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人事管理業務を効率化するポイントとサービスの活用方法

2021.01.21  |  BPO・アウトソーシング コラム

人事管理業務を効率化するポイントとサービスの活用方法

人事管理業務は人材を活用しながら、会社組織の発展につなげる仕事です。採用、育成などを経て従業員が成長し、組織の生産性が上がり、利益を出し、安定して継続できるようにすることが大切です。

業務の複雑化など課題も多い中、人事管理業務を少しでも効率化したいと考えている担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、人事管理業務の内容と、業務を効率化するためのポイントや各種サービスの活用についてご紹介します。人事業務の効率化によって時間を節約し、より質の高い仕事を行うチームになりましょう。

 

1.人材管理の仕事内容と業務効率化のポイント

採用や配置・移動、育成や評価など、人材を管理する業務はあれこれ考え出すとすぐに肥大化、複雑化しがちです。効率化のためには、それぞれの場面で、目的を絞り、実現のための最小限の行動、目的に合ったツールの使用が必要です。

 1-1.人材採用にはツールやサービスの利用を

採用業務は、採用計画を立て、求人媒体等へ申し込むところから始まります。そして、求人公開、応募受付、面談や選考、内定の管理、採用手続きなど社内外の諸連絡に多くの時間を要します。

まず、応募者対応にスピードと時間を要するという課題があり、これを改善するのに、メールソフトの自動返信機能を使う方法があります。応募者に受け付けたこと、興味を持っていることをすぐに知らせることができます。

また、面接官の日程を押さえやすくすること、面談評価を定型シートにして比較しやすくすることも時間の節約に有効です。

多少の外注費をかけて改善するなら、採用の諸連絡等を採用システムや外部の支援・代行サービスに任せて、ご自身は判断・決定に専念するような方法もあります。事情に合わせて支援の形も自由に調整できるので、コストも検討しながら利用するとよいでしょう。

 1−2.人材配置・移動は視覚化がカギになる

人材配置の業務は、各社員の特性と各部署のニーズを把握して配置し、部署の生産性アップにつなげることです。

人材配置を効率化するには、まず、社員の持つ特性をヒアリングなどで把握します。次に配置先の部署のニーズを調べ、社員の特性が活かせるかを検討します。

このとき、クラウド型の人材管理システムで、社員や部署のデータを視覚化して整理するのも効率化するポイントです。

人材配置図を作るのも、効率的に配置するポイントです。各社員の氏名・経歴・資格・能力をカードのようにし、組織図に置くような図です。エクセルで作られ、意見交換・管理に利用されています。

人事管理に特化したソフトを利用すると、社員のスキルや特徴を表示させ、組織図の中で配置することで相性を判断しやすく、効率化を図れます。

 1−3.人材育成は目標を絞り外部の利用も検討する

人材育成の仕事内容としては、新入社員に対するOJTやOff-JTなどの研修、自己啓発、中堅社員やリーダー候補の研修などがあります。

OJTは先輩従業員で指導するほうが、年齢の差がなく円滑に進みます。研修をしたらレポートにまとめさせ、成果を確認することも大切です。また、研修に沿った内容の自己啓発を促すことも研修の補足になり、効果的です。

新入社員の研修における効率化のポイントは、目標を絞り、ビジネススキルとリーダーシップを身につけてもらうことです。中堅社員やリーダー候補の研修におけるポイントは、複数の職種での経験、部下を持つ経験をさせつつ、研修の時間、日数を絞ることです。

研修の準備に時間がかかるようなら、役所の外郭団体や専門業者が主催するセミナーを利用するのも効率化する一つの方法です。

 1−4.人事評価はクラウドサービスを利用して効率化を

人事評価の仕事内容は、面談、評価シートの作成、配布、入力、回収、催促、集計、評価の共有と利用、従業員へのフィードバックなど多岐にわたります。

人事評価の効率化には、Googleスプレッドシートが有効です。クラウド上で動作する無料の表計算ソフトで、評価シートをWebブラウザ上で入力、閲覧でき、共有・編集も可能です。

一方、無料ツールとして提供されている評価業務用のシステムをダウンロードできるものや、クラウド型支援サービスとして利用できるタイプもあります。

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2.人事業務別に見た効率化のポイント

人事業務別に見た効率化のポイント

人事業務は他にも人事制度策定や労務管理、福利厚生の提供などがあります。経営を圧迫する情勢も考えて、必要最小限の業務に整理し、各種サービスを利用することも業務効率化には必要です。

 2-1.人事制度策定は必要最小限にして効率的に

人事制度策定の業務は、給与や昇給・昇格にかかわる基準や、福利厚生など従業員が快適に働くための条件など、さまざまな条件を定めることです。

効率化のポイントとしては、人事制度のもとになる自社の経営理念と組織の成長を実現するのに最小限必要な人事ポリシーにして、必要になる作業も絞ることが挙げられます。

次に現状把握を行い、人事制度の大まかな要点を挙げ、概要設計を行います。人事上の課題、従業員のヒアリングなどで調査し、結果をもとに基本的な等級制度や評価制度、報酬制度を定めます。

作業の負担が大きい場合、よい外部支援サービスがあれば、その利用を視野に入れてもよいでしょう。

 2-2.労務管理の効率化はシステムやクラウドサービスで

労務管理は、労働時間、社会保険や福利厚生、労使関係、給与、安全衛生等を管理する業務です。

最近では紙の書類を排したシステム化が進んでいるので、効率化するには必要な書類作成や申請作業を最小限に絞り、システムでスピーディに実行することが大切です。

もう一つのポイントは、労務管理に特化したクラウド型サービスを利用することです。パソコンなどで従業員自身が入力し、そのデータを人事担当者が各種申請や書類に利用できます。諸連絡も簡単になり、集計や分析も簡単なので、全般的に効率化することができます。

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 2-3.福利厚生業務の効率化は提供を絞り外部サービスを

福利厚生は従業員に提供される、住宅、保険、医療、育児、宿泊、レジャー、社宅、寮、財形貯蓄などのサービスです。

福利厚生の業務はサービスが多いほど煩雑になりますが、効率化を図るにはサービスの種類を絞る方法や、外部の支援サービスを利用する方法があります。

福利厚生の煩わしい作業がなくなることで人事、総務の負担が軽減され、他の業務に時間を使えます。サービスの多くはインターネットを使うシステムで、利用状況は支援サービス会社からデータにまとめられて提供されるので、管理も簡単です。

3.まとめ:「人事業務効率化」に関するご相談を承ります

今回は、人事業務の効率化のポイントについてご紹介しました。人事業務の種類は多岐にわたり、コミュニケーションをとる回数や時間も多くなりがちです。

効率化のポイントは把握したものの、自社の状況を見直して効率化を図るには、現状に見合ったノウハウをさらに集めたい、サービスを利用したいと考える方も多いでしょう。

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