バックオフィス業務のテレワーク課題と解決方法徹底解説
新型コロナウイルスの感染拡大にともない、業務上の各種の接触を避ける新しい働き方として、テレワークを導入する動きが活発になっています。
それでもバックオフィス業務においては、完全出社せざるをえない状況や、テレワークを導入しにくい事情、テレワークを導入して生じるさまざまな悩みがあるのも現実です。
今回は、バックオフィス業務でテレワークを行うためのサービスや解決方法をご紹介します。
目次
1.バックオフィス業務のテレワークの導入状況-半数以上の方が完全出社の結果に
引用：株式会社イスプリ「バックオフィス業務におけるテレワークの実態調査」
クラウド型文書管理システムを提供する株式会社イスプリでは、従業員数300名以下の企業のバックオフィス部門（総務・経理・人事部）の方々に、テレワーク導入状況について調査を行いました。その結果、半数以上（52.4％）の企業のバックオフィス部門で、テレワークを導入できていない、従来通りの完全出社であるということが判明しました。
そして「一部だけテレワーク導入（36.6％）」とした方々を合わせると、9割近い方がテレワークを導入していない実態が浮かび上がりました。テレワーク導入でネックになっているのは「請求書や領収書などの書類の処理（47.3％）」と答えた方が最も多く、
他にも「テレワークに必要なシステムの導入（44.1％）」「データや情報管理などのセキュリティ面（42.0％）」「適切な労働管理（29.9％）」「ネット環境の整備（29.4％）」「適切な人事評価（17.3％）」という回答がありました。
やはり、テレワークを導入するには、従来の書類とハンコを、データやコンピュータでの処理に置き換えていくことが必要だと考えられます。そこで「文書をデータ管理する際に障壁となっていること」を尋ねたところ、「データ化の手間（41.6％）」と答えた方が最も多く、
続いて「管理方法の煩雑さ（25.3％）」「セキュリティ面での不安（19.0％）」「属人的な帳票管理（11.3％）」という回答が上がりました。
こうしたことから、データ管理のどの局面でも理解や操作が簡単で、在宅で管理できる支援サービスや、クラウド型の文書管理システムの導入が望ましいということが見えてきました。
また、交通費を通勤手当の支給から実費支給に切り替えるなど、労働条件を変える際には、就業規則を変える業務も生じます。これらについても在宅でミーティングしつつ、管理できるサービスや文書管理システムが望まれます。
2.バックオフィス業務でテレワークが難しい理由と解決方法
バックオフィス業務には、在宅では難しい業務が数多くありますが、工夫次第でテレワークに移行できるので、その解決方法をご紹介します。
2-1.根強い「紙」文化をデータによる文書管理に変える
テレワーク導入で問題になるのは、契約書や請求書などの経理事務書類、履歴書などの人事関係書類、顧客や取引先からくる各種書類、社内で保管する各種書類です。
全部を一度にデータ化することは難しいので、当面使用する書類のデータ化から始めて、それ以外は接触を避け、少人数で出社して処理できるように仕分けして、後半で紹介するバックオフィス支援サービスや、文書管理システムを利用することが望まれます。
文書をデータに変えることによって、紙代やインク代を削減できるため年間のトータルコストで見ると大きな節約になります。例えば、A4用紙1枚をモノクロ印刷するのに5円で500人の従業員が1日5枚印刷すると、1日に12,500円、1ヶ月に20日稼働すると25万円、年間300万円ものコストが発生してしまいます。
文書管理のハードルは取引先も交えるため、大掛かりになるかもしれませんが、一度導入してしまえば大幅なコストカットが狙えるのでぜひ検討してみましょう。
2-2.「ハンコ」での申請・承認をネットワーク上の申請へ変える
部署間で行う各種の申請、承認、決裁などのプロセスは「書類」と「ハンコ」で実行する仕組みが根付いています。外部の顧客や取引先とのやりとりも同様です。テレワークを導入するならば、これらのプロセスを「ハンコ」の代わりに電子契約やネットワーク上の認証で済ませる仕組みを取り入れる必要があります。各種支援サービスやシステムの利用を検討するとよいでしょう。
また、バックオフィス部門は会社の経理、財務、人事などの機密情報や顧客情報、備品などの資産を管理しています。会社に常駐して書棚や金庫、サーバーなどに目を光らせていれば、安全に管理することはできていました。
しかし、テレワークを導入する場合、常駐しなくても機密情報や資産を管理できるように、セキュリティに強い支援サービスやシステムの導入が望まれます。ハンコとセキュリティを同時に強化することで、バックオフィス業務の改革を行いましょう。
3.テレワークにおけるお悩みと解決策3選
テレワークを導入したけれども、かえって不便になったようなお悩みもあるでしょう。ここではそれぞれに対する工夫や解決策をご紹介していきます。
3-1.会社に届く郵便物はどうすればよい？
テレワーク導入にあたってネックになるのが、会社のポストに届く郵便物の管理です。宅配便の不在票があったら再配達の手配も必要になります。このような場合の対処法の一つとして、出勤する日数を減らし、交代で出勤するようにして、手分けして郵便物を処理する方法があります。
郵便物の対応には私設私書箱の利用もおすすめです。制約のある郵便局の私書箱とは違い、料金を払えば利用できる民間企業による私書箱です。郵便物の受け取りや指定先への転送などに利用すると便利です。
また、郵便物の代行サービスを行っている会社もあり、郵便物を取りに行って、写真で送信してくれるサービスもあります。私書箱を使うか郵便物の代行サービスを使うかは、適宜状況に応じて使い分けるようにしていくとよいでしょう。
3-2.勤怠管理で社員がいつ働いているのか見えにくい！
テレワークでは在宅で社員の出退勤を管理する必要に迫られます。出退勤をネットワーク上で記録してもらい、在宅でパソコンを通して管理できるようにしたいものです。現在、出退勤の管理に適した「JOBCAN」や「SmartHR」などのツールが提供されているので、それぞれの使い勝手などを調べ、導入を検討するとよいでしょう。
また、朝礼や会議などは、ミーティングに適した「Zoom」や「Google Meet」などのツールで実現できるので、これらで社員の働きぶりや健康状態をつかむことができます。諸連絡はメールよりも「Chatwork」や「Slack」などのチャットツールを使ったほうが、円滑にコミュニケーションを取ることができます。
また、在宅勤務が始まると、社内の人と話す機会が極端に減り、一緒にランチに行ったり、雑談したりすることもなく、息抜きができない悩みも生じてくるでしょう。こうした事態を見越して各企業では「Zoom」や「Google Meet」を使い、オンラインの1on1ミーティングや、雑談会を行う取り組みを始めています。
「Chatwork」や「Slack」などのチャットツールも雑談用のスレッドを設けて、気軽にチャットできるようにすると、気分転換もできるようになります。
3-3.家の机や椅子が長時間の仕事に向いていない
いざ在宅で仕事を始めてみると、家の机や椅子の高さなどが長時間の仕事に合ってない、座っているときの姿勢が悪く、肩こりなどがすることもあるでしょう。机と椅子が自分に合ってないものを使い続けることによって、疲労がたまりやすくなり、コミュニケーションが減少してしまった結果、うつ病になってしまう社員もいるようです。
こうした声を受けて、会社によっては月額1〜2万円のテレワーク準備金や手当を支給して、机や椅子などの整備を補助しているところもあるようです。その原資ですが、厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金」や、東京しごと財団の「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」の申請も検討するとよいでしょう。
ただし、助成金が入金されるまでは半年以上時間がかかる場合もあるので、入金のタイミングについては事前に確認しておくようにしましょう。
4.「バックオフィス」に関するご相談を承ります
今回は、バックオフィス業務にテレワークを導入する上での課題から導入方法についてご紹介しました。まだまだバックオフィスの改革が進んでいるとは言えない企業が多く、これから着手する企業もあるでしょう。
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