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【スタートアップ向け】テレワークのルール作成のポイント!メリットや懸念点も解説

2020.05.26  |  コラム 働き方

 

コロナウィルス対策の一環としてテレワークを導入している会社が増えていますが、大企業と中小企業(スタートアップ含む)では、導入率に開きがあるようです。

東京都が4月に行った「テレワーク『導入率』緊急調査結果」によると、大・中堅企業(300人以上)の会社では、リモートワークの導入率が79.4%。中小企業(100人〜300人)では71.3%、小規模企業(30人〜99人)54.3%となっています。

企業規模が低くなるにつれて導入率が低くなる傾向にあり、30人未満のスタートアップではさらに低いのではないでしょうか?

実際には、リモートワークは、スタートアップのような少人数の会社の方が導入しやすく、様々なメリットがありますので、導入していないスタートアップは「もったいない」と言えるでしょう。

とはいえ、スタートアップは日々新しい業務に取り組んでいるため、リモートワークの導入準備やルール作成について時間を割けないと悩んでいる方も多いでしょう。今回は、ルール作成のポイントやメリットなどについて紹介したいと思います。

1.スタートアップがテレワークを導入するメリット

まずは、スタートアップがテレワークを導入するメリットについて改めてまとめました。

1-1.すばやく実行しやすい

従業員数が多い大企業では、部署ごとのルール整備やツール導入で意思決定に多くの時間が割かれてしまうケースがあります。スタートアップでは、テレワークに理解のある社長であれば、すぐに導入が決まる場合もあります。人数が少ない分、意思疎通のスピードが早く、整備もしやすいはずです。

1-2.多様な人材確保につながる

テレワークでは、時間や場所に縛られない働き方が可能になります。地方に住んでいる優秀な若者や、結婚や出産などで仕事を辞めてしまった優秀な女性など、多様な人材の確保につながります。

1-3.生産性が向上する

スタートアップは少人数であるため、1人にかかる負担が大きくなります。だからこそ、従業員1人1人が効率を考えて動かなければなりません。ライフスタイルに合わせた勤務時間や集中力しやすい環境づくりなど、テレワークの導入によって選択肢が増えれば、生産性の向上につながるかもしれません。

2.テレワークのルール作成における5つのポイント

テレワークのルール

メリットを理解したら、さっそくルール作成のポイントに移っていきましょう。スタートアップでは様々な業務をこなすため、テレワークの準備だけに多くの時間を割くことはできないケースが多いです。ここでは効率よくルールを策定するために5つのポイントを紹介します。

2-1.対象範囲の取り決めルール

まずはじめに対象者、時間、頻度、場所などの対象範囲のルールを決めましょう。全体像を理解しやすくなるため、就業規則などの他のルールも作りやすくなるはずです。

【対象者

・社員全員なのか特定の業務担当者なのか
・パートやアルバイトなどの特定の勤務形態のみか
・テレワークを希望しない人はどうするか
・入社歴が浅い新人はどうするか

一般的にテレワークが行いやすい業務は、1人でできてセキュリティ上安全なものと言われており、エンジニア、デザイナー、経理などのバックオフィス業務と言われています。業種によりけりといったところもありますので、インターネットなどで事例を調べると良いでしょう。

参考:業界に特化したテレワーク活用法を紹介

~テレワーク業界別ハンドブック「TELEWORK活用ヒント」~

【時間・頻度・場所】

<時間>
・フレックスか、始業就業時間を固定するか
・労働時間の変更・中断になった時の取り決め

<頻度>
・毎日か
・午前中か午後のみか
・所定の曜日のみか

<場所>
・自宅
・会社所有の貸し会議室など
・外部(カフェ、コワーキングスペースなど)

従業員間での不公平感がないように、適切にルールを作成しましょう。

2-2.申請と承認のルール

申請や承認のフローを作成したり、システムを用意するなどしてスムーズに申請承認ができるようにしましょう。社内で誰がテレワークなのか共有されていないといった状態は避けたいところです。

<申請>

・いつまでに:前日、業務が確定した時のみ
・誰が:本人、上司
・どこに:上司、部署、人事
・どのように:メール、チャット、システム

<承認>

・いつまでに:前日、当日
・誰が:上司、部署、人事
・どのように:メール、チャット、システム
・条件:テレワークの条件を満たしているか、特別な承認が必要か

2-3.労務管理のルール

テレワーク対象者がしっかり業務を行なっているのか、確認するためのルールを作成します。

<勤怠管理>

・始業、就業時刻の記録方法;メール、電話、チャット、システム
・誰に報告:上司、人事

<業務報告>

・終業時の報告内容:タイムスケジュール、完了業務
・どの方法で:メール、電話、チャット、システム

2-4.コミュニケーションのルール

コミュニケーションにおけるルール作成のポイントは、ミーティングの仕方、日常業務でわからないことの聞き方、雑談の3つがあります。

<ミーティング>

週一や月一で行なっていた部や会社全体のミーティングには、テレビ会議で参加するようにすると良いでしょう。無料から有料ツールまであり、導入コストも低いです。

<日常業務でわからないこと>

テレワークですと隣に誰もいないので、ちょっとしたことで聞きたいことがあっても、メールや電話で聞くのがおっくうに感じる方もいるでしょう。そんな時は、チャットツールが便利です。メールのように長文を打つ必要がなく、聞きたいことを簡潔に伝えることができます。

<雑談>

テレワークですと雑談する機会が減ります。雑談は、気分転換になったり、ふとした話で新しいアイディアが出たりするときもあります。週一で30分程度、テレビ会議などを使って定期的に雑談する場を設けると、社員のモチベーション維持に役立つかもしれません。

2-5.評価制度のルール

評価に関しては、目標に対する達成率や、成果物を数値化させることで行うケースが多いです。しかしながら、明るくてチームを盛り上げてくれるムードメーカーなど、定性的な評価がしにくくなる場合もあるので、不利にならないような評価基準を設けることも大切です。

3.スタートアップにおけるテレワーク導入の懸念点と対策

テレワークを実施するにあたっての懸念点やそれに対する対策も理解しておきましょう。

3-1.懸念点①予算が足りない

スタートアップではテレワーク導入のための予算がおりず、有料ツールが購入できない場合もあります。そんな時は、政府や自治体における助成金をうまく使うことで、費用を抑えることができます。

時間外労働等改善助成金(新型コロナ感染対策特例コース:厚生労働省

IT導入補助金2020:経済産業省

事業継続緊急対策(テレワーク)助成金:東京都

制度によって限度額や期限が決まっているので、事前に確認するようにしましょう。

3-2.懸念点②ルール作成のための時間がない

スタートアップは日々新しい業務に終われるため、ルール作成に時間を割くことができないという会社もあります。そんな時は、リモートワークの導入を外部の会社に依頼してしまうのも一つの手です。

4.「バックオフィス」の仕組化に関するご相談を承ります

コロナウィルス対策の一環でリモートワークを導入する会社は増えましたが、スタートアップではまだまだ導入できていない会社もあります。

スタートアップでは、企業規模が小さく、人数も少ないため、人事・総務・経理などのバックオフィス業務を兼務している場合が多く、リモートワークの導入が後回しになりがちです。

そんな時は、ぜひHINODEの「neconote(ねこのて)」を使ってみてください。これまで有名スタートアップ含む300社以上に、人事・総務・経理などのバックオフィス業務を幅広くサポートしてきました。

部分的な導入支援だけでなく、全体的な仕組み化やルール化まで行うので、変化が激しいスタートアップでも利用しやすいのではないかと考えます。

これからリモートワーク導入をしようとしているスタートアップがありましたら、ぜひ「ねこのバックオフィス」のHINODEにご相談ください。

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