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戦略的バックオフィスへ!効率化を図るためのフレームワーク

2020.10.21  |  コラム バックオフィス

バックオフィスを効率化するためにまずどこから始めて行けば良いのでしょうか?オススメはフレームワークを使って関係者全員の目線を合わせることです。
今回は、バックオフィスを改革するためにフレームワークが重要である理由と、具体的なフレームワークを紹介します。

 

1.バックオフィス改革にはフレームワークが重要な理由

3C分析などのビジネスフレームワークを一度は聞いたことがある方は多いと思います。フレームワークとは「枠組み」という意味であり、ビジネスで多くの情報や課題をそれぞれの目的に合ったものに当てはめて、図式化するものを言います。

なぜ、バックオフィスの改革にフレームワークが重要なのかというと、フレームワークを使うことで、誰かの成功パターンをフォーマット化して整理しやすく、素早く手順や考え方を提示できるからです。

バックオフィスの改革には、担当者だけでなく、部門長、管理職、経営陣も巻き込んでいく必要があるため、フレームワークを使うことで関係者の意識統一がさせやすかったり、全体と流れとして今どこにいるのか把握しやすくなります。

また、関係者を説得するための社内での会議でプレゼンテーションが行なわれる場合もありますが、フレームワークを使うことで、他人に説明するときも分かりやすく伝えることができます。

バックオフィスの改革は、多くの関係者を巻き込みながら、スピード感をもった対応が求められます。まず最初にやることは、フレームワークを使って、現状の課題の把握、具体的な施策の考案を行なうことが大切です。

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2.バックオフィス関係者は全員知っておきたい!基本のフレームワーク3選

フレームワークの重要性を理解したところで、具体的なフレームワークを紹介していきます。様々なフレームワークが存在しますが、比較的よく使われるもので、なおかつバックオフィス改革の手順に沿って紹介していきます。

 2-1.まずは経営陣が何を求めているのか把握するージョブマップ

バックオフィスの効率化でまずすべきことは「会社の課題」を把握することです。会社の課題が把握できなければ、サービスやプロダクトが売れなかったり、中途半端な形で方向転換を余儀なくされてしまいます。

そこで重要なのはジョブ理論をもとに作られた「ジョブマップ」です。会社の課題は経営陣がのニーズとも置き換えることができ、ジョブマップを使うことで、経営陣の悩み・課題を整理し、解決するための流れを把握できるので、全体像をイメージしやすくなります。

マップで振り分けるポイントとしては、

・機能的なジョブ:経営層が成し遂げたいジョブ)
・状況(ジョブの進捗状況)
・顧客(困っている担当者は誰か?)
・台頭(トレンド・技術・法律などで今後新たに発生しそうなジョブ)
・関連(仕事で関連しているもの)
・感情的(従業員の感情)
・社会的(世の中からの目)

などを意識すると良いです。ジョブマップを使うことで表面的でなく、背後に隠されたニーズを明らかにすることができるので、既存のバックオフィスの体制では、満たされない要素が浮き彫りになってくるでしょう。

また、過剰に満たされているバックオフィスの仕事も可視化できるので、既存の部署に対して、新しい改善点を見いだすことができるはずです。

 2-2.withコロナだからこそ事業環境の整理をー事業環境マップ

ジョブマップを通じて会社の課題を把握できたら、事業の周辺環境も整理しておくとよいでしょう。ビジネス環境は目まぐるしく変動し、複雑化しているのが現状です。直近のニュースでは新型コロナウイルス対策による働き方改革の急進があるでしょう。

業種にもよりますがが外出自粛規制によって、リモートワークが一気に進んだ職種もあります。とくにIT業界や営業やエンジニアなどのパソコンやテレビ会議があれば仕事ができる仕事は改革が進みました。

しかしながら、経理や総務などのバックオフィスなどの内勤業務はリモートワークをあまり進んでいないのが現状です。事業環境マップを使うことで、他社などと比較したときに自社がどの位置にいるのか把握しやすくなるので「競合に追いつく、追い越す」の観点から経営陣に提案しやすくなります。

事業環境としては、市場、産業、トレンド、マクロ経済の4つに注目すると良いでしょう。

・市場:市場の規模や成長性はあるのか?
→今後成長性が見込まれるのであれば、オフィス移転の検討
→縮小傾向にあるならば、オフィスコストの削減を考える

・業界:競合・今後の推移
→競合企業の平均残業時間を意識する
→業界としてテレワークが普及しやすいか

・トレンド:今後流行ってくるもの
→テレワーク助成金などの創設
→副業の解禁による従業員の会社への帰属意識の変化

・マクロ経済:変動的な経済的要素
→インフラ整備の拡充、5G通信の開始
→経済自粛によるライフスタイルの変化

これらの要素は、少しの変動でも会社の利益は大きく変わります。外部環境によってバックオフィス環境に大きなダメージを受けてしまう可能性があります。技術環境によってバックオフィスが今後の変化に対応できるように、策を練っておくことも大事です。

 2-3.効果の高い順番に優先順位をつけるーECRS

ECRS(イクルス)とは、効果の高い順番に業務効率化を考案行くためのフレームワークです。

・E(Eliminate):無駄な業務を減らす

いつも当たり前のように行なっている作業がルーチン化しているだけで、それほど重要ではない可能性もあります。バックオフィス業務で無駄だと思われている習慣は、思い切ってやめてしまうのも良いかもしれません。

具体例:紙で管理していた書類を電子化する。クラウドソフトを入れて手続きを簡略化させる。

・C(Combine):連続して作業が可能な仕事をまとめる

似ている作業を同時に行う、複数の作業を並行して進めることで、工数を減らすことが重要です。例えば、請求書作成などを同時並行することで業務を工夫することがあります。

具体例:発注や請求関係書類作成を別々の人間でやっていたがすべての作業を一人でやってみる。個人で入力していたものを一人でまとめて入力するようにする。

・R(Rearrange):プロセスの順番や人員配置の変更による効率化を狙う

業務を細分化し、アウトソーシングする方法が考えられます。それぞれの業務ごとに作業を行う担当者を変更することも考えます。

体例:給与計算など総務部で行っていた業務を人事部が行うようにする。経理などの毎月発生している固定業務を外部に委託する

・S(Simplify):フローを単純化し、無駄をなくす

作業を「シンプル」にすることを目指せば、バックオフィス担当者の工数を削減しつつ、気持ちの面でも余裕が生まれ、従業員の満足度が上昇したり、離職率が減るかもしれません。

具体例:不必要なデータ入力を減らす。見積書や納品書などのテンプレートをシンプル化する。

今までのバックオフィスのやり方や慣習を見直すことは、決して簡単ではありませんが、これまでと同じことが良いという思い込みを取り、常に部を改善するというアイディアを出すためにも、このフレームワークを活用してみてはいかがでしょうか。

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3.まとめ:「バックオフィス」に関するご相談を承ります

今回は、バックオフィスの効率化を行うためのフレームワークを3つ紹介しました。どれもこれもシンプルなものなので始めやすいかと思います。まずは課題を整理し、何から着手すべきなのかメンバーで決めて行くと良いでしょう。

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