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よくある?リモートワークのデメリットを3つの事例&対策法を紹介

2020.07.10  |  コラム 働き方

リモートワークのデメリット

新型コロナウィルスの感染拡大防止をきっかけに、リモートワークを導入する会社が増えています。

メリットの多い働き方として、注目を浴びていましたが、デメリットがあるのも事実です。

例えば、コミュニケーション不足によるトラブルや情報漏洩のリスクなど、会社に大きな損害を与える可能性もあります。

今回は、よくあるリモートワークのデメリットを3点指摘し、それぞれの対策方法をご紹介します。ご紹介するデメリット以外にも、以下の記事でリモートワークの課題を取り上げていますので、ぜひ参考にしてみてください。

リモートワーク関連記事:【ピンチはチャンス】リモートワークで浮き彫りになる3つの課題と解決策

 

1.リモートワークのデメリット①:コミュニケーションの不足

新型コロナウイルスの感染拡大が企業の組織運営や人材育成に与える影響について調査

引用:新型コロナウイルスの感染拡大が企業の組織運営や人材育成に与える影響について調査

株式会社ラーニングエージェンシーが、企業の人事・教育担当者948人を対象に、新型コロナウイルスの感染拡大が企業の組織運営や人材育成に与える影響について調査を行った結果、

リモートワークの課題第1位は、「コミュニケーション不足」で74.9%と最も多い数字となりました。

コミュニケーションといっても様々なシチュエーションがありますが、リモートワークを実施する前から気軽にコミュニケーションを取れる関係性であれば、実施後もさほど問題にならないはずです。

問題なのは、「あまり関係性の良くない社員間」のコミュニケーションだと思います。

ただでさえ聞きづらい関係性なのに、リモートワークを行うことでさらにコミュニケーションが取りづらくなる可能性があります。

対策として考えられるのは、

・ビジネスチャットで個別のやり取りは基本的に行わず、グループチャットで誰かの目に触れる場所で行う
・テレビ会議を行う場合は、1対1のような状況は避けて複数人で会話する
・1人で抱え込まないで都度、相談できる従業員を見つけておく

なるべく1対1でコミュニケーションをとる機会を減らし、周囲の人の目が行き届く状況で会話をすることで、何かあった時に間に入ってもらえる状況を作っておくと良いでしょう。

コミュニケーション関連記事:【即実践】テレワークでコミュニケーションを成功させる2つのポイント

2.リモートワークのデメリット②:情報漏洩のリスクが高まる

018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書

引用:2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書

NPO日本ネットワークセキュリティ協会が発表した「2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩の原因は、「紛失・置き忘れ(26.2%)」「誤操作(24.6%)」といったヒューマンエラーに基づくものが多いです。

今回は、最も割合の多い「紛失・置き忘れ(26.2%)」の事例を紹介します。

「ある担当者がパソコンに顧客情報を含むリストを保存しておき、飲み会帰りに電車の中で酔ってしまいカバンごと起き忘れてしまった。
数ヶ月後、取引先から「あなたにしか教えていない電話番号に毎日電話セールスがくる」との苦情を受けるようになり、担当者含む役員が謝罪に奔走することになった…」という事例があります。

リモートワークに慣れた営業にありそうな話ですが、対策としては、端末内に情報を保持しないパソコンを用意し、従業員に使用させると良いでしょう。

ただし、急いでいる時など何らかのタイミングでパソコン内に情報を保存してしまう可能性があるので、会社側で重要情報を保存できないような設定をしましょう。

もし万が一情報漏洩が起きてしまった際は「損害賠償」「事後対応」「顧客からの信頼失墜」「法的制裁」などの不利益を被ることになります。

損害賠償がいくらかかるかですが、JNSA(特定非営利活動法人日本ネットワークセキュリティ協会)が「2017年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」で報告しています。

報告書によると、1事故あたりの平均損害賠償額は約5.4億になるとのことで、1事故あたりの損害賠償額は、1千万円未満のものが60%以上を占めます。また、1億円以上のものも14%近く含まれています。

会社に与える損害は、従業員に対して繰り返し伝えることで、コンプライアンスに対する意識を高めていきましょう。

3.リモートワークのデメリット③:従業員の集中力低下

自宅での勤務となると、自由度が高く、かえって仕事に集中できなくなってしまう従業員もいるかもしれません。リモートワークで仕事に集中できない要因は2つあります。

1つは誘惑」です。

自宅だと誰からの監視もないため、テレビやスマホなどの誘惑が多く、隣にベットがあれば寝ることもできます。

期限ギリギリまで仕事を放置し、クオリティの低い成果物を提出する。結果的にクライアントや上司から叱られる・・・といった結末が予想されます。

2つ目が、「仕事のルーティンが作れない」という点です。

出社するとなると「いつもの時刻の通勤電車」に乗って、「いつもの駅の出口」から会社まで歩き、「いつものコンビニ」で「いつもの商品」を買う。

そして、「いつも会う同僚」に「いつも通りに挨拶」をすることで、仕事モードに切り替わってきます。リモートワークだとこれらのルーティンが作れなくなるため、仕事モードのスイッチが入りにくくなり、集中力の低下を招きます。

したがって、会社は従業員に対し「リモートワークでのルーティンの作り方」を伝えていくと良いでしょう。

具体的には、

・起きる時間を一定にする
・今日絶対にやらなければいけないTo Doリストの作成
・休憩時は散歩に出かけて気分転換する
・服装は寝巻きでなく仕事用に着替える

など様々なルーティンを従業員に紹介し、共有する場を設けると良いでしょう。

4.リモートワークのデメリットを解消させる「三位一体」の対策

リモートワークの三位一体の改革

リモートワークのデメリットや失敗事例を紹介しましたが、これらを解消させるためにはどのような取り組みが必要なのでしょうか。総務省は「技術」「人」「ルール」の三位一体のバランスが取れた対策を推奨しています。

 4-1.技術:業務効率化ツールの導入

技術は、3つの中で比較的低コストで導入しやすいです。今回紹介した事例だと、社員間のコミュニケーションを活性化させるためにビジネスチャットやテレビ会議ツールがあります。

他には、電子文書システム、電子印鑑、請求書管理などの事務系の効率化ツールもあります。リモートワークの課題に合わせて、適切なツールを選ぶと良いでしょう。

導入時の進め方としては、

・まずは現状の業務や工数を可視化させる
・効率化すべき業務の洗い出し
・自社の組織体制やルールに適合するか

といった順番で確認していくと良いでしょう。ツールを導入してかえってフローがわかりにくくなったりして、社内から不満が出てしまうと本末転倒になってしまうので慎重に行いましょう。

 4-2.ルール:社員の集中力を維持させるルール策定

効果的なテレワークの実施にかかせないのが社内ルールです。まずはテレワークのための社内規定や運用ルールの策定を行います。

先ほどの事例の中で、従業員が仕事モードに切り替えやすいようにルーティン作りの支援を説明しましたが、ルール策定の中で行なうと良いでしょう。

ルールを作成する上でのポイントは、まず初めに【対象者はだれか】【業務の対象範囲】【申請・承認のフロー】の3つを決めてしまうことです。この部分から決めていくと、抜け漏れが出にくくなります。

また、業務担当者に話を聞くことでイレギュラーなケースも想定してルール策定を進めておくことも大切です。

リモートワーク関連記事:【スタートアップ向け】テレワークのルール作成のポイント!メリットや懸念点も解説

 4-3.人:従業員に「趣旨」を理解してもらう

3つの中で最も難しいのが「人」に関する部分です。リモートワーク実施中は管理の目が行き届きにくいです。管理者が従業員をサポートするためにツールを導入し、ルールを作成しても、使ってもらったり遵守しなければ意味がありません。

従業員がルールを守らない理由としては

・そもそもルールを理解していない
・ルールが業務内容的に守りづらい
・軽んじられている
・上司と部下の間に信頼関係がない

などがあります。なぜルールが守られないのか、リモートワークを実施しながら、現場サイドと繰り返しコミュニケーションをとっていくことで改善を図っていきましょう。

まとめ:リモートワークは導入した後も大事

リモートワークにおけるデメリットを事例を交えて紹介しました。いざリモートワークを実施してみると様々な課題が出てくるはずです。課題が見つかったらすぐさま把握し、改善に生かすことが重要です。

早急に対策しないと今回紹介したように、情報漏洩のリスクで大きな損害を被る可能性も出てきます。

HINODEではリモートワークの導入だけでなく導入後のサポートや、リモートワークがうまく運用されるような仕組みづくりも行ないます。リモートワークでお悩みの方がいましたら、気軽にご相談ください。

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