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バックオフィスのDX戦略の方法とは?注目される背景とポイントを紹介

2020.12.14  |  コラム バックオフィス

バックオフィスのDX戦略の方法とは?注目される背景とポイントを紹介

バックオフィスのDX化(デジタルフォーメーション)という言葉を聞いたことはありますでしょうか?

今、多くの企業がバックオフィス業務に対して「デジタル改革」を行おうとしています。新型コロナウイルスの影響もあり、より加速して改革が進んでいくと思われます。

今回は、バックオフィスのDX化を行うための方法と改革を行う上で知っておきたいポイントを紹介します。

 

1.バックオフィスのDX化が注目される3つの背景

バックオフィスのDX化(デジタルフォーメーション)が注目される背景には、少子高齢化に伴う労働人口の減少があります。

政府の試算によると、日本の労働人口(15歳以上64歳以下)は、2050年には約1,500万人も減少する可能性があると言われています。

これは、労働人口の約20%にあたり、今よりも確実に少ない人数で仕事を行っていかなければいけないことを意味しています。

また、公益社団法人日本生産性本部によると、日本はOECD加盟36カ国の中で見ても労働生産性が低く、一人当たり21位と下位に位置しております。

日本の労働生産性が低い理由の一つに、一つの仕事に対する人が多く、時間をかけすぎているなどといった特徴があり、先進国にくらべると同じ生産性を出すために、日本は2倍の労働時間をかけていると言われています。

中には、会社として労働生産性を高めためにDX化(デジタルフォーメーション)を進めようとするも「上司の理解が得られない」「小手先の改善で根本的な改革になってない」というケースも多く見られます。

・労働人口の減少
・日本の労働生産性の低さ
・改善が進まない社内体制

これら3つの問題を改善していくためには、バックオフィスのDX化が必要不可欠です。次の見出しでは具体的にバックオフィスをDX化していくための方法を紹介します。

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2.バックオフィスのDX化をする3つの方法

さっそくバックオフィスのDX化(デジタルフォーメーション)をするための方法を紹介していきます。

 2-1.紙からデジタルへの「ペーパーレス化」

バックオフィス業務には多くの「紙」が発生します。経理は請求書や発注書、総務であれば、契約書などたくさんの紙業務があります。

データとしてやりとりすることで、紙のコストを大幅に抑えるだけでなく、紛失のリスク区なども減らすことができます。

郵送業務なども電子化されれば、紙代や切手代だけでなく、郵送を準備する時間なども節約できるので効果は大きいでしょう。

また、情報の検索が容易になるといったメリットもあります。紙媒体で保存していると、書庫から分厚いファイルを取り出し、必要な書類を探さなければいけませんが、

普段からこまめに整理整頓していても、膨大なファイルから1つの書類を見つけるのは、時間がかかるため、業務時間を圧迫してしまいます。

電子化することによって、タイトルやキーワードを入力するだけで見つけ出せるため、効率化が図れるでしょう。

 2-2.クラウドの利用拡大

クラウドとは、インターネットが使える環境であれば、どこからでも勤怠管理などが入力できるサービスのことを言います。

セキュリティ上の観点からクラウド導入をためらう企業もありますが、最近ではセキュリティが強力になっており、

暗号化に加えVPN(バーチャル・プライベート・ネットワーク)も導入されているので、以前よりもセキュリティ面では改善されていると言えます。

クラウドを導入することで、従業員はインターネットさえ繋がっていれば、いつでもどこでもサービスを使えるので、例えば、お金の管理など、毎月発生する税理士とのやり取りをする作業がなくなります。

また、経理だけでなく、経営者も自らアクセスして、リアスタイムに経営状況を知ることができるので、財務担当者にその都度確認するような必要がなくなります。

単純にその業務に携わっているものだけでなく、他部署や経営層も簡単に情報を入手することができるようになるので、情報の伝達が早くなります。

コスト面では、パッケージ型の場合、購入費や回線・設定などにかかる費用などを考えると、導入するだけで初期費用が数百万かかる場合もあります。

バージョンのサポート終了によって、ある時期に多額の費用を捻出しなければいけないということもあります。

クラウドサービスの場合は、月額や年単位で料金が発生するため、ソフトの料金だけ見ると割高に見えますが、運用料金やリプレイス代も含まれるため、総合的に判断する必要があります。

 2-3.RPAの活用

RPAとは、「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の略で、業務の自動化のことを言います。

バックオフィスは定型業務が多いため、単純作業を自動化できるバックオフィス業務との相性がとても良いです。

具体的にRPA化できる業務としては

・1日分のメールをまとめる
・入金データをエクセルに自動で入れる
・クライアントへの催促メールを送る

などがあり、担当者は作業するだけで精一杯だったものが、原因分析や問題解決に時間をさけるようになったという声も聞きます。

スタートアップやベンチャー企業のように人数が少ない会社ですと、営業担当者が兼務している場合もあったり、一人の担当者しか業務ができないという場合もあります。

だからこそ、RPAを使って自動化できる環境を整えておくと、業務効率化が図れるはずです。

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3.バックオフィスのDX化には時間がかかることも把握しておく

バックオフィスのDX化には時間がかかることも把握しておく

バックオフィスをDX化(デジタルフォーメーション)するための3つの方法を紹介してきましたが、導入には時間がかかります。

導入するにあたって経営陣の理解を得ることは当然ですが、導入したシステムの操作方法を社員が習得し、業務の一連の流れの中に定着させる時間も考えておかなければいけません。

実際に使ってみた声を社員から聞き取りを行い、改善も繰り返し行っていく必要があるので導入して終わりではありません。

だからこそ、バックオフィスのDX化(デジタルフォーメーション)に会社として一丸となって取り組んでいく必要があります。

中には、

・複数の会計システムを統合し、クラウドで一元管理できるようにして業務効率化を図ることに成功
・2年間実証実験を行うことで請求書をすべてデジタル化することに成功
・2人で400名超の給与管理ができるようになった

などいった会社も存在します。会社一丸となって取り組みを行えば、DX化(デジタルフォーメーション)ができる可能性は十分にあると言えます。

また、会社の規模によっても導入までの時間が異なります。一般的に大企業のほうが導入までに時間がかかると思われますが、スタートアップやベンチャー企業のような少人数の会社にも課題はあります。

担当者が頻繁に入れ替わることで、バックオフィス業務を行うリソースが不足していたり、外注先との調整がうまくできなかったり、十分な予算を割けない場合もあります。

自社の課題に合わせてバックオフィスのDX化(デジタルフォーメーション)を進めていくことが大切だと言えるでしょう。

4.まとめ:「バックオフィス」に関する相談を承ります

今回は、バックオフィスをDX化(デジタルフォーメーション)の方法と注意点を紹介しました。

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