コラム

バックオフィスの人事労務が「戦略的人事労務」になるための方法を紹介

2020.08.29  |  コラム 総務

人事のお悩みアンケート結果発表!多くの人事が抱える課題とは?オフライン勉強会のお知らせも

引用:HR NOTE「人事のお悩みアンケート結果発表!多くの人事が抱える課題とは?オフライン勉強会のお知らせも」

株式会社ネオキャリアが公開した「人事のお悩み募集記事」で人事担当者にバックオフィス労務に関するアンケートを取ったところ、「勤怠管理」が約40%を占めており、業務の複雑さや時間がかかる点について課題を持っている声が多く上がりました。

【実際の声】

・社員の人数が少ないため、勤怠管理はエクセルでおこなっているが、こちらとしては負担が大きいため悩んでいる
・給与計算にかかる業務量が多くアウトソースしたいが、仕事内容が複雑すぎて難しい
・時代と会社規模が変化しているため、それに合わせて福利厚生の内容を変化させたい。しかし、制度を増やすことはできても廃止しづらい

これらの声に加え、新型コロナウィルス感染症対策に伴い、テレワークの実施のために会社全体で指揮を執って、急ピッチで労務管理の準備を整えなければいけない企業も増えているのではないでしょうか?

今回は、人事労務(バックオフィス)担当者向けに人事労務を効率化せる方法、より戦略的な人事労務になるために必要なことを解説します。

 

1.バックオフィスにおける人事労務を効率化させる方法

.バックオフィスにおける人事労務を効率化させる方法

まずは人事労務にどのような仕事があるのか1つずつ整理しながら、業務効率化を図るためポイントをお伝えします。

 1-1.勤怠管理は「システム」を使う

一昔前までは、タイムカードで勤怠管理を行なっている会社も多くありましたが、効率が悪くミスが起きがちでした。今ではエクセルなどで管理している会社もありますが、こちらも同様に管理が大変なケースが多いです。

人事労務担当者のよくある悩みとして、

・従業員が多いと集計が大変
・従業員の手によって打刻の修正が簡単にできてしまう
・保管先がなく、紙で保管するとがさばる
・有給消化日数などの管理が大変

これらの業務は、細かな計算などが多く、ヒューマンエラーが起きやすいのが特徴です。

勤怠管理システムを使うことで、勤務時間や日数などを自動で行うことができ、管理者が承認を行なえば従業員側での変更も行なえなくなります。画面上で管理できるようになるため、わざわざ帳票として出力する手間も減ります。

また、テレワークの状況下では、従業員が働いているかどうかの確認が目視で行ないにくくなります。フレックスタイム制を導入している企業もあり、育児や介護などで一時的に勤務時間を離れる従業員もおり、勤怠管理システムを導入しておけば、それらの管理も楽になるでしょう。

 1-2.給与計算は「アウトソーシング」も使う

給与計算は、非常に工数がかかる業務で、毎月決まった日に業務が集中するため、負担になる場合もあります。また、給与は、企業で働く従業員に対する報酬であるため、ミスは許されません。

勤怠管理同様に、給与計算についてもシステムを導入することで、工数カットを行なうこともできます。給与や税金を自動で計算し、年末調整や保険の年度更新などまで自動化できます。

それに加えて「アウトソーシング」で外部に委託してしまうのも一つのも手です。アウトソーシングでは、給与計算に特化した専門チームに依頼するため、迅速で正確な計算が期待できます。

また、専門家から社会労務全般のスキルを学ぶこともできるため、外部の知見を積極的に吸収することもできます。人事労務担当者は、空いた時間で人事戦略などについて考える時間が増え、利益を生み出す業務に集中することができます。

 1-3.テレワークに対応した就業規則・規定を作る

新型コロナウィルス対策の一環として、テレワークを導入する企業が増えました。テレワークを行なう上で就業規則についても変える必要があります。

例えば、雇用契約書に勤務時間や賃金などの諸条件について雇用契約書に定義しておく必要があり、慣れない作業であるために策定までに時間がかかる場合もあります。

また、人事規定や賃金規定に加え、テレワークの規定が加わるため、就業規則のボリュームが大きくなりすぎてしまい、それぞれの項目が分かりにくくなってしまう可能性も出てきます。

今後またさらに新型コロナウィルスが拡大する可能性もありますし、従業員の満足度を上げたり、離職の防止を目指すためにも、テレワークに準じた就業規則を作っておく必要があるでしょう。

労務管理関連記事:【管理者目線】リモートワークの労務管理を始める上での悩み6選

2.「戦略的人事労務」になるために必要なこと

戦略的人事労務」になるために必要なこと

ここまでは人事労務を効率化させるためにどうすればよいか紹介してきました。そこからさらに人事労務(バックオフィス)がより広い視点で、人事戦略を実行するためにはどのようなことが必要なのでしょうか?実行のために必要な4つの視点について紹介します。

 2-1.HRビジネスパートナー(HRBP)

HRビジネスパートナー(以下HRBP)は、1990年代にミシガン大学ビジネススクール教授であるデイビッド・ウルリッチ氏が提唱した、今回紹介する4つの人事機能の1つです。

HRBPとは、経営に資するパートナーのことで、これからの人事労務は、より経営戦略に注力したポジションに移り変わる必要があります。

まさに、経営陣の重要なパートナーとも言え、人事のプロフェッショナルに加え、深いビジネス理解や市場感覚も要求されます。

 2-2.センター・オブ・エクセレンス(CoE)

センター・オブ・エクセレンス(CoE)とは、人事がプロフェッショナルとして、経営トップや現場をサポートする役割のことを言います。

経営戦略を踏まえた人事戦略を立案し、採用や能力開発、評価設計などを作り、これまでの労務管理だけに特化したやり方から変わる必要があります。

具体的には、現場では営業の数字以外だけでなく、チームへの貢献度など様々な観点から評価してほしいといった声が上がった際に、人事評価制度に組み込むなどいったことが考えられます。

  2-3.オペレーション部門(OPs)

戦略的人事においてOPsとは、社員の採用や給与計算、勤怠管理といった労務を統括し、業務効率化などを推進します。

人手不足の現状を踏まえると、システム導入やアウトソーシングで外部に委託することで、業務の効率化を積極的に図っていく必要があります。

また、新型コロナウィルス感染症対策でテレワークを実施し、従業員の働き方が大きく変わる可能性があります。その場に合わせたやり方を実践制定くことが大切でしょう。

下記の関連記事では、人事労務以外の経理、財務、総務、法務、社内インフラの業務効率化のポイントをお伝えしております。業務効率化を行なう場合は、他業務も同様に効率化できる時も多いので、合わせて対策をすると良いでしょう。

バックオフィス関連記事:バックオフィス業務にはどんな仕事がある?業務効率化のアイディアも紹介!

 2-4.組織開発(OD)と人材開発(TD)

社内の文化や風土を改善したり、経営理念を浸透させるOD(組織開発)と経営幹部の育成を行なうTD(タレント開発)の2つにわけることができます。

組織行動のプロセスに行動科学の理論や技法を交えて、組織の体質強化や協調体制を図っていきます。社員一人一人がが当事者意識を持ち、人事を通じて組織全体が同じ方向に迎えるように働きかけます。

戦略総務関連記事:戦略総務の役割とは?「攻め」の総務になるための役割や必要な3つのこと

3.まとめ:労務のバックオフィスに関するご相談を承ります

今回は、労務におけるバックオフィスの基本的な内容からメリット、システムやアウトソーシングを使った改革の仕方などについてお伝えしました。

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バックオフィス関連記事:バックオフィスとは?効率化のメリット、具体的な改革方法についても紹介!

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