コラム

総務の目標設定はどのように設定すべき?4つの具体例も紹介!

2021.08.18  |  コラム 総務

総務担当者の目標設定はどのように設定されていますか?総務の業務は備品管理、社有車管理、情報セキュリティ管理、社内の環境整備や社内規定などの文書管理と非常に多岐に渡ります。

どれも数値化して目標をたてることが難しいため、評価する側としてお困りの方も多いのではないかと思います。今回は、総務に重点をおいてどのように目標設定すべきか、目標設定のメリットやデメリット、具体例などを踏まえてご紹介します。

現在の総務業務について、改めて整理をご検討の方はサービスページからご相談ください。

 

1.総務の目標はどのように設定すべき?

目標設定は主に「定量目標」と「定性目標」に分けられます。「定量目標」とは物事を数値や数字で表すことができるものを指します。営業を例に上げると、新規顧客を30社増やす、​​今期は20%増の売上を達成するなどがあげられます。

「定性目標」とは逆に数値化できないものを指します。同じく営業を例に上げると、業務が進行しやすいように社内の他部署ともコミュニケーションをとる、などです。

しかし、総務業務は売上に直結する業務が限られています。評価者である上司は、定性目標だけだと主観が伴ってしまうため、公平に評価することが難しいと感じていることでしょう。

可能であれば数値化できる目標を立てることが好ましいですが、総務のように定量目標の設定が難しい場合は、上司と実務担当者の間で目標を言語化し、面談などですり合わせを行うことが必要となります。

その際、会社として担ってほしい役割をきちんと伝えることも重要です。実務担当者が良かれと思ってやっていたことが、実は会社としては望んでいなかったことだったと後から分かると、仕事へのモチベーションが下がってしまう可能性があるためです。

戦略総務関連記事:戦略総務の役割とは?「攻め」の総務になるための役割や必要な3つのこと

2.総務がしっかりした目標を設定する4つのメリット

総務業務に限ることではありませんが、目標を立てるためには時間も相互理解も必要になってくるので、面倒だと感じる方もいるかもしれません。しかし、総務業務を滞りなく行うことはもちろん、担当者に長く在籍してもらうためには重要です。

目標設定をするにあたり、メリットとデメリットをご紹介します。

2-1.社員のモチベーションが上がる

総務の通常業務はルーティンワークが主となるため、日々同じ業務を繰り返しているとマンネリ化してしまう社員もいます。そのために目標設定をし、通常業務にプラスして新たな目標に挑戦してもらうことで、社員のモチベーションに繋げられます。

設定した目標のみを頑張れば良いということではありません。しかし、実務担当者側も明確に何が評価に繋がるのかが分かるとやる気につながり、さらには社内の活性化となります。

可能であれば一年を通しての目標、半期、四半期ごとの目標があると、そこに向かって日々の業務を進めていくことができます。

2-2.部下とのコミュニケーションのきっかけとなる

社員とは頻繁にコミュニケーションがとれていますか?目標設定面談を実施することで社員と話すきっかけにもなるのもメリットの1つです。日々業務に追われ、最低限の会話しか出来ていない場合は、積極的に社員とコミュニケーションをとることも意識しましょう。

些細な会話から社員の健康状態やメンタルヘルスに気付くきっかけにもなります。

また、ひとり総務の場合は、現在対応している業務内容の進捗把握や可視化にも繋がります。本来総務の仕事ではないものまで担っている可能性もありますので、目標を決めるだけでなく、通常の会話も心がけましょう。

2-3.査定で評価がしやすくなる

目標設定面談を実施することで、数値化しづらい業務内容も評価者と実務者の間で評価基準のすり合わせができます。総務業務は定量目標よりも定性目標で評価していくことが多くなります。

定性目標の場合はどうしても評価者の主観が入ってきてしまいますが、基準の認識をお互い決めておくことで、冷静に評価することができます。査定時のフィードバックもしやすくなりますし、目標を毎回言語化することで次回の目標設定に繋げられます。

こうして目標設定を繰り返すことで、今後総務の人員が増えてきた際に求めたい役割や人物像なども固められます。

2-4.目標設定から会社の状況が把握できる

目標設定することで間接的にいまの会社の状況を把握することができます。総務は現場をはじめ、会社全体の状況や問題を把握しているといっても過言ではないからです。

社員から上司や役員へは直接の要望は言いづらいものです。しかし、現在社員が抱えている悩みや不満を、総務を通して把握し解消していくことで、会社と現場社員の足並みを揃えることが可能です。

総務が目標としてもっている課題は、会社として解決しなければならない問題である可能性があります。総務担当者が自ら設定した目標の理由や背景などもヒアリングするようにしましょう。

3.総務が目標設定するうえで意識したいポイント

メリットに続いて目標設定する際に気を付けておきたいポイントを2つ紹介します。

3-1.数値化を意識する

人との認識を合わせるためには数字を用いることが大切です。しかし、総務業務は定性目標が多くなるため、面談を実施しても数値化しづらくお互いのすり合わせに時間がかかることがあります。

特に入社したばかりの面談では、担当者自身が目標を言語化できない可能性もあります。これは業務を遂行する上でやがて見えてくるものであるためです。

その場合、上司がヒアリングしながら目標を導いていく必要があります。そのためには、上司が総務業務を理解している必要がありますし、実務担当者の納得感なく上司が一方的に決めてしまわないように気をつけましょう。

3-2.目標数が多くなりすぎないよう意識する

総務業務はマルチタスクであるため業務を言語化していくと膨大な数になる可能性があります。特に、スタートアップの社員が少ない時期は、総務以外のバックオフィス業務も兼任している場合もあるでしょう。

全てのタスクを目標にしてしまうと実務担当者も混乱してしまうため、優先順位や期限を定めることが重要です。

また、総務担当者は、急ぎやイレギュラー対応をする場合があるため余白の時間を持ってもらうことも大切です。バランスが難しいですが、暇になることとはイコールではないので、あわせてすり合わせしていくことをおすすめします。

バックオフィス関連記事:バックオフィス業務における目標設定はどのように行うべき?

4.総務目標設定の具体例4つ

ひとりで総務担当を担っている場合、総務部として複数人で担当している場合、他の部署とも兼任している場合と状況はさまざまかと思います。ここでは総務業務に関連する目標の具体例を4つ紹介します。

4-1.経費の削減

総務業務の数値化できる目標といえば、経費削減や節約が分かりやすいのでおすすめです。例えば、消耗品の購入方法を変更して費用を抑えることができます。Amazon BusinessやASKULを利用すると法人価格で安く購入が可能です。

また、社内利用の資料はペーパーレス化する、印刷が必要な場合は白黒&両面印刷にするなどとルール化することで節約に繋がります。

毎月の請求書金額をチェックするのも怠らないようにしましょう。ガスや電気代、水道代など急激に費用が増加した場合は原因をつきとめるのも総務の役目です。確認してみると、機械の故障で水漏れしていた、ということもあります。

国や自治体が交付している助成金や補助金を利用するのも良いでしょう。「IT導入補助金」を利用すれば、ITツールの導入により業務の自動化も叶えることができます。

実際に手を動かすために、まずは経費削減や節約できそうなものをリストアップしましょう。闇雲に手をつけてもキリがありませんので、優先順位をつけつつ、緊急性のあるものやすぐにできるものから対応していくことをおすすめします。

【数値の具体例】
・消耗品費用30%削減
・電気代15%削減
・IT導入補助金30万円申請

数値化して目標に落とす場合は、会社の規模や状況もかんがみて決めましょう。あくまでも無駄を省くための施策ですので、やりすぎて社員の不満に繋がらないように注意が必要です。

4-2.既存業務の効率化

新しい目標だけを追うばかりだけでなく、既存の業務の見直しも非常に重要です。

まずは、現在の業務を棚卸しし、その作業にどれくらいの時間や工数がかかっているのかを言語化しましょう。あわせて、その業務は”なぜ”重要なのか書き出すことが大切です。

例えば、役員会に提出する資料に記載する必要があるためにデータの抽出が大切であれば、業務自体を削ることはできません。逆に、時間をかけてデータを抽出しているものの、直近1年間何にも利用していない場合は不要である可能性が高いため見直しが必要です。

また既存書類の整理や廃棄、PDF化も大切です。文書には保存期限が決まっています。例えば、定款や社内報は永久に保存が必要ですが、備品台帳や消火設備点検書類は3年で廃棄となります。書類は保管にスペースが必要となるので、定期的な見直しが必要です。

しかし、書類の整理は時間を要するため、実務をしながらですと後回しになりがちです。総務のプロにアウトソーシングをすれば、書類整理はもちろん、今後効率的に書類を保管、廃棄していく方法なども相談できるので検討してみてはいかがでしょうか。

4-3.福利厚生を見直す

福利厚生は、社員のモチベーションにも繋がりますので定期的に見直しをしましょう。ただ導入するだけではなく、社風や時代にあったものを取り入れることが大切です。

そのためには、総務担当者が日頃から社員とコミュニケーションをとりつつ、最新の情報収集を欠かさないことが重要となります。

例えば、コロナ禍でテレワークが増えてきましたが、自宅での作業環境が整っていないと生産性もあがりません。モニター配送やレンタルチェアの費用を負担することで社員の業務がしやすくなります。

【福利厚生導入の具体例】
・有給休暇以外の特別休暇導入(誕生日休暇や夏期休暇など)
・定期健康診断以外のオプション追加(人間ドックや婦人科検診など)
・書籍購入制度・資格取得支援制度の導入
・リモート環境の整備支援

4-4.社員からよくある質問や相談事項をまとめる

長く総務担当を努めていると、社員にとって何が分かりづらく、不満を持っているのかが分かりにくいことがあります。そのため、社員から個別に質問や相談のあったことは、些細なことでも良いので蓄積しておくようにしましょう。

特に、入社オリエンテーションなどで質問がある事項については、他の新入社員にとってもつまずくポイントになる可能性があるので、フォローが必要です。

年に1度全社的にアンケートをとったり、ご意見箱を設置したりするのもいいかもしれません。その意見を元に、分かりにくいところは改善し、社内ポータルサイトやマニュアルなどにまとめておくと社員にとって過ごしやすい環境作りができます。

総務業務関連記事:これからの「戦略的総務」に求められる総務担当者の役割とは?

5.まとめ:「総務」に関する相談承ります

今回は、総務業務について目標設定の方法をご紹介しました。総務は会社の規模によって、担当する範囲が異なります。ひとり総務の場合は、他のバックオフィス業務と兼任する場合もあるでしょう。

目標設定と同時に業務の棚卸しをしつつ、今後の会社拡大へ向けて早めにマニュアル化なども重要となってきますが、それだけに注力出来ない場合はアウトソーシングをおすすめします。

総務のスペシャリストをアウトソースすることで、効率的に総務業務の見直しができます。HINODEの「ねこの戦略総務」は、バックオフィスのサービスをこれまで有名スタートアップ含む300社以上に、人事・総務・経理などの業務を代行から仕組化、構築後の引継ぎまで対応してきました。

・上司が総務本来の業務を理解できていない
・人手が足りておらず、日々の業務をこなすことで精一杯
・兼任で運用しているため総務業務だけに注力できていない

そんな悩みを持った方は「ねこの戦略総務」がお客様のチームの一員として驚異の速さでバックオフィスの課題を解決します。バックオフィス業務でお悩みなら、ぜひ「ねこの戦略総務」のHINODEにご相談ください。

バックオフィス関連記事:バックオフィス業務にはどんな仕事がある?業務効率化のアイディアも紹介!

戦略総務チームがあなたの会社の管理部門の構築を無料アドバイス!

診断ツールを用いて30分程のオンライン診断を用意しております。
雇用?BPO?コンサル?私たちのサービスはもちろん提案したいところですが、
本質的に必要な管理部門体制をご提案いたします。
情報収集としてぜひご活用ください!

message無料相談を申し込み

BACK

お気軽にお問い合わせ下さい

資料請求もご相談も無料です!