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バックオフィスのアウトソーシングを利用するメリットと業務を解説!

2020.12.28  |  コラム バックオフィス

スタートアップは新しくやらなければならない業務がたくさんあり、バックオフィスのアウトソーシングを利用したい方が多くいらっしゃるかと思います。

今回はスタートアップがバックオフィスのアウトソーシングを利用するメリットや、どんな種類の業務があるのかを解説します。

 

1.スタートアップがバックオフィスのアウトソーシングを利用するメリット

スタートアップにはやらなければならないバックオフィスが多くあります。人事・経理・会計・総務など、企業の活動を支える柱のような業務です。

ベテラン社員がいるわけではないスタートアップは、慣れない社員が初めてのバックオフィスにあたふたすることも。

人材や経験が不足しているスタートアップがバックオフィスのアウトソーシングを利用すれば、慣れない業務に時間を割かずに自分の仕事に集中できます。

また、バックオフィスのために新しく社員を雇うよりも人件費削減に繋がります。社員を雇うと、給与・交通費・社会保険料などが発生するためコストがかかるでしょう。バックオフィスのアウトソーシングを利用すれば、業務に対する成果の費用のみで済むのが良いところです。

以上のことから、スターアップがバックオフィスのアウトソーシングを利用するメリットは、バックオフィスの時間削減と人件費削減ができることでしょう。

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2.バックオフィスでアウトソーシングできる4つの業務

バックオフィスでアウトソーシングできる業務は多く存在しています。ここでは4つの業務についてご紹介します。

2-1.請求事務

請求事務の業務には請求書の作成・入金の確認・内容確認・支払い業務などがあります。請求書の作成と一言でいっても、データ入力・書類作成・郵送・保管など多くの作業が必要です。

請求書先が何件もあったり請求日が異なると、ずっとその作業に追われてしまうことがあります。

また、請求書関係は緻密さと丁寧さが重要なので、他の仕事をしながらすると失敗してしまうことも。相手先との信頼関係のためにも、アウトソーシングを利用して間違いのないようにしたいですね。

請求には未回収のリスクがつきものですが、アウトソーシングはその催促を行ってくれるのもポイント。

実際に未払いが発生した際に保証をしてくれるアウトソーシングを選べば、さらに安心して任せられるでしょう。

2-2.人事・労務事務

労務関連の社会保険制度は毎年のように改正箇所があります。改正されるたびに書類を更新する必要があり、やり方を覚えなえればなりません。

毎月やることとして、給与計算・月額変更届の提出(変更の必要がある場合のみ)・社会保険料の納付・賃金台帳の作成・勤怠管理などがあります。

年に1度は、算定基礎届の提出・年末調整・源泉徴収票の作成をしなければなりません。

また、新規雇用には雇用保険被保険者資格取得届・被保険者資格取得届等、退職時には喪失手続き等の手続きをしなければなりません。

社会保険の手続きは少しずつ電子申請サービスに移行しており、慣れない人には大変な作業になるでしょう。

人事関連業に強いアウトソーシングの会社には、資格を持った専門性の高い社員がいるため、安心して業務を任せられます。

2-3.会社設立

会社を設立する際には、事業が始まる前に必要な業務が多く存在します。内容が複雑で難しいことも多いため、専門家に依頼するスタートアップが多いです。

会社設立代行サービスを謳っている会社を選べば、印鑑作成・定款作成・各種届出書を一括で行ってくれることもあります。

各専門家に依頼する方法もあります。

・司法書士 登記申請代理
・公認会計士 登記申請代理・税務署への届出
・行政書士 定款作成・電子定款の作成
・税理士 税務署への届出
・社会保険労務士 社会保険等の代理申請

専門家に依頼することで、会社設立時だけではなく、その後も適切なアドバイスを受けられる場合があります。資格によってできることが異なるため、まとめてお願いできるアウトソーシングがおすすめです。

2-4.HP作成・更新・対応

現在は多くの会社が自社HPを持っています。スタートアップならば、当然HPを作って利用していきたいでしょう。

HPを作成するには、WEBデザインなどの技術が必要です。せっかくならばクオリティの高い見栄えの良いHPを作りたいですよね。また、HP内にコラムなどを載せる場合は、マーケティング能力のあるライターが必要になります。

HPができあがったあとも日々の更新や、問い合わせ対応など、時間のない社員に任せるよりもアウトソーシングするほうが時間削減になりますし、プロの仕事をしてもらえます。

トラブル発生時にもプロに任せれば安心。パソコンに慣れていないと何をどうしたら良いかわかりませんが、アウトソーシングすることによって、その後のお詫びの掲載などもしてもらえます。

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3.バックオフィスのアウトソーシングを利用する上での注意点

バックオフィスのアウトソーシングを利用するということは、外部の人に業務を委託するということ。ここでは、アウトソーシングを利用する場合の注意点をご紹介します。

3-1.情報漏洩

アウトソーシングの業務によっては、個人情報や機密情報を相手に託さなければなりません。そのため、情報漏洩のリスクが常につきまといます。アウトソーシングを選ぶ際には、管理体制が整った業者を選ぶとよいでしょう。

情報漏洩しないためにはリスク管理が重要です。業務の権限を細かく設定し、必要最低限の情報にしか触れさせないようにしましょう。必要のないデータは渡してはいけません。

また、法律や条例に基づいた管理をしているか確認するのも大切。管理システムを備えるアウトソーシング業者が増えていますが、その業者への監督責任は自社にあるため、任せっぱなしせず危機管理意識を持ちましょう。

3-2.社員の成長機会の損失

アウトソーシングを利用すると、専門的なことを社員に教える必要がなく、効率的で的確なバックオフィスをしてくれるので業務内容に満足できるでしょう。しかし、アウトソーシングで行っていることは社員には身につきません。

スタートアップの場合、初めは人材不足で組織体制が整っていないため、アウトソーシングを使うメリットが大きいです。

しかし、自社社員が業務を行うようにシフトしていきたい場合は少しずつ社員育成に力を入れる必要があるでしょう。

外部の会社から社内のことを聞かれたときに、社員が答えられない状況が出てくるかもしれません。専門的なことは答えられなくても良いかもしれませんが、基本的な内容は答えられるようにしておきたいですね。

そのためには、アウトソーシングを利用したから任せっぱなしにするのではなく、社員も成長するように努力することが大切です。

3-3.信頼関係の欠如

仕事をする上で何より大切なのは信頼関係。しかし、アウトソーシングを利用していると関わる機会が少ないため、なかなか信頼関係を築けない場合があります。

一緒に働いている社員なら、失敗しても状況がわかったり手助けできますが、アウトソーシングだとそうはいきません。費用をかけて利用しているのだからと、失敗に厳しくなったりすることも。

依頼している以上、きちんとした仕事をするのは当然のことですが、信頼関係が築けないためにトラブルになる可能性もあります。相手の言い分を聞いたり、こまめにコミュニケーションをとるとよいでしょう。

4.まとめ:「バックオフィス」に関するご相談を承ります

今回は、バックオフィス業務の中でアウトソーシングできる業務について解説しました。

バックオフィス業務の中でも、アウトソーシングしやすいものと、しにくいものがあり、どのように使い分けてよいか分からない人もいるかと思います。

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