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総務部長の役割とは?戦略的総務部長になるために必要なことも合わせて解説!

2021.07.29  |  コラム 総務

総務部長の役割とは?戦略的総務部長になるために必要なことも合わせて解説!

総務部長とは、社内全体を見渡す司令塔です。また、「社内調整力」「マネジメント能力」「バランス感覚」などの役割が求められます。これらの役割を全うするためには会社として、どのような取り組みをしていく必要があるのでしょうか?

今回は、総務部が会社の改革に大きく貢献するためには、総務部長はどのような役割が必要なのか、また、総務部長に求められる能力について解説します。

これから会社改革を行おうとしている経営陣や総務部長、総務担当者はぜひ読んでいただければと思います。

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1.総務部長に求められる3つの役割・業務

総務担当者には「消耗品の管理」「インフラ整備」「情報セキュリティ管理」「株主総会に関する業務」などの業務がありますが、総務部長はこれらの業務がしっかり行われるようリードする必要があります。

また、これらの能力に加え、チームワークの取り方、総務担当者の良さを引き出す能力、社外の顔としての宣伝能力などが求められます。総務部長の仕事は、会社によって異なりますが、上記のような能力はどの会社でも求められるといえるでしょう。

ここでは総務部長にはどのような役割や業務があるのか説明します。会社の規模によって総務部長に求められる役割も変わりますが、総務部を改革をするうえで普遍的で重要な部分についてまとめてみました。

 1-1.総務部全体を統括する

最初の求められる役割は「総務部の統括」です。

総務部を統括する上で重要なのは「総務部の顧客は社内の人間である」という意識付けと「社内の人間の要求にはすべて答えられるわけではない」という相反する役割を認めることです。

営業部やマーケティング部などの他部署からの要求に何でもかんでも応じてしまうと、業務方になってしまい総務担当者が疲弊してしまいます。逆に、他部署からの要求を毎回断っていると「総務部は何もしてくれない」と社内で反感を買うことにつながってしまいます。

総務部長は、この相反する2つの役割を総務部全体で調整し、会社で働く人全員が気持ちよく働くけるようにバランスを調整することが大切だといえるでしょう。

 1-2.情報管理の司令塔となる

会社組織の最もシンプルな形は、製造部、営業部、総務部の3つが基本であり、人事部、経理部などは、もともと総務部であったものが専門性が高まるとともに独立していったと言われています。

したがって、総務部ではそれぞれが独立した部門が持つ情報をしっかり管理し、部門ごとに情報格差ができないようにすることです。また、すべての部署で情報共有が難しいようであれば、営業⇔経理、人事⇔広報などと関わりの強い部署での情報共有をします。

総務部長は、経営陣が発する情報をキャッチアップしやすいので、それぞれの部署の現状を踏まえて、自分の言葉で社員に説明します。また、社員の現場の声を吸い上げ、経営者が的確な判断を下せるようにサポートします。

したがって、総務部長は、情報管理の「司令塔」として、どの部署に、どのタイミングで情報を供給するかの判断が重要になってくるといえるでしょう。

 1-3.総務担当者のモチベーション管理

総務部の仕事は、多くの部署の人間に挟まれ、社内で評価がされにくい「なんでも屋」と思われる傾向にあるため、総務部長からすれば部下のモチベーション管理が難しい仕事と言えます。

では、総務担当者のモチベーションを上げるためにはどうればいいのでしょうか?ここでは、部下のやる気を引き出す「内発的動機付け」を使ったモチベーション管理の方法をお伝えします。

内発的動機付けとは、好奇心や探求心、向上心など、本人の内部要因から発生している「やる気」のことを言い、総務担当者が目的意識ややりがいを持って働いている状態のことを言います。

例えば、会社の課題を総務担当者が自ら考え、以下のような行動を起こすことが考えられます。

・従業員同士のコミュニケーションの場を増やすためにレクレーションを行う
・離職率低下のために社員と経営陣が話し合いをする場を定期的に設ける
・コロナ休暇などタイムリーな人事制度を設ける

ポイントは総務担当者が自発的に物事を考えられるような環境を整えることです。そのためにも総務部長は、総務担当者と常日頃からコミュニケーションをとる必要があるでしょう。

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2.「戦略的総務部長」になるために必要なこと

ここまで総務部長の役割についてお伝えしました。総務担当者が自発的に会社の課題に対して向き合うためには、総務部長がまずは改革する姿勢を見せなければいけません。

ここでは、「戦略的総務部長」になるために必要な2つのポイントについてお伝えします。

 2-1.社内改革派である人

部長にも「改革派」と「慎重派」の2つのタイプがいると思いますが、戦略的総務部長に向いて人は当然前者のタイプになります。社内改革をするうえで重要なのは「最大多数の最大幸福」を取ることですがやはり社内からは反発が出てきがちです。

社内改革を継続的に行なうためには以下のことが重要になってきます。

・自分の保身のことばかり考えていない人物か
・受け流しているだけでなく自分で考えて行動できるか
・最後までやり遂げる責任感があるか

これらのことを日々自分自身に問いかけ、組織のために行動し続けることが大切になります。部長によっては「好きなように決めてよい」などと放任しすぎるタイプもいますので、社内でコミュニケーションを取り続けることが重要です。

社内改革は反発がつきもので、誰もが心地よい改革というのはまずありえません。ですので、総務部長に「社内改革派」を抜擢したら、それを補佐する人には、冷静になって物事全体を俯瞰して見れる人材を抜擢するのも一つの手です。

 2-2.社内調整力が高い人

社内調整力とは「総務部が達成したい目標を実現するために、経営陣や他部署の理解を得るとともに協力してもらうよう」ことです。社内調整力を細かく分けると、関係者の意向の把握、将来の利害予測、利害の分析、利害調整などの幅広い要因で成り立っています。

これらを実践するためには、総務部長が人に協力を働きかける力、用意周到な段取りをする力、最後まであきらめずにやり遂げる実行力などが必要になってきます。

総務担当者にもこれらの力を身に付けてもらうことは大前提ですが、総務部長自身がこれらの資質を兼ね備えていないといけません。また、社内調整力は一朝一夕に身につくものではありません。これまでの働きぶりを総合的に見て総務部長に抜擢するのも一つの手です。

 2-3.セルフマネジメント能力がある人

セルフマネジメントとは「自己管理」のことで、自分の仕事状態や精神状態を安定させ、よりよい状態になるように改善していくことです。総務部長は、経営陣や総務担当者に挟まれた状態で仕事をするため、すべての意見をくみ取っているとあっという間にキャパオーバーになってしまう可能性があります。

セルフマネジメントを維持させるためにも、自分の役割と期待されている成果を理解し、日々の仕事にタスクとして落とし込むことが大切です。また、自分のパフォーマンスが落ちるタイミングを把握するなど徹底した自己管理をするようにしましょう。自己管理ができなければ、総務部の管理もできないといえるでしょう。

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3.まとめ:「戦略的総務」に関する相談を承ります

今回は、総務部長の役割と戦略的総務部長になるために必要なことを紹介しました。社内改革のためには、しっかりとして人材を抜擢しなければいけません。

しかしながら、総務を抜本的に改革するためには時間をかけ、緻密な計画のもとに行っていかなければいけません。日常業務も一緒に行うため、多大な労力が必要になるかもしれません。

そんなときは「バックオフィスのアウトソーシング」を検討してみるのも一つの手です。アウトソーシングとは、自社で苦手な業務を外部に委託し、業務効率化を図ることを言います。

一般的に、総務ではルーティーン業務などをアウトソーシングしますが、総務部長の資質を持った外部の人材に委託し、戦略的総務を行うための礎を作れる人物に委ねることもできます。

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