コラム

情シス(情報システム部)が抱える課題はアウトソーシングで解決!

2021.08.18  |  コラム 総務

「情シス」(情報システム部)とは、企業のシステムに関する業務全般を担うIT担当部門です。業務改善や業務効率化のためのシステム導入や立案・戦略など、社内システムの保守・運用・課題解決など重要な役割を担っています。

しかし、情シス(情報システム部)の業務は多岐にわたること、人材の慢性的な不足、業務が煩雑でミスが頻発するなど、深刻な課題も顕在化しています。このような課題解決のために、近年では情シス(情報システム部)業務を外注する企業も増えてきました。

今回は、情シス(情報システム部)の抱えている現状の課題、業務効率化の必要性、情シスのアウトソーシングについてご紹介します。情シス(情報システム部)のアウトソーシングについて、すぐに相談したい方は日乃出のサービスページをご確認ください。

 

1.情シス(情報システム部)が抱える慢性的な課題とは?

情シス(情報システム部)が抱えている課題とは一体どのようなものがあるのでしょうか。

1-1.情シス(情報システム部)の仕事は多岐に渡る

情シスの業務は大きく分けて2つ。
「基幹システム」と「情報系システム」です。「基幹システム」は企業活動をする上で必須のシステム。

既存システムのカスタマイズを施したり、運用・保守によるシステムの安定した稼働など企業の事業活動を支える根幹を担っています。「情報系システム」とは自社のネットワークの構築・運用・保守、セキュリティ対策、また業務の効率化・生産性の向上など社内環境を整える役割です。

具体的には下記の業務などを行っています。

・セキュリティ対策
企業が最も危惧しているのは情報漏洩やハッキングなどのセキュリティ対策。
どのようなセキュリティ対策が必要なのか、導入はどのような手順で行えばいいのか、運用方法を検討し実施していきます。

・情報システムの企画開発
社内の業務効率化のために必要なシステムを企画開発する業務です。

顧客管理や商品在庫管理システムなど、業務における課題や懸念点を解決するために、現場の声を聞き、より現場のニーズに合ったシステムを開発します。既存システムの効率化を求められるケースもあります。

・社内サポートデスク
社内システム全般の問い合わせ窓口になっている場合も少なくありません。情報系のシステム操作は使い慣れるまでに時間を要したり、従業員のITリテラシーの度合いにより理解するには難しいものも。

各種操作方法を指導したり、研修の機会を設けて社内への指導をする役割を求められることもあるでしょう。

1-2.深刻な人材が不足、ひとり情シス(情報システム部)や兼務体制になりがち

ひとり情シスとは、企業内に情報システム担当者が1人、あるいは少人数しかいない状態のこと。スタートアップ企業や零細企業では、少数精鋭主義も多く、ひとり情シス体制であることは珍しくありません。

前述のとおり、情シスの業務は多岐にわたります。社内インフラの構築から日常的なシステム管理、個々のPC管理から機器類の設定など細かい対応も必要とされます。

緊急性の高いトラブルが発生した場合は、他の業務を止めて対応にあたるなど臨機応変な対応も必要。日々変化する情報セキュリティやインフラ運用業務など、クラウド移行やDXの取り組みなど、情シスの業務負担は増える一方です。

常に学ぶことも多く、異なる性質の業務を柔軟に対応しなければならないため、優秀な人材を育てるには時間を要します。スキルやレベルの向上も課題のため、なかなか簡単には人材が確保しにくい状況です。

そのため、社内で少しPCに詳しい人が対応にあたるなどで急場をしのいでいるに過ぎないという現実も垣間見えます。

1-3.情シス(情報システム部)本来の業務が機能しない

情シスでは本来、企業の成長戦略のためのシステム開発や構築、提案など全社的な取り組みを行うことで会社に貢献していきます。しかし、日常の煩雑な業務に追われ、本来の業務に集中できず成果が上がらないという問題があります。

新型コロナウィルスの影響により、在宅ワークを行うためにクラウドサービスの導入をする企業も増加しています。クラウドサービスは業務効率化のために欠かせないメリットの多いものですが、クラウドサービスの導入から運営、管理を行うのは情シスの役割です。

普段の業務に加え、新たなクラウドサービス導入の対応に向けた知識習得や作業時間の増加など、現状は課題が増える一方です。

情シス部関連記事:今改革が期待される情シス部(情報システム部)とは?仕事内容や業務効率化の方法も紹介

2.情シス(情報システム部)を機能させるために必須の対策とは!?

前述したように情シスの課題は多く、企業では早急な対策が求められています。情シスの課題を解決するために、どのような対策が求められているのでしょうか。

2-1.情シス(情報システム部)の属人化を防ぎ、業務効率化を図る

前述したように、情シスの本来の業務は、企業成長のためのシスム開発や提案、IT戦略です。ところが、実際はヘルプデスクや日々のセキュリティ対策などこまごました業務に追われ、本来の業務への時間を奪われている状態です。

これらの問題は、情シスにしか対応できない業務、わからない業務など属人化してしまっていることが原因の一つです。誰でも対応できるはずの業務については、再現性のあるわかりやすい仕組みを作っていくことが大切です。

2-2.社内運用を見直し、従業員のITリテラシーを向上する

企業により従業員のITリテラシーには差があることは否めません。情シスの業務を効率化する上では、個々のITリテラシーを高めるべく社内運用を見直すことが必要です。

「IT関連のことはわからないから情シスへ聞けばいい」という社内の風潮のままでは、いつまでたっても従業員のITリテラシーは向上せず、情シスの負担が減りません。

簡単なプリンターの設定やオンラインミーティングの設定など基本的なPC操作は誰でも行えるように、情シスを頼らなくても解決する仕組みづくりが重要です。

2-3.経営層の意識改革

情シスの業務効率化を妨げる一番の要因が「経営層の認識不足」という指摘もあります。

直接利益に結び付かない、いわゆるバックオフィス業務に人件費を割くことや経費をかけることに否定的なケースも見られます。経営層が情シスの必要性と課題を理解し「将来を見据えた経営のために必要な投資である」と認識することが重要です。

実際の現場では、経営層の対応を待っているばかりでは何も解決しない場合もあるのではないでしょうか。社内全体の予算を鑑みた上で、情シスから業務効率化につながるシステムやツールの導入などの提案も場合によっては必要です。

BPO関連記事:RPAとBPOアウトソーシングを組み合わせることで業務効率化を目指そう

3.情シス(情報システム部)業務を効率化するためのアウトソーシングサービスとは?

情シスの抱える課題を解決するためにはアウトソーシングするという考え方もあります。実際に、情シスをアウトソーシングするためにはどのようなポイントがあるのでしょうか。

3-1.情シス(情報システム部)のアウトソーシングのメリットとは

情シスをアウトソーシングすることには、いくつかのメリットがあります。

・情シス本来の業務に専念できる

前述していますように、情シスにとって最も重要な業務は、企業の成長・拡大のために必要なIT戦略の構築です。日常業務や社内ヘルプデスクなどの突発的な作業の対応に追われてしまうと、本来の業務が滞ってしまいがちです。

しかし、アウトソーシングすることで日々の細かなトラブルから解放され、本来の戦略的な業務に集中できます。

・属人化の問題を回避できる

ひとり情シスの場合、担当者にすべて頼ってしまっている状態にあります。その場合、担当者が休みの場合や長期不在、あるいは退職した場合、トラブル発生時に誰も対応できない状態になってしまいます。

しかし、アウトソーシングしていればシステムを包括的に管理・運用されているので、トラブル時も対応窓口さえわかれば誰でも対処できます。

・煩雑な業務から解放され担当者の働き方改革も

情シス担当者は常に多くの業務を抱えています。イレギュラー対応や急な対応時には自分の業務を途中で切り上げてそちらの対応にあたるため、過酷な労働状況に陥りやすくなります。場合によっては退職者を出してしまう要因にも。

アウトソーシングすることでヘルプデスクなど煩雑な業務から解放されれば、担当者も都度対応することがなく、本来の業務に集中できるので急な残業の発生も防げるでしょう。

・採用・育成コストの削減ができる
情シス担当者を新たに採用したり教育するには、コストが発生し時間も要します。煩雑な業務の上に採用するための時間や労力、また採用してからも教育に時間を割かれると

担当者の負担はますます増えてしまいます。アウトソーシングできれば、これらの採用・教育コストを軽減できます。また、業務量に応じて依頼できるので繁忙期とそうでない時期でコストの調整が可能です。

3-2.アウトソーシングするためのポイント

情シスは社内の中枢の情報を扱っているため、外注する際に気をつけておかなければならない点がいくつかあります。

・予算額を決めておく

実際に利用した場合に思った以上に費用がかかってしまったということを避けるためにも、予算を決め、事前に見積もりを取る作業が必要です。

基本料金のほか、契約時にいくら必要なのか、イレギュラー対応にどのくらいで応じてもらえるのかなど、オプション費用などもしっかり把握しておきましょう。

・業務のどの部分をアウトソーシングするか検討しておく

業務の全てをアウトソーシングすることも可能ですが、前述したように企業の根幹にかかわる部分でもあるため、部分的に外注するケースが多いです。

一部分を外注する場合には、どの業務をアウトソーシングするのか事前に検討しておきましょう。外注する業務を見極めるポイントの一つは、社内で対応する際に手間がかかり負担が多くて困っている業務を抽出すること。

従業員のITリテラシーがあまり高くなく、ヘルプデスクに多くの時間を割かれている場合には、まずはヘルプデスクからアウトソーシングしてみましょう。順次、他の業務についても検討していくなど段階的に外注業務を増やすこともできます。

3-3.複数の外注先を比較検討しよう

アウトソーシングする外注先を検討する場合には、複数検討してみましょう。アウトソーシング先の企業によって、専門分野は異なります。どのような業務を得意とし、どこまで対応してくれるのか、事前に確認しておくことが大切です。

また、金額の面だけでなくトラブルが発生した際の対応についても明確にしておきましょう。自社の管理をゆだねることになるので、信頼関係が重要になります。

しっかり事前見積もりをとり、金額だけでなくさまざまな要素の検討をおすすめします。

アウトソーシング関連記事:アウトソーシング利用のメリットやデメリットとその解決策とは?

4.まとめ:「情シス(情報システム部)のアウトソーシング」に関する相談承ります

今回は、情シス(情報システム部)のアウトソーシングについてご紹介しました。

情シスの役割は複雑で多岐にわたる必須業務でありながら、常に対応できる人材が不足している状況は、日本全体が抱える課題でもあります。企業の中だけ、あるいは現場で課題解決するには難しい面もあります。

社外のリソースを積極的に活用することで、問題解決への道筋をつくってみてはいかがでしょうか。HINODEの「ねこの戦略総務」では、BPOやバックオフィスのサービスを有名スタートアップ含む300社以上に支援した実績があります。

・慢性的に人手不足で対応するのが難しい
・そもそも何から着手していいのかわからない
・予算、段取り、今後のスケジュールなど含めてどの会社に依頼していいか分からない

そんな悩みを持った方は「ねこの戦略総務」がお客様のチームの一員として、豊富な知識と経験でバックオフィスの課題を解決します。バックオフィスでお悩みなら、ぜひ「ねこの戦略総務」のHINODEにご相談ください。

経営管理関連記事:経営管理とは何か?ヒト・モノ・カネの観点からわかりやすく解説!

BACK

お気軽にお問い合わせ下さい

資料請求もご相談も無料です!