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バックオフィス改革で「人手不足」を解決するための方法を解説!

2020.09.24  |  コラム バックオフィス

バックオフィス

新型コロナウィルス対策の一環で、バックオフィスの改革を進めようとしている企業は増えていますが、課題が多くまだまだ改革に着手できているとは言えない現状です。

しかしながら、そもそもバックオフィスの改革をすべき企業はどのような課題を持ったところなのでしょうか?

今回は、バックオフィス改革における課題、どのような企業が改革をすべきなのか、愚多的な方法と併せて紹介します。

 

1.ウィズコロナでのバックオフィスの完全出社率は「52.4%」

株式会社イスプリが、2020年8月に従業員数300名以下の企業の総務・経理・人事部に勤めている方(1,072名)を対象に「バックオフィス業務におけるテレワークの実施状況」の調査を行なったところ、

・完全出社 52.4%
・一部テレワーク 36.6%
・完全テレワーク 11.0%

といった結果となりました。完全出社(52.4%)と一部テレワーク(36.4%)と答えた人の割合を合わせると約9割近くの人がテレワークが完全にできていない状況です。

バックオフィス業務は、営業やマーケティングのようなフロントオフィス業務に比べると、顧客と接触する機会が少なく、業務効率化がしやすいと言われています。

どうして業務効率化しやすいにも関わらず、バックオフィス業務は完全テレワークが実施できていないのでしょうか?どのような課題があるのかアンケート結果を紹介します。

「テレワーク導入に向けてバックオフィス業務の課題を教えてください」

・請求書や領収書などの書類の処理(47.3%)
・テレワークに必要なシステムの導入(44.1%)
・データや情報管理などのセキュリティ面(42.0%)
・適切な労働管理(29.9%)
・ネット環境の整備(29.4%)
・適切な人事評価(17.3%)

日本は紙・ハンコ文化が根強くあるため、請求書や契約書に印鑑を押すために出社していると言えるでしょう。また、テレワークを実施するための、ITサービスの活用が進んでおらず、セキュリティの観点からも導入の妨げになっていると考えられます。

今後、バックオフィスの改革を推進していくためには、これらのポイントを意識していく必要がありますが、具体的にはどのような課題を持った企業が改革を行うべきなのでしょうか。

2.「人手不足」の企業はバックオフィスの改革を進めるべき理由

バックオフィスの改革を行うべき企業にはいくつか特徴があり「人手不足」「専門知識の不足」「採用コストの不足」「仕組み化ができていない」などがありますが、今回は特に多い「人手不足」にフォーカスして紹介します。

バックオフィスの人手が足りない状態は、スタートアップやベンチャー企業などの急成長中の企業に多いです。企業の売り上げが大きく伸びているものの、人員の拡充、オフィスの移転、採用計画などが追いついていない状態です。

人が足りていない状態になると、経営者や営業などの担当者が経理などを片手間で行う場合も考えられます。中でも経営者がバックオフィスの役割を中心に担っている状態は、非常に悪い状態と言えます。

経営者が本来行うべき「経営戦略を構築し、事業をいかに成長させるか」ということに時間を割けていないからです。

また、担当者が片手間で請求管理などのバックオフィス業務をこなしているのも、良い状態とは言えません。例えば、営業担当が請求金額の突合を行なっていたら、営業担当が本来時間を割くべき、顧客との対話や提案書の作成に時間を割けなくなってしまいます。

結果的にマルチタスクとなってしまい、業務の生産性が上がらず、ミスが発生してしまう可能性があります。バックオフィス業務でも契約書周りや請求管理はミスが許されず、片手間で行うことは危険だと言えるでしょう。

さらに、マルチタスクが原因で残業時間が増えてしまい、従業員の満足度が減り、離職を招いてしまう可能性もあります。

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3.バックオフィス改革で人手不足を解消するために必要なこと

バックオフィスの改革を通じて人手不足を解消するためにはどうすれば良いのでしょうか?具体的な進め方について紹介します。

 3-1.ERPクラウドの導入

ERPクラウドとは、請求や人事労務に関わるデータを一元管理することで、業務を大幅に効率化させるソフトのことを言います。

従来のERPは「生産管理」「人事給与」「請求管理」などのシステムを別個に管理しており、各システムが連携しておらず、画面仕様やデータの出力が異なり不便な状態でした。

バックオフィスの改革では、様々な人事管理や請求管理などのツールを導入する企業が多いですが、今度は管理するツールが多くなってしまい、ある程度業務効率化されたものの、管理が大変になってしまいます。

ERPを使うことで、企業の経営状況が可視化され、経営戦略考える上で、重要な判断材料となるデータが管理しやすくなります。

また、コスト面においては、一般的にインフラ整備のために初期投資として、多額の資金が必要になりがちですが、インターネットで利用するクラウドERPは、大幅にコスト削減が可能です。

従来のERPでは、サーバー設定から、各種インストールまで導入までに1年を超える期間のものもありましたが、クラウド型では、煩雑な作業がほとんどなく、導入までの時間を減らすことに成功しました。

ただし、ERPはクラウドで管理するため、万が一インターネットに障害が起きた場合に使えなくなってしまうこと、セキュリティ面でのリスクを考えなければいけないなどのデメリットも存在します。

 ERPの導入にあたっては自社の課題を明確にし、メリット・デメリットを考慮した上で検討しましょう。

 3-2.アウトソーシングの活用

「そもそもバックオフィスの改革をどう行なって良いのか何もわからない」「EPRの導入といっても何をすれば良いかわからない」といった人もいるかもしれませんが、バックオフィスの改革を外部に委託し、アウトソーシングすることも一つの手です。

アウトソーシングを利用することで、コア業務に人員を割くことができ、人件費の削減にも繋がります。また、専門的なノウハウを学ぶことができるので、アウトソーシングしたものを社内でノウハウとして、習得し、内製化に繋げることもできます。

デメリットとしては、ERPクラウドと同様に、社内情報が漏洩する可能性があり、業務を進めても自社でノウハウが蓄積されない可能性もあります。

また、自社ルールで業務を進めにくいといったこともあり、特殊な対応については自社で行なったほうがロスが少ないということもあります。

アウトソーシングにもメリット・デメリットはありますが、企業が大きくなるほど組織は肥大化していきます。その際は、バックオフィスをアウトソーシングして、スリム化させる方法が取られます。

アウトソーシングという経営手法は、部門を分離させることで、社内体制の再構築にもつながります。自社に合ったタイミングで利用を検討するとよいでしょう。

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4.「バックオフィス」に関するご相談を承ります

今回は、バックオフィスの課題から改革方法についてご紹介しました。まだまだバックフィスの改革が進んでいるとは言えない企業が多く、これから着手する会社もあるでしょう。

業務改革を一気に推し進めるとなると、会社の幹部陣も巻き込みながら行う必要があり、日々の業務を行いながら着手するのは難しいかもしれません。

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