これからの「戦略的総務」に求められる総務担当者の役割とは？
総務担当者の方は今どれくらいの業務をこなしていますでしょうか？総務の役割というと、経理・人事・広報などを兼務しており、業務効率化が図れていない会社も多いです。
今回は、総務担当者向けに業務効率を行い、総務の役割が刷新されるような「戦略的総務」について分かりやすくお伝えします。すでに総務の役割の改革を行なうことを決めていて、BPOアウトソーシングなどのサービスを探している方は、サービスページからお問い合わせください。
目次
1.総務が行なっている業務量は多い！
株式会社エコー・システムが従業員数500名以下の企業に勤める総務担当者を対象に、「会社を支える総務担当の業務あれこれ」に関する調査を行なったところ、
総務担当者は実に多くの業務を担当していることが分かりました。
上記の結果から分かるように総務担当者は、電話・メール応対だけでなく、勤怠管理、労務管理、給与計算も行っています。また、これ以外にも「契約書のリーガルチェック（22.4％）」「経費計算（16.1％）」「採用業務（9.8％）」などもありました。
総務の業務がこれだけマルチタスク化していれば、ミスが起こる確率が高くなってしまいます。また、残業時間が増えてしまう可能性も出てきます。今後の総務に関しては、業務量を減らすことで、業務の効率アップを目指すことが大事と言えるでしょう。
2.戦略的総務が担う役割とは？
中小企業の総務担当者は、あらゆる業務を行なう「マルチプレイヤー」であることが改めてわかりました。しかしながら、新型コロナウイルスの影響で働き方が大きく変わり、総務に求められる役割も変化しています。
それが「戦略総務」という考え方です。戦略総務とは、先ほど紹介した経費計算・契約書の法務チェック・安全衛生管理などの受動的に行なうルーチンワークでなく、
会社の抱えている経営課題を解決するために「能動的に」会社の成長を支援します。そして、経営陣と働く社員を後方から支え、経営陣たちの「想い」を社員へとつなぐ架け橋になります。
会社で働く人全員が気持ちよく働ける環境を作るためにはどのようなことをしていけばよいのでしょうか。次の章でお伝えします。
3.戦略的総務の具体的な役割
ここでは戦略的総務になるための役割・方法をお伝えします。
3-1.シャッフルランチで「コミュニケーションの活性化」
他部署の社員とのコミュニケーションを増やすと、社員の意外な一面を見ることができたり、何気ない会話の中から新しい仕事のアイディアが生まれるかもしれません。
そこで気軽に実施できるのが「シャッフルランチ」です。シャッフルランチとは、普段の業務では接点がない社員同士でグループを作り、ランチに行く制度です。
やり方としては、
・人数：3～5人程度
→人数が多すぎると全員と話をする機会が減るため
・金額：会社が負担する場合もあり
→時間がない場合はお弁当を持ち寄って行なうのもあり
・頻度：月1～2回程度
→繁忙期をさけて行なうとよい
・メンバー：アルバイト、正社員、経営陣
→まずは正社員とアルバイトで行ない、慣れてきたら経営陣を入れるのもよい
また、社員の中には、子育てや介護があって懇親会や飲み会に参加するのが難しい人たちもいます。シャッフルランチを行うと、さまざな人が交流できる場を設けることができます。他の方法に比べると比較的簡単に行えるので、最初に行う施策として良いでしょう。
シャッフルランチを行う上での注意点は、一緒に行くメンバーの調整、マンネリ化の防止、コミュニケーションが苦手な人への配慮などが挙げられます。最初は、導入することをゴールにし、参加者に改善点をヒアリングしながら変えていくとよいでしょう。
また、シャッフルランチを効率的に行なうための工夫としては、社内SNSなどのツールの導入を行い、実施の目的などを社内全体に周知するとよいでしょう。
どんな施策でもPDCAのサイクルを回すことで、総務部が経営陣と社員をつなぐ架け橋になることを目指しましょう。
3-2.社員の主体性向上を目指す「ホラクラシー経営」の実践
ホラクラシー経営とは、組織の中で上下関係を作らず、社員全員が主体性を持ち、意思決定しながら役割を果たしていく手法のことを言います。昨今は、変化が激しく、商品の差別化が難しい時代になっており、意思決定のスピードを上げることで先行者利益を狙うことが重要になっています。
そうしたなかで、社員に状況に応じて意思決定の権限を与えながらも、経営陣と社員の想いをつなぐためにはどうすればよいのでしょうか？その方法の一つに「情報の透明化」です。
全員が有意義な議論を行ったり、意思決定を行うためには、社員全員にオープンに情報を提供すべきです。情報共有にもいくつかの種類があり、「コミュニケーション」「業務効率化」「ノウハウの蓄積」の3つに分けることができます。
・コミュニケーションのスピードアップ
メール以外にもチャットワークやslackなどのコミュニケーションツールを使うことで、部署を超えたコミュニケーションが取りやすくなります。また、一度に複数人とコミュニケーションを取ることができるので、すばやく効率的に情報共有をすることができます。
・業務の効率化
業務ごとにツールを使うので「お疲れ様です。」のような定型文も入力する必要がなく、業務に必要なことだけでコミュニケーションを取るので、業務効率化につながります。
また、資料の修正依頼をするときも、情報共有ツールで、複数人で資料を同時に修正するので大幅な業務量カットが可能です。
・ノウハウの蓄積
退職者がでるとその人が持っていた情報が会社に蓄積されず、後任者に十分な引継ぎが行なわれないケースもあります。情報共有ツールを使うとマニュアルなどのテンプレートが用意されているものが多く、部署の情報を手軽に蓄積できるようになります。
情報共有ツールを導入することで、会社全体に重要な情報が蓄積されるようになり、退職者が出たときの情報の偏りを減らすことができます。最後にホモクラシー経営の事例を2つ紹介します。
・株式会社アトラエの「フラット組織」
アトラエでは、出世制度を廃止し、マネージャーや事業部長がなく、取締役と社員のみというフラットな組織経営を行なっています。社員が思ったことを自由に言える環境になり、革新的なサービスを世界中に広めたいという熱い思いを持った社員を採用することに成功している要です。
・ザッポスの「サークル」
海外で靴を中心に取り扱うECサイトを運営しており、社員数は約1,500名が在籍しています。ザッポスでは、各部門ごとに「サークル」という役割を作ることで、部門間での権限が大きく設定されています。
また、サークル内で指標や方向性を決めたり、メンバーのアサインなども自由に決めることができるようです。マネージャーが上に立つのでなく、メンバー間で環境を整えながら働くことができます。
3-3.「会社の顔」としての役割を担う
総務担当者は、外部への届出、申請書作成などが上げられますが、戦略総務になるためには会社の顔としての「積極性」が求められます。役所や銀行に行くにしても総務担当者の良し悪しが会社のイメージを決定し、地域社会への影響を与えているといっても良いからです。
企業の顔として総務が意識する業務は
・社外への後方業務
・県や市との渉外
・地域への社会貢献活動
・CSRなどの環境活動
これらの活動は一朝一夕にできるものではありませんが、株主・顧客・債権者・社員全員が気持ちよく働くために必要な行動であると言えるでしょう。
その他できることとしての取り組みは、受付のデザインから変えることで、自社のブランド価値を高めたり、障害者や高齢者へのきめ細かいサービス対応、クレーム対応の専任スタッフの配置など、現状の課題に合わせて、強化する総務業務を変えてみるとよいでしょう。
4．「戦略総務」に関するご相談を承ります
今回は、総務の役割についてお伝えしました。これからの総務担当者に求められることは、経営陣と社員をつなぐ架け橋になることです。
総務部の業務範囲を超えて、経営陣と社員がコミュニケーションをとるようなシャッフルランチを行なってもよいですし、ホラクラシー経営のためにツールを導入し、情報の透明化を図るのもよいでしょう。
とはいえ、実業務を行いながら戦略総務の体制を整えるのは大変な会社が多いはずです。そんなときはアウトソーシングを使ってみるのも一つの手です。日乃出工業では、主に3つのソリューションを提供しています。
・BPOアウトソーシングによる業務の標準化
・オペレーション最適
・生産性を高める業務の種別・優先順位付け
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