コーポレート部門の業務改善に成功する方法とは？コーポレートガバナンス強化の3つのキーを紹介
コーポレート部門とは、管理部門やバックオフィスとも呼ばれ、人事・労務、総務・庶務、経理・財務、経営企画、法務、情報システム等の部門があります。
コーポレート部門の各種業務には、必ず突き当たる課題があり、改革や業務改善が必要になります。
そこで今回は、コーポレート部門の改革や業務改善の必要性や、各種の方法、成果を出すためのポイントについてご紹介します。
また、コーポレート部門の改革・業務改善を検討しておられる方には、neconoteがサポートいたしますので、サービスページからお問い合わせくださいませ。
目次
1.コーポレート部門の改革や業務改善の必要性
ここではまず、コーポレート部門の改革や業務改善が必要になる背景や方向性等について解説します。
1-1.コーポレート部門の改革が必要になる背景
コーポレート部門の改革が注目される背景は数多くありますが、代表的なものは次の３つです。
・属人化した業務
業務の属人化とは、一部の従業員しか業務フローを把握していない状態のことです。業務フローが共有されず、担当部員の異動や退職によって、業務フローが正しく引き継がれないことも生じます。そうなる前に業務フローを共有する必要があります。
・働き方の多様化
業務効率化を果たせば、従業員の働き方の多様化が可能になります。例えば、業務効率化で短時間のシフトを整えられれば、子育て等と勤務の両立も可能になります。仕事とプライベートを両立した労働環境が作られるわけです。
・少子高齢化に伴う人員不足
少子高齢化に伴い、人員不足が深刻になり始めています。対応策として、少ない従業員数でも業務を円滑に進められる体制、システムが望まれています。これらの背景から、コーポレート部門の改革が求められています。
1-2.コーポレート部門のあるべき姿と改革の方向性検討
コーポレート部門では、経営層や事業部門、従業員のニーズを聞きながら、会計全般、人材採用や育成、各種制度の運用・保守などを担います。
今後も事業環境はデジタル化や働き方改革で変化していくため、いままでの制度や運用方法では対応できないことも増えていきます。その変化のスピードに遅れないように制度を改革する必要があります。
その方向性としては、グループ全体の業務経験・知識の幅を広げ、経営層や従業員のニーズに柔軟に対応できるように改革していくことが望まれます。従業員のためには、新しい機器・サービスの導入で利便性を向上したり、セキュリティ意識向上を図る研修を実施したりすることが必要になります。
また、協力会社との良好なコミュニケーションを築けるように、 Web会議ツールや情報共有ツールの導入を視野に入れることも必要です。このように、社内外のあらゆる環境変化に対応し、改革していくことが常に求められます。
1-3.改革では業務の見直しも必要
コーポレート部門では、改革の一環として事務処理のミスや不正行為を防ぐため、業務の見直しが必要です。一方、業務部門に対しては、事務水準の維持向上、ミスや不正の未然防止に向けた業務の見直しや管理体制も必要です。
具体的には、業務ごとに事務処理手順、権限、管理方法などを整備します。また、正確で迅速な事務処理をするための各種事務機器も必要です。加えて、コンピュータによるシステムガード、システムチェック機能の強化などの体制整備が必要です。
一方、従業員の教育指導面では、事務員の事務知識や管理能力向上のための教育体制の充実、業務部門での事務指導の強化も検討しましょう。できれば、業務ごとにフローを分析することで事務処理ミスの所在を正確に把握して、必要な対応策を講じていきたいところです。
2.コーポレート部門改革や業務改善の方法
次に、コーポレート部門の改革や業務改善の方法について解説します。
2-1.コーポレート部門改革の方法
コーポレート部門の改革を後押しする方法としては、人事・労務業務を中心に業務効率化や改善に活かせる次のようなツールやシステムがあります。
・業務可視化ツール
業務内容や作業量を分析しながら、業務プロセスを可視化して改善点を見出し、改善や効率化を検討することができます。例えば、在宅勤務やリモートなど、従業員ごとに違う場所で働く体制でも、業務可視化ツールで業務の状況を把握できます。
・HRテック
HR テックとは、人的資源「Human Resource（HR）」と「Technology（テクノロジー）」からできた造語で、AIなど最先端の技術を取り入れて人事・総務労務の業務効率を高める取り組みです。採用、配置、労務管理や給与計算などの業務が対象となっています。
HRテックを導入することで、情報を一元管理し、社内で情報をスムーズに共有できれば、業務負担を軽減でき、業務効率を高めることができます。
2-2.業務改善方法で重要になるポイント
バックオフィス業務を効率化・改善するツールやシステムを選ぶ際には、次の３つのポイントが重要になります。
・費用対効果
業務の効率化では、費用対効果を考え、費用が効果を上回らないように注意する必要があります。一時的には費用がかかっても、長期的に効果を見込めるものを選ぶことがポイントです。
・セキュリティ体制
個人情報等も扱うため、社内外のセキュリティ体制にも配慮が必要です。例えば、自社独自のセキュリティシートを用意し、導入を検討している業者に記載してもらって、事前にセキュリティ体制を確認するのがポイントです。
・サポート体制
システム等を導入する当初は、使い方や不具合に悩むこともあります。機能性の検討以外に、導入後、業者への問い合わせにスムーズに対応してくれるサポート体制があるかチェックするのもポイントです。
2-3.業務改善方法に必要なスキル
業務の見直し・改善にはいくつか必要なスキルがあります。企業や人の成長、教育の方向性に明るく、成果を出すスキルは基本的に必要です。
コーポレート部門は「事務」という範疇を超えて、会社を支える役割を担っています。従って、様々な仕事を順序よくこなす「段取りのスキル」が必要になります。
また、サービスなど業務品質を「できるだけ追求する」という姿勢を業務部門と共有し、高い業務品質を追求できるスキルも望まれます。社内でコミュニケーションを取りながら多くの従業員を支える仕事ですから、必要な作業を自分で創り出すスキル、サポートのスキルも大切です。
これらのスキルを、各部門と協力した組織的な動き、改善マインドの共有を通じて、臨機応変に駆使していくことが大切です。
3.コーポレート部門改革と業務改善の成果を出すためのポイントは？
改革や業務改善では成果を出す必要があります。成果を出すためのポイントについておさえておきましょう。
3-1コーポレート部門改革で成果を出すためのポイント
改革・業務見直しのポイントとしては、会計・労務等にクラウドソフトを導入する方法があります。金額等を手入力する手間が減るので、ミスが減ります。
また、請求書を作成すれば仕分けが登録できる機能もあるので、ソフトの力に頼るのも一つのポイントです。
クラウドソフトでも効率化ができない場合は、BPO（アウトソーシング）を利用するのも一つのポイントです。経理等のアウトソーシングでは、業務を外部に委託できるため、担当部署の人員を最小限に抑えられます。
BPOとは、Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の略称で、アウトソーシングの一種です。委託された業務を代行しながら、依頼先企業の課題解決もサポートするサービスです。
BPOを活用すると、コーポレート部門の改革に必要な課題解決に取り組むことができます。
3-2.業務改善の成果を出すためのポイント
業務改善の成果を出すポイントとしては、システムやツールの拡張性や操作性が十分なものにすることです。
・拡張性
業務改善のためにシステムやツールを選ぶ際は、機能の拡張性があるかを確認することもポイントの一つです。
長く利用していく過程では、社内体制や業務フローを改善することもあります。そのとき、スムーズに機能やデータを追加できれば、最小限の手間でアップデートすることができます。
他のシステムやツールとの連携が可能か、機能を追加できるサービスがあるかを導入前に確認すると、長期的に活用できるかどうか判断することができます。
・操作性
システムやツールが複雑すぎる手順を必要とする場合、現場で定着せず、業務効率化や改善が進みづらくなりかねません。使いやすく、操作性の高いものにすることで、より業務効率化や改善に成果を出せるようになります。
システムやツールによっては無料トライアルが可能な場合もあるので、導入前に操作性を試してみて導入を検討することもポイントとなります。
3-3.業務改善サービスの利用も視野に入れる
業務改善をサポートするシステムやサービスも各種提供されていますから、自社の事情・環境に合ったものを利用するのも有効な方法です。
・給与・労務管理システムの利用
給与管理や労務管理は扱う情報量が多く、作業が煩雑になるので、給与・労務管理システムを導入することで効率化することができます。
給与計算は、勤怠と残業や休暇等の情報を一元管理して計算するシステムを導入すれば、内容のチェック漏れや計算ミス等を防ぐことができます。
労務管理は、社会保険の手続や年末調整等に対応できるシステムを導入すれば、作業が煩雑にならず、効率化することができます。
・文書電子化サービスの利用
数多くの文書を電子化するサービスを利用すると、原本でのやり取りをなくし、スピーディーに確認でき、業務を効率化することができます。
また、電子化した文書はインターネットとブラウザでも確認できるため、テレワークにも対応することが可能です。
このほか、災害や感染症による非常時にも、電子化した文書であれば、物的損失を最小限に抑えられるメリットもあります。
4.まとめ：「コーポレート部門の改革・業務改善」に関するご相談を承ります
今回は、コーポレート部門の改革と業務改善について、その必要が生じる、属人化した業務・働き方の多様化・人員不足などの課題について、まず解説しました。
併せて、改革と業務改善の方法として、業務可視化ツール・HRテックを挙げ、費用対効果やセキュリティ体制など注意すべきポイントも解説しています。
そして、成果を出すための、クラウドソフト、BPO、拡張性、操作性、給与・労務管理システム、文書電子化サービス等も参考にしていただければと思います。
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