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総務部はリモートワークができない?制度導入の注意点と解決方法を紹介!

2020.12.28  |  コラム 総務

「総務部は社内業務が多くリモートワークへ切り替えずらい」と考えている方もいるでしょう。

総務部はオフィスに人がいなければ郵送物や電話対応ができないなど、業務が滞りやすい場合もあり、コロナ禍でも毎日出社している総務部の方々もいます。

しかし、総務部でやるべき業務、代替できる業務を細分化すればリモートワークへ移行していくことも可能です。

今回は、総務部へリモートワークを導入する時の問題や解決方法について紹介します。

 

1.総務部の半数は「毎日出社」でリモートワークができていない

引用:株式会社月刊総務「総務のリモートワークの実態」

株式会社月刊総務では、全国の総務担当者320名を対象に「総務のリモートワークの実態」についてアンケート調査を行いました。

その結果、約半数(48.4%)が「毎日出社している」と回答しており、緊急事態宣言解除後は原則出社に切り替わったこと、リモートワーク定着率が低いことが判明しました。

そして「原則リモートワークだが交代制で毎日誰かが出社している(32.8%)」を合わせると、8割近くの総務部で完全なリモートワーク導入をできていないという事実がわかりました。

総務部のリモートワーク導入が難しいのは「郵便物の対応(65.6%)」「契約書等の押印(51.3%)」をする必要があると答えた方が最も多く、

他にも「オフィス環境整備(47.8%)」「代表電話の対応(41.9%)」「備品管理(37.5%)」「会社から出社するように指示されたから(33.1%)」「来客対応(26.3%)」「入社・退社に関わる対応(24.4%)」「施錠管理(21.9%)」という回答がありました。

総務部へリモートワークを導入し業務の効率化を図るためには、業務内容に優先順位をつけ「自分たちでやらなければならない仕事が何か」把握することが大切です。

そのため「書面のやりとり」や「押印」をデータ化し、FAXや電話を出社せずに対応できるシステムに切り替えることが、リモートワーク導入を後押ししてくれるでしょう。

バックオフィス関連記事:経理だってリモートワークは実践できる!デジタル化させるメリットも解説!

2.総務部のリモートワークを阻害する4つの業務と対策方法

先述したとおりリモートワークが定着しないのは長年にわたる「紙」文化や郵便物の対応など、細々とした仕事を総務部で一手に引き受けていることが原因です。

特に総務部では、以下4つに関する業務で出社を余儀なくされている方が多いでしょう。

  • FAX
  • 印鑑
  • 電話

リモートワークの導入を進めるには、これらの業務からデジタル化などし徐々に切り替えていくことが望まれます。特にペーパーレス化はリモートワーク導入に不可欠です。

例えば契約書や請求書などをデータ化すれば、紙代やインク代、郵送費用などのコスト削減が叶います。データはクラウド上で保管できるため、必要な書類を見つけやすく書類保管場所いらずです。

ただ書類のデータ化はコストや労力がの削減へつながりメリットが大きい一方、請求書など取引先が関係するものは、一気に切り替えが難しいケースもあります。

取引先が多いとデータへの切り替えが大変ですが、業務効率化やコスト削減など後のメリットが大きいです。ここでは項目別にリモートワークへの対策方法を紹介しますので、検討してみましょう。

2-1.紙

請求書や郵送物など「紙」は、クラウドツールや郵便代行で対策しましょう。紙による業務が減れば、紙の処理だけのために出社をする必要がありません。

例えば請求書管理をクラウドツールで行えば、請求書を1枚ずつ保管する手間やコストがなくなり、クラウド上で一括管理が可能です。

クラウドツールであれば、社内パソコン以外のスマートフォンなどでも確認することができ、どこにいても請求書の処理ができるのです。

しかし紙のデータ化は一気に進めることが難しく、郵送物の手続きが必要な総務部もあるでしょう。そのような場合は、郵便代行を利用をすれば郵便局へ出向く時間と手間を削減できます。

郵便代行は郵便物を業者が代わりに郵便局へ持ち込みしてくれるサービスです。業者がオフィスまで郵便物を取りに来てくれるため、業務を中断して郵便局へ行く手間が省けます。

2-2.FAX

取引先から送られてくる「FAX」は、インターネットFAXで対策しましょう。インターネットFAXは、パソコンやスマートフォンからなどインターネット環境があれば送受信可能です。

インターネットFAXは専用機器が不要でメールを送る感覚で使えるため、導入のハードルが低いでしょう。ネット回線を利用するため、固定電話と比べて利用料金が安い点もメリットです。

相手が従来のFAXしか所有していなくても送受信ができるため、リモートワーク導入の最初のステップとして切り替えやすい業務といえるでしょう。

また受信したFAXはPDFなどにデータ化されるため、必要であれば印刷することもできます。必要な書類の印刷を選べるため、紙を無駄にする心配もありません。

2-3.印鑑

請求書や各種書類などの「押印」や「契約書」は、電子印鑑や電子契約書で対策しましょう。

電子印鑑や電子契約書は、パソコン上で契約書の作成から押印まで行うことが可能で、押印のためだけに書類を印刷する必要がありません。

なかには「契約書は書面で取り交わさなければならない」と考えている方もいるでしょう。実は、紙の契約書を電子契約書へ置き換えても法的効力は変わりません。

そのため紙のデータ化と並行して電子契約書への切り替えをすすめるとリモートワークしやすい環境が整うでしょう。

なお電子契約書に押印する電子印鑑は、専用のソフトがあれば誰でも作成ができます。電子印鑑は改ざんや複製防止のため識別情報などデータが組み込まれたものを使い、セキュリティ対策が万全なものを使用しましょう。

2-4.電話

企業の代表番号への「電話」は、電話代行サービスで対策しましょう。電話代行サービスでは、代表電話にかかってきた電話を業者が代わりに受けてくれるため、オフィスに人がいなくでも業務に支障がありません。

入電の際は代行業者からメールで報告を受けたり、リモートワーク中の社員へそのまま繋いだりすることもできます。

通話は録音してくれるため、内容を確認し後から掛けなおすことも可能です。そのため業務に関係ない営業電話の対応で時間を取られることがないでしょう。

電話代行サービス業者の中には、平日だけでなく土日祝日の対応もしているところもあります。まずは入電頻度に合わせてサービスを利用するなどし、本格的な導入に繋げていきましょう。

3.テレワークをきっかけに「戦略的総務」へ

総務部へリモートワークを導入する際に課題となる4つの業務について対処法を紹介しました。現在、働き方改革やコロナ禍の影響もあり、会社のあり方や業務スタイルが変わりつつあります。

これからは労働生産性を重視する働き方が重要視されるため、日々の業務をどれだけ効率化できるかが企業の底上げに深く関係するでしょう。

しかし「総務部の仕事は社内で行うもの」という固定概念から、なかなかリモートワークへ切り替えられずにいる企業もあるのではないでしょうか。

これまで述べたように、一度に多くの業務を切り替えるのは企業や社員にとって負担が重く、制度定着まで時間を要するかもしれません。

そのような時は、総務部へのリモートワークをきっかけに社内全体の業務効率化を図ると良いでしょう。まずは制度化や定着率を急がずに試行錯誤を重ね、徐々にリモート範囲を拡げていくことが重要です。

また業務効率化のため「戦略的総務」を推し進めるのであれば、効率化を阻む各種業務や社内環境について能動的な改善提案も必要です。

「自分たちが本当にやるべき業務は何か」確認し、優先度の高い業務に人材を充て業務の質を高めていきましょう。

「総務部へリモートワークを導入したいけど、何から始めればよいかわからない」という方は、バックオフィス支援サービスに相談すれば「戦略的総務」へスタートを切ることができます。

制度の導入からサポートまで継続的な支援が受けられますので、ぜひ検討してみましょう。

バックオフィス関連記事:戦略的バックオフィスへ!効率化を図るためのフレームワーク

4.まとめ:「バックオフィス」に関するご相談を承ります

今回は、総務がリモートワークを行うための方法を紹介しました。紙業務を中心としているため、どうしてもリモートワークが進まないと考えがちですが、一つ一つ細分化していくと意外と業務効率化できるのではと、感じた人もいるはずです。

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