戦略的BPOが注目されるワケは？メリット・デメリットも一緒に解説！
社内業務の一部を外部にアウトソーシングすることをBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）と言います。アウトソーシングの業務は多岐にわたり、企画、戦略、経理、給与計算、マーケティングなど経営を構成するほとんどの業務内容が対象となります。
これらのサービスを組み合わせて、より戦略的な経営をすることを戦略的BPOと言いますが、まずはBPOにはどのようなメリット・デメリットがあるのか知っておくことが大切です。
今回の記事は、日本におけるBPOの現状、あらためてメリット・デメリットを分かりやすく解説します。
目次
1.日本の企業は戦略的BPOへの意識が低い
プルデンシャル・ファイナンシャル社「米国の戦略的BPOの利用事例 」によると、 日本は、先進諸国に比べ「経営資源へのコア業務の集中」「業務効率化の対応」といった戦略的なBPOの利用の意識が少ないと言われています。
特に大企業に比べると中小・ベンチャー企業はBPOの利用割合が低い状態です。ただ、満足度では大企業と比べても同じくらいの水準を保っており、潜在的な需要があるにもかかわらず、BPOの良い点に気づいてないと言えるでしょう。
今後認知度やメリットが理解されれば、より多くの企業がBPOを活用するはずです。新型コロナウィルスの対策や先行き不透明な経済に備えて、BPOという選択肢を用意しておくのも一つの手です。
2.BPOの4つのメリット
BPOには様々なメリットが存在します。ここでは特に重要な「経営戦略」「コスト削減」「業務品質の改善」「リスクヘッジ」の4つのポイントを紹介します。
2-1.経営戦略を素早く実行できるようになる
めまぐるしく変わる環境において、自社で0からすべての体制を整えていれば、競争には勝てません。競争を勝ち抜くためにどのような社内体制を構築するかは重要です。
人材確保から育成に時間をかけ、その分野の技術やノウハウの習得、生産設備を整えている間に競合企業に置き去りにされてしまう可能性があります。
BPOを利用することで、早く社内体制を構築することができるため経営戦略を素早く実行できます。また、外部に委託しているため撤退するスピードも早くできます。
2-2.あらゆるコスト削減が可能
BPO導入による業務効率化は、あらゆるコストを削減できます。業務を外部に委託するので設備投資や収益に直接つながっていないノンコア業務、人件費を減らすことができます。
そして、これまで固定費として計上してきたバックオフィス業務の人員増などを変動化できることも大きな魅力です。例えば、経理や人事労務などにで多くの教育コストや人件費を払っていたものを外部に委託することによって、費用の変動化が可能です。
委託先との相性が合わなかったとしても、他の事業者に切り替えることによって、コストの調整が可能です。新型コロナウィルスの影響などで売上が大きく減った企業も含め、絶えず発生する固定費をどうやって減らすのかは課題でしょう。
2-3.「質」と「スピード」の面で業務品質の向上
BPOのメリットは、コスト削減だけではなく、業務の可視化やマニュアル化など質とスピードの面でも品質向上が可能です。BPOの利用にあたっては、アウトソーシングできる業務を洗い出してみたり、外部に委託することで、どれくらいの費用対効果が得られるか検討したりします。
業務を洗い出すことで、これまで属人化していたことなどが可視化されるようになります。さらに可視化された部分をマニュアル化することで、対応者に左右されない安定した業務品質とスピードを保てるようになります。
もちろんこの過程を、自社内で行なうのも良いですが、日々の業務を行ないつつ社内体制の構築を行なうのも良いですが、なかなか時間をとれない企業については、外部に委託するのが一つの手です。
2-4.あらゆるリスクヘッジにつながる
ベンチャー企業やスタートアップ企業のように、少人数で業務を担当している企業は、もし万が一退職者が出てしまった場合、他にできる人がいなかったり、他メンバーへの負担が大きく増えてしまう可能性があります。
また、新型コロナウィルスのようにいつオフィスに出社できなくなり、リモートワークへの切り替えが発生するかもしれません。アウトソーシングで外部委託しておくことで、様々なリスクを回避することができ、社内の様子や外部環境を見ながら徐々に体制を整えていくことができます。
今は業績が良かったとしても安易な投資は命取りになりかねません。アウトソーシングをうまく活用することで、守りを固めることも大切です。
3.BPOのデメリット
BPOにはデメリットも存在します。事前に課題となりそうなことを確認しておき対策を考えましょう。
3-1.業務ノウハウの蓄積が難しくなる場合も
BPOはやり方によっては、きちんと事業者に課題などを伝えず依頼してしまった場合、丸投げ状態となってしまい、自社内にノウハウがたまらなくなってしまう可能性があります。
こうした状況を避けるためにも、事業者と関係性を築き、進捗の把握や情報収集をまめに行っていくことが大切です。また、依頼内容の中にマニュアル化などを適宜盛り込んでいくことで、BPO事業者を解約したとしても、スピード感をもって仕事が進められるよう準備することが大切です。
3-2.情報漏洩リスクやサービスの低下
個人情報の管理については、BPOを依頼する上で、神経質にならざる得ないリスクです。経理や給与計算などの業務で、取引先の情報、従業員の給与額が流出してしまうと、会社として大きな損害を与えてしまう可能性があります。
対策としては、取引先に情報管理についてはあらかじめ取り決めを行なう、もし万が一情報漏洩したときの対応方法などあらかじめ決めておくことが大切です。
また、事業者と契約する際には必ず個人情報の取り扱いをどのように行うのか契約文書の法務チェックを行ないましょう。
3-3.コミュニケーションロスの発生
社内の人にちょっとした業務を依頼する場合、声をかけやすいですが社外の人に依頼する場合は、気軽に頼みづらいといった状況も考えられます。
例えば、経理の仕事だと請求書などのちょっとした修正を外部に委託すると、すぐに欲しいのに時間がかかってしまうかもしれません。この点は、契約前にBPO事業者に対して、どれくらいの頻度でコミュニケーションがとれるのか確認しましょう。
コミュニケーションを取る頻度が増えれば、それだけ料金も高くなります。業務内容に合わせて、使い分けていくことが大切です、
4.まとめ：「BPO」に関するご相談を承ります
今回は、BPOのメリット・デメリットを中心に解説しました。BPOは大企業から中小企業まで、様々な規模の会社で利用が可能です。
いきなりすべての業務を外部に委託するのは準備の手間や、費用面の観点からも不安に思う方もいらっしゃるかもしれません。初めて利用する方は、業務の一部を依頼してみることで、流れをつかむのが良いかもしれません。
また、デメリットの中でも述べた通り、ノウハウの蓄積ができなくなったり、コミュニケーションのロスが発生するかもしれません。そんなときはHINODEの「neconote（ねこのて）」がおすすめです。neconoteは、BPOのサービスをこれまで有名スタートアップ含む300社以上に、人事・総務・経理などの業務を代行から仕組化、構築後の引継ぎまで対応してきました。
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