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【業務別】管理部門(バックオフィス)の業務内容と業務効率化ポイントを紹介!

2021.01.21  |  コラム バックオフィス


「管理部門(バックオフィス)を改善したい!」という管理職や経営者の方も多くいらっしゃるでしょう。

管理部門(バックオフィス)にはさまざまな仕事があり、業務内容によって改善の仕方が変わってきます。

業務効率化には、ITツールを利用する、データを一元化する、アウトソーシングを利用するなど多くの方法があるので、何を導入したらよいか迷うのではないでしょうか。

今回は、それぞれのバックオフィス業務に合わせた業務効率化のヒントをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

 

1.管理部門(バックオフィス)とはどんな仕事?フロントオフィスとの違いは?

社内業務には、バックオフィスとフロントオフィスの2種類があり、両方ともビジネス用語として使用されています。

フロントオフィスとは、顧客と直接関わる部署の総称であり、売り上げに直結する業務が多くあります。顧客に対応する営業やコールセンターなどは、フロントオフィスです。

それに比べて、バックオフィスとは顧客と直接やりとりをしない社内向けの業務を指します。総務、経理、人事、管理など、後方から支援する「縁の下の力持ち」の役割を担うのが基本です。

バックオフィス業務は効率性が重視される傾向にあり、会社の運営に欠かせない大切な業務といえるでしょう。

バックオフィスはルーティン化できるものが多いため、フロントオフィスに比べると、ツールやアウトソーシングを活用して改革しやすい業務といえます。

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2.管理部門(バックオフィス)の具体的な仕事内容と業務効率化のポイントを解説

管理部門(バックオフィス)にはさまざまな仕事があります。今回は、総務・経理・人事・法務の4つの業務内容と業務効率化のポイントについてご紹介します。

 2-1.総務の仕事内容と業務効率化ポイント

総務の仕事とは、会社を運営していくために必要である、さまざまな業務のことを指しています。専門的に担当できる部署以外の業務をすべて担っているといえるでしょう。

具体的には、備品の管理・発注、福利厚生業務、電話・メール・来客対応、社内規定の作成・更新、社内イベントの企画・運営などです。

会社によっては、人事や経理、広報などの仕事を担当することもあり、業務内容は多岐にわたります。

総務の業務効率化には、

・定期的にタスク内容と進捗状況を確認し、ツールを使って部門内で共有する。
・ITツールを使って無駄な作業を排除する。
・定型的で細々とした業務をアウトソーシングに委託する。

などが効果的です。特に新型コロナウイルスの影響でテレワークを実施する企業が多く増えています。

このタイミングで総務を一気に改革するチャンスでもありますので、業務効率化を考えてみてはいかがでしょうか。

 2-2.経理の仕事内容と業務効率化ポイント

経理の仕事とは、利益や資産を生み出すお金の管理をすることです。基本的業務は「日次業務」「月次業務」「年次業務」の3つに分けられます。

日次業務……現金の出納状況の管理、伝票整理、備品の購入、経費精算など。
月次業務……給与計算、勤怠管理、支払い・回収など。
年次業務……源泉徴収税の管理・支払い、決算書の作成、賃借対照表の作成、税務申告など。

経理の業務効率化には、

・ITツールの活用で紙ベースの業務をなくす
・会計ソフトを導入する
・高いスキルを持つ専門家にアウトソーシングで委託する
・領収書発行の手間をなくすために法人カードを活用する などが効果的です。

経理業務は「専門性が高い「ミスが許されない」「紙業務が多い」などの特徴があります。それだけ導入ハードルも高いですが、効率化できた時のインパクトは大きいです。

バックオフィス業務の中でも業務効率化まで時間がかかる職種ではありますが、粘り強く改善していきましょう。
2-3.人事の仕事内容と業務効率化ポイント
人事の仕事とは、社内組織の人材管理に関するすべての業務を指します。具体的には、採用活動、教育・研修、評価制度などです。

採用だけではなく、採用後に従教員が自分にあった能力を発揮できるように人材計画の推進なども行います。人材による組織を活性化を目指し、管理していく業務といえるでしょう。

人事の業務効率化には、

・社員情報を入力すると自動的に勤怠や給与管理を紐付けしてくれるような、人事管理ソフトやシステムを導入する
・従業員のデータを一元化し、更新情報をリアルタイムで確認できるようにする
・アウトソーシングを通じて給与計算など専門性の高い業務は外部に依頼する などが効果的です。

人事は採用を行いながらも給与計算などを行うケースもあります。片手間になりがちな業務だからこそ、アウトソーシングやITツールを使うことで業務効率化していくことが大事だと言えるでしょう。

 2-4.法務の仕事内容と業務効率化ポイント

法務の仕事とは、社内組織におけるすべての法律関係の業務を指します。

具体的には、契約書の作成やチェック、特許や著作権の管理、コンプライアンス(法令遵守)の体制作りなどがあり、トラブル回避のためにも専門性が問われる仕事です。

契約書を電子化する、電信印鑑にして効率化を図るなどありますが、特に近年はコンプライアンス(法令遵守)が広く知られるようなり、法律や企業倫理を守ることが注目されています。

法務の業務効率化には、AIの導入が始まっています。

法務への問い合わせには、同じような相談や質問が多くあります。その対応をAIに任せられれば、かなりの時間削減になるでしょう。

また、膨大な量の裁判例やデータの検索などもAIの得意分野です。AIに任せることで、リーガルリサーチの負担が軽減され、従業員は優先度の高い業務に時間を使えるでしょう。

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3.今求められる「攻め」の管理部門(バックオフィス)とは?

今求められる「攻め」の管理部門(バックオフィス)とは?

今までの管理部門の仕事は、現状維持をメインとし、守りに徹したものが主流でした。しかし、業務効率化を目指すためには、能動的に会社を変えていく管理部門が求められます。

また近年、総務の運営方針として「戦略総務」という考え方が広まりつつあります。「戦略総務」とは、ルーティン化した業務をそのまま受動的に行っていくのではなく、能動的に働き方を改革していくことです。

企業を積極的に変革していくことによって、社内の環境が改善され、業務効率化の推進が期待されています。総務の仕事を行う際に、戦略していくという攻めの姿勢が求められる時代に突入しているのです。

攻めの姿勢を貫くことで期待できるのは、生産性の向上、業務のノウハウの共有化、コスト削減など多くあり、社内のさまざまな制度が改善されていくでしょう。

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4.まとめ:「バックオフィス」に関するご相談を承ります

今回は、管理部門(バックオフィス)にはどんな種類ものものがあり、どうすれば業務効率化が測れるのかについてご紹介しました。

管理部門の仕事は受け身で現状維持を保つことが大切とされてきましたが、これからは管理部門も攻めの姿勢が求められています。

業務効率化のために、会社として新たな一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

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