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【即実践】業務改善・効率化のアイディアを着手しやすいものから順に4つ紹介!

2020.10.31  |  コラム 総務

【即実践】業務改善・効率化のアイディアを着手しやすいものから順に4つ紹介!

業務改善のアイディアにはどのようなものがあるのでしょうか?すでに様々な方法が紹介されていると思いますが、すべてを網羅的に習得するのは不可能です。

このページを見ている方は、ただでさえ日々の業務に追われて忙しいと思います。そんな方へ業務改善をするためのアイディアを「着手しやすいものから順に」4つ紹介します。

 

1.業務改善のアイディア①:時短テクニックの習得

7つの中で最も早く実践できるのが「時短テクニック」です。簡単にできることなので効果は小さいと思う人もいるかもしれませんが、ショートカットなどは一日数十回使うことになるので、積み重ねで見ると大きな差が出ます。

また、チームの中でも各人が持っているテクニックはいくつかあるはずです。一度、メンバー間でテクニックを共有してみるのもよいでしょう。

 1-1.Gmailにメールを転送する

毎日何十、何百というメールを管理していると「フォルダ分け」が重要になってきますが、クライアントや担当者ごとに振り分け設定をしても、きちんと行われていない場合もあります。

そんなときは、会社支給のメールソフトではなくGmailにメールを転送してみるのもよいです。一度Gmaiを使ったことがある人は、分かるはずですが「ラベル機能」がとても使いやすいです。

フォルダと同じ概念ですが「振り分け漏れ」が少なく管理しやすいです。また、メール送信後も数十秒なら送信取り消しもできます。送る前は何回もメール文を確認したのに、送った直後に間違えに気づく場合もあると思いますが、そのような送信ミスも減らすことができます。

さらにGmailの良いところは「スマホでも閲覧可能」ということです。スマホの中にアプリを入れてログインすれば、移動中の電車の中でもメールを確認することができます。営業担当のように日中落ち着いてメールを見る時間が少ない方は入れておくとよいでしょう。

1-2.「ショートカット」を再度確認する

新卒の時にショートカットは一通り覚えるかと思いますが、改めてショートカットの中に覚え忘れがないか確認してみることも重要です。Windowsの中で意外と忘れがちなものを消化します。

・Windowsマーク + D デスクトップに戻る
・F12 名前を付けて保存
・F2 セルの編集
・Ctrl + PageDown、Ctrl + PageUp ワークシートの切り替え
・Alt + Enter セル内で改行

すべてのショートカットを覚えるのは不可能です。毎日行う業務の中でショートカットで効率化できるものに関しては、積極的に行っていきましょう。

2.業務改善のアイディア②:業務マニュアルを作成する

業務マニュアルを作成する

ここまでは個人レベルで業務改善する方法をお伝えしましたが、ここからはチーム単位で行う業務改善の方法を紹介します。準備するのは大変ですが、チーム全体で業務改善できれば、インパクトが大きいはずです。

 2-1.マニュアル作成のメリット

業務マニュアルを作成するメリットとして、時間の短縮、コスト削減、品質向上などがあります。チームの中で一人しかできない仕事があるときは、マニュアルを作成することで平準化を行うと良いでしょう。

 2-2.マニュアル作成の手順

チームでマニュアルを作成する際の手順は以下の通りです。

1.内容の整理(読み手、作業範囲、使用ツール)
2.構成を決める
3.細部の確認
4.PDCAを回し続ける

まずは、読み手と作業範囲をしっかり決めることが重要です。新卒向けなのか、管理職向けなのかによって使う言葉、前提知識となる情報が異なってきます。

また、作業範囲がしっかり定まっていたいなと、必要のない情報まで記載してしまい、かえって読みにくくなってしまうかもしれません。

次に「構成を決める」ですが、構成は、大項目、中項目、小項目といったように順に決めていくとよいです。大きい項目から並べることで、全体の流れをイメージしやすくなります。

特に目次では、どこに何が書いてあるのか素早く知る上で重要なので、必ず作成しましょう。

そして、最も重要なのが「PDCAを回し続ける」です。マニュアルは一度作って終わりではありません。人が入れ替わったり、新しい業務をやることになれば、その都度変えなければいけません。

マニュアルを作って終わりにするのでなく、その都度変えていけるようなスピード感、社内体制も併せて構築しておくとよいでしょう。

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3.業務改善のアイディア③:ワークフローの見直し

ワークフローの見直し

マニュアルと同様にチームで改善しやすいことに「ワークフローの見直し」があります。ワークフローとは、業務における一連の流れのことで、業務の流れを図式化し、処理内容や役割分担、決裁者などを明確にし、無駄を排していくことが重要です。

「誰が」「何を」「いつまで」しなければいけないのかしっかり決めることで、進捗が把握しやすくなります。また、決裁者の数が多ければ、減らすことで申請・承認作業が可能になります。

場合によっては、紙で管理していたものを電子化することで、さらなるコストカットが実現可能になります。印刷代、通信代、郵送費などの削減ができるのは大きなメリット言えるでしょう。

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4.業務改善のアイディア④:自動化する

マニュアルを作ったりワークフローの見直しつつも、日々のパソコン上の定型作業を自動化することも重要です。手作業だと数時間かかるような定型業務を自動処理できれば、大幅な業務効率化ができます。

自動化させるツールにはVBAとRPAがありますが、それぞれどのように使い分けていけばよいのでしょうか。

 4-1.Microsoft Officeの効率化は「VBA」

VBAはVisual Basic for Applicationsの略で、Microsoft Officeソフトを自動化するための言語です。VBAを使ってできることは以下のことがあります。

・複雑な計算をする
・自動でメールを送信できるようになる
・データ一覧からグラフを作成する
・日次データから月次データを作成する
・パワポと連携して資料作成がしやすくなる
・レポートを自動保存するツールが作れる

請求、給与計算、総務などバックオフィス業務は、固定業務が多いため、VBAで業務効率化を図れるのではないでしょうか。Microsoft Officeさえあれば、開発費用なども安価で済むので、始めやすいのではないでしょうか。

バックオフィスの効率化の例としては、給与計算が自動で行えるようになり、人的ミスが減ったり、残業が大幅に減ったりしたこともあります。

ただし、Microsoft Officeのバージョンが変わった際に利用できなくなったり、変更する際に分かる人がいないと修正などができないなどのデメリットもありますので、留意しましょう。

 4-2.パソコン内すべての効率化は「RPA」

VBAは、Microsoft Officeだけであったのに対し、RPA(Robotic Process Automation)はパソコン上のすべての操作を効率化します。パソコン操作をソフトウェアのロボットにコピーさせ、手作業で行っていたものや事務作業などの定型業務を代わりに行ってくれます。

・データの入力、集計作業
・インターネット上からのデータ収集やシステムへの登録
・メールの自動応・地域別、商品別の管理、売上計算
・アプリケーション同士の連携

Microsoft Office以外の自動化も行えるので、営業管理、商品管理など対応できる領域は、RPAのほうが広いといるでしょう。

ただし、RPAの方ができることが多い分、導入ハードルが高いです。RPAの導入形態は、デスクトップ型、サーバー型、クラウド型などがあります。

データの取扱容量や処理速度によって変わって選ぶものが変わってきます。また、データの管理となると情報の取扱いに気を付けなければいけません。自動化したい業務によってVBAとRPAを適宜使い分けていきましょう。

バックオフィスの効率化の例として、メールから自動で取引先を抽出し、エクセルにまとめたりすることもでき、バックオフィス担当者の大幅な業務効率化に成功したこともあります。

5.まとめ:「業務改善・効率化」に関するご相談を承ります

今回は業務改善や効率化のためにできることを着手しやすいものから紹介しました。簡単にできることは、自社内でできると思いますが、マニュアルや自動化などはやはりノウハウがないと厳しい部分があるかもしれません。

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