な担当者に業務を任せましょう。

 2-3.(Rearrange):再配置(作業の順番を入れ替えられないか)

3つ目は「再配置」です。「作業する順番を入れ替え、全体から見て他部門や他社に業務を移管できるかどうか」という考え方で再配置を考えます。

・顧客の訪問順序を組み替える
・ミスの多い仕事を午前中に行う
・人員の最適配置を見直す
・会議で事前に資料を配布する

部分的な配置の見直しは行いやすいですが、重要なのは「目的」からぶらさないようなプロセスベースでの再配置にすることです。一度順番を入れ替えると、元に戻すのが大変な業務もあるため、リカバリーのしやすさから優先的に入れ替えていくのも一つの手です。

 2-4.S (Simplify):単純化(ツールなどを使って効率化できないか)

最後は単純化の視点です。業務を効率的に行い、業務の一部を省略、簡単な方法に変更しても同じ成果を出せるか検討をします。

・給与計算ソフトを導入する
・請求管理ソフトを導入する
・TV会議システムを導入する
・コミュニケーションツールを導入する

上記以外では、RPAなどを使って、自分たちでカスタマイズしながら事務作業を自動化する方法もあります。ツールの導入は積極的に検討すべき点ではありますが、費用も発生してしまうため、費用対効果の線引きも重要です。

経理関連記事:【経理担当者向け】なぜ経理の効率化ができない?事業の成長につながる取組みを徹底解説!

3.フレームワーク以外の業務改善事例

フレームワーク以外の業務改善例や事例も合わせて紹介します。

 3-1.業務改善事例①:業務マニュアルの作成で効率化に成功

一つ目の業務改善例は、業務マニュアル作成です。手順がわかりづらく、数か月に1回しか行わない、人の入れ替わりが激しい部署では、頻繁に担当者に確認したりしながら、業務を進めていたため、事務ミスが発生したり、無駄に作業時間が発生していました。

そこで、業務マニュアルを作成したところ、無駄な時間が無くなり、効率よく業務が行えるようになったという話です。

業務マニュアルを作る上でのポイントは、読み手が理解しやすい内容か、全体像が分かるフローチャートを作成する、チェック項目で判別しやすいようにする、などを意識しましょう。

 3-2.業務改善事例②:アウトソーシングを使って一気に業務改善

二つ目の業務改善事例は、会社の業務には「コア業務」と「ノンコア業務」があります。ノンコア業務とは、経理や給与計算などの直接的な利益を上げない業務のことを言います。

本来企業が「やりたい仕事(コア業務)」を進めるために、アウトソーシングを活用して本来やりたい仕事をやるべき時間を取った企業もあります。

ウェブ広告の運用を初めて見たが、広告の運用する時間がなく、アウトソーシングで業者に依頼することで、外部の知見を取り入れながらも、売上アップに成功した会社もあります。

新しく人を雇って業務を行う場合、退職した時に引継ぎがうまく行われなく、会社としてノウハウがたまらない場合もあります。

業務改善例に広告運用を例に出しましたが、経理代行、給与代行など様々なアウトソーシングがあります。自社の課題に合わせて適宜アウトソーシングを使っていくとよいでしょう。

 3-3.業務改善事例③:エクセルを自動化する

3つ目の改善事例ですが、エクセルには「マクロ機能」という作業を自動化させるものがあります。具体的な事例としては以下のものが上げられます。

・指定したタイミングに自動でデータ処理を行う
・エクセルから自動でメールを送る
・項目ごとに別ファイルに自動で転記する

事務だけでなく、営業担当でもVBAを導入するメリットはあると言えるでしょう。他社ツールを購入するわけではないので、費用がかからないという点もメリットだと言えます。

4.まとめ:「業務改善」に関する相談を承ります

今回は、業務改善に関するフレームワークや具体的な事例について紹介しました。コロナ渦の中で、働き方改革も進んでいるため、このタイミングで業務改善を行う企業もあります。

効率よく業務改善するためにも、フレームワークを一度使ってみるとよいかもしれません。

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