【スタートアップ向け】バックオフィス適正人数とアウトソーシングの効果
スタートアップ企業というと、新たなビジネスモデルを創始する企業と捉えられています。企業ですからバックオフィスの体制を整える際に、適正人数はどのくらいかが気になるところです。
そこで今回はバックオフィスの適正人数を満たせない、
人材難になる理由や、バックオフィスの適正人数の考え方について解説します。
バックオフィスの適正人数を揃えるのには、アウトソーシングを利用するのも一つの方法です。アウトソーシングできる業種、利用時の注意点や選び方も解説しますので、バックオフィスの体制づくりにお役立てください。
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目次
1.スタートアップ企業のバックオフィスが人材難になる理由
スタートアップ企業のバックオフィスが人材難になるのは、次のような人材の流動、経験者の動向が主な理由として挙げられます。
1-1. バックオフィスの人材の流動が少ない
一般的に会社内でバックオフィスの人員の割合は、全社員数の5～25％ほどと言われています。他はその3～20倍の人数が主に事業部の人員で、そのくらい差があります。
求人の規模の差で見ても、転職サイトだと例えば営業職の募集が10,000件以上あるとしても、経理等のバックオフィスの募集は4,000件ほどと少ないのです。しかも、エンジニア等の技術職を差し引くと、バックオフィスの募集はさらに少なくなります。
というように、バックオフィスの求人は少ない、むしろ事業部の求人を優先している企業が多いわけです。すでにバックオフィスのアウトソーシングサービスを利用していれば、人材募集することもありません。
このようにバックオフィスの人材の流動は少ない、活発ではないといえる状況です。
1-2.スタートアップ企業指向のバックオフィス経験者は少ない
バックオフィスの人材募集をしていた方の経験では、日本の企業の一部は若い人材を育てることから方針転換しているとのことです。
そのため、若い20代・30代で経験を積んだ人材が増えていません。常に人材不足で、解消も見込めない状況です。経理・財務・法務・労務・経営戦略の分野では特にその傾向が強まっています。
スタートアップ企業への転職を検討するのは、新卒でスタートアップ企業に入る22〜3歳から、3年で離職する25〜6歳、30歳手前までの層が最も多いといわれています。
こうした年齢層の最初の職域の多くは、営業や企画等の事業部です。というように、新卒ですぐにバックオフィスを経験している人材は少ないといえます。
こうしたことから、スタートアップ企業への転職を考えている人の中から、バックオフィス経験者を採用することは難しくなっているのです。
1-3.バックオフィス経験者は高待遇に流れる
転職サイトで見ても、バックオフィスの求人数は少なく、どうしても採用をしたい企業は、採用計画として高額の報酬を提示する傾向にあります。
一方、バックオフィスの経験者というと、多少のキャリアを積んだ、20代後半以降が多い傾向です。この年代では新卒や入社3年目までの社員より多額の報酬を受けていることが少なくありません。しかも、大企業にいれば多額のボーナスも支給されています。
なかには家族を持って、安定を求める人もいるでしょう。すると、不安定で報酬も減りそうなスタートアップ企業への転職は考えにくくなります。
こうした求人側、求職側の事情によって、バックオフィスの転職市場は、スタートアップ企業にとって、不利な市場といえるのです。
2.バックオフィスの適正人数の考え方
バックオフィスの適正人数については、次のような全社員数との比率をもとに、少数精鋭の方針を加味する考え方があります。
2-1.全社員数の10％程度の人数にする
バックオフィスのメンバーは経理や人事等を専門とするプロフェッショナルなので、少数精鋭にする傾向があります。
全社員の頭数との割合は、おおむね10％にするのが適正割合（直間比率、営管比率）といわれています。例えば、社員が100人のスタートアップ企業ならば、バックオフィスのメンバーは10名程度が適正です。
一方、頭数でなく、費用の割合で比較する見方もあります。例えば、営業部が10億の粗利を上げている会社なら、その10％の１億をバックオフィスの人件費に充てるのが適正という考え方です。
また、適性人数や適正割合は、その企業の規模・業種・アウトソーシング・ITの要素によって大きく左右されます。さらに、企業の経営環境に応じて人的資源の配分を変更することもあるので、適正人数もそれに応じて変化します。
2-2.全社員数の30％程度になると赤字になる
バックオフィスの頭数や費用の割合が全体あるいは営業部の10％を超えて30％になると、その分、粗利から人件費が多く減る計算になり、営業赤字になりかねません。
例えば、10人の営業部員に対して3人以上事務員がいる状態だと、粗利をはじき出すまでもなく、ちょっと多いと感じると思います。
10人の営業部員が、3人の事務員の人件費をカバーできるほど十分な粗利を上げ続けられるでしょうか。実際には、営業部員にも高利益を上げる部員と赤字になる部員がいることも考えられるので、十分な粗利を上げ続けるのは厳しいかもしれません。
こうした事情からも、バックオフィスの適正人数は全体の10％が適正割合だと考えられています。
2-3.少数精鋭にして十分な報酬で定着を図る
バックオフィスの経費は、事業の拡大等で増大しがちです。常に経費を意識して経営し、効率化や経費削減、体制強化を図り、経費の増大に歯止めをかける必要があります。
併せて、経費の抑制を意識できる優秀な人材も重用することが必要です。真に優秀な人材をもとに適正人数、つまり少数精鋭で体制を固める強い意志と、優秀な人材は十分な報酬で定着を図る誠実な姿勢が求められます。
こうした意志や姿勢を維持すれば、優秀な人材のモチベーションも上がり、バックオフィスの経費の抑制、バックオフィスや組織の強化等、良い方向に進めます。
このようにバックオフィスの適正人数は少数精鋭にする考え方にして、優秀なマネージャーやメンバーで経費の抑制を図るのも一つの方法です。
2-4.少数精鋭で戦略的なバックオフィスの体制にする
少数精鋭というのは、事務処理能力が高いというより、会社全体の業務効率化も図れる、戦略的な攻めのバックオフィスを目指す方が、会社にとって有益です。
昨今は「戦略総務」といって、バックオフィス業務の中で各部門の仕事量の負担にも対処できる「攻めのバックオフィス」のあり方が広まっています。
仕事量の負担とは、生産性が低いこと、慢性化している残業等を指します。そこで生産性を高めるのに、書類の電子化と各種ビジネスツールを各部署に導入して業務効率化を図ります。
こういう手法で戦略的なバックオフィスは会社全体を効率化できます。
また、ビジネスチャットツールを社内に普及させて、コミュニケーションの円滑化・生産性の向上を図る、戦略的なバックオフィスの動きもできると成果が出せます。
3.スタートアップ企業のバックオフィス人材はアウトソーシングに
スタートアップ企業のバックオフィス人材は、アウトソーシングを上手に利用するのが効率的です。委託できる業務の種類や利用時の注意点、選び方について解説いたします。
3-1.アウトソーシング出来る業務4種
次の4種の業務はアウトソーシングを利用できるので検討する価値があります。
・請求事務
請求書・入金確認・内容確認・支払い業務等は、データ入力・書類作成・郵送・保管等まで任せられます。未払いが発生した際に保証してくれるサービスもあります。
・人事・労務事務
定期的な給与計算・月額変更届・社会保険料・賃金台帳・勤怠管理等を任せられます。
また、年に1度の算定基礎届・年末調整等、新規採用者や退職者の手続き・届け出等も任せたいところです。
・会社設立事務
会社を設立するための定款作成・各種届出等、一括で請け負うアウトソーシングを利用すると便利です。
司法書士等、各専門家に依頼する方法もありますが、一括で請け負うアウトソーシングの方が手間が少なくて済みます。
・HP制作
会社のHP（ホームページ）を用意するには、WEBデザインの技術が必要になります。
制作から更新まで請け負うアウトソーシングやデザイン会社に依頼すると便利です。
問い合わせやトラブル対応の知見もあり、社内で対応するより短時間で穏便に解決してもらえます。
3-2.アウトソーシング利用時の注意点
バックオフィス業務をアウトソーシングする場合には、次の点に注意が必要です。
・業務フローを明確にする
アウトソーシングする業務のフローは明確にして、後に振り返られるようにしましょう。
外注先との共有ファイルを作成して、社内でもチェックしましょう。
そうすることで業務のブラックボックス化を防ぎ、内容を把握できるようになります。
・情報の漏えいを防ぐ
データを外注先に渡すことで、情報が外部に漏れるリスクが少なからず生じます。
会社や提携先の情報、社員の個人情報等も漏えいさせてはなりません。
したがって、外注先との契約時には必ず秘密保持契約書を締結しましょう。
同時に、情報漏えいが起きた場合の対処も考えておくことが必要です。
3-3.アウトソーシングサービスの選び方
アウトソーシングサービスは、次のような条件を満たす業者を選ぶようにしましょう。
・情報管理の方法を具体的に示している
アウトソーシングを委託する際には自社の情報を提供します。よって、秘密保持契約書の締結を明示しているような、情報管理の方法を具体的に示している業者を選びましょう。
・委託する業務のスキルが高いことを証明している
委託する以上は、業務のスキルが高く、早く着実に納品する業者を選びたいところです。
委託する業務を説明し、ミスなく納期を守る具体的な手法を説明してくれるかを、実績と併せて見極めましょう。
・良心的なコストを明示している
アウトソーシングは人員削減やコスト削減が目的なので、良心的なコストを明示している業者を選ぶようにしましょう。商談では最後の納品の過程まででコストが膨らまないかも確認しましょう。
・社内で利用するツールと互換性があるツールで作業してくれる
社内で利用するツールと同じか、互換性があるツールで作業してくれる業者を選ぶ方法も有効です。共同で作業でき、セキュリティ面の協力も簡単になります。
例えば、社内で利用するGoogleDriveやSlackを外注先でも使っていると、データのやりとりに支障も出にくく効率的です。
まとめ：「バックオフィス」に関するご相談を承ります
今回は、スタートアップ企業のバックオフィスの人材不足について、若い層では人材が少ないこと、経験者は流動的で高報酬の方へ流れることを解説しました。
バックオフィスの適正人数は、全社員数や人件費上の割合で10％が適正とし、スキルの高い人材を高報酬で雇う少数精鋭の方向性が望まれます。
併せてアウトソーシング利用が望める請求・人事・労務・会社設立・HP制作等の業務も紹介しました。
利用する際には業務フローを明確にし、情報の漏えい防止に注意することが大切です。業者を選ぶ際には、情報管理が厳しい、業務スキルが高い、コストが良心的、自社と共通のツールでデータを納品してくれる、といった条件を満たす業者にしましょう。
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