労務管理時間削減で人事管理に注力！人事労務管理の秘訣
新型コロナウイルスの影響で、リモートワークの普及が一気に進み、働き方が大きく変わった部署もあるはずです。バックオフィス業務の中でも「人事労務管理」は従業員の働き方が変えずらいと言われていますが、
今回は、そもそも人事労務管理とはどんな仕事内容なのか解説しながら、業務効率化の方法をお伝えします。
目次
1.業務効率化しやすい！「労務管理」の仕事内容
労務管理の仕事は、クラウドツールなどを使って業務効率化が図りやすい点にあります。業務内容を改めて説明しながら、業務効率化のポイントを紹介します。
1-1.勤怠管理
新型コロナウイルスの影響でテレワークが一気に普及し、時差出勤、裁量労働制、フレックスタイムなど、様々な働き方が認められるようになりました。その結果、労務管理規定の改正、新たな出退勤管理などの対応に追われた担当者が多いのではないでしょうか？
勤怠管理の方法が多様化してきているため、もし「勤怠管理システム」を導入していない企業があったら、早急に検討すべきだといえるでしょう。勤怠管理システムは、スマートフォンやパソコンなどと連携しており、打刻から有給休暇、分析まで一貫して管理できます。
タイムカードやエクセルで管理していると、従業員が始業・終業時刻が入力漏れしていることに気づきにくかったり、有給休暇日数を超えているのにも関わらず申請を行っていたりなど、管理が何かと手間であったりします。
ツールの導入にはコストがつきものですが、1日の管理時間が積もり積もって年間でみると大幅な時間短縮になります。まだ導入していない企業ありましたら、これを機に検討してみるとよいでしょう。
1-2.給与計算
給与計算は人事業務の中でも大変な業務の一つとして挙げられます。
・正社員、アルバイトなど雇用形態ごとに計算方法が異なる
・残業などで変動する手当の計算が必要
・勤怠管理との付け合わせが大変
・社会保険や税金などの計算もするため専門的な知識が必要
給与計算は固定業務であるため、担当者は多くの時間を割かなければいけないかもしれません。給与計算は、専門的な知識や複雑な計算が求められるため、課題が多い業務です。人材の育成や確保が行えていない場合、ミスやトラブルが発生してしまうため、注意が必要です。
最近では、給与計算の業務を効率化を目指し、システムやアウトソーシングの導入に踏み切る企業が増えてきています。サービスは大きく分けると2つ存在し、それぞれの特徴を紹介します。
・給与計算代行
給与計算代行では、計算の基礎となるデータを代行会社に渡し、社労士などの専門知識を持つ者が給与計算を行います。対応範囲は、代行会社によって異なり、給与計算のみを行うところもあれば、昇進などの人事データベースの管理を行っている会社もあります。
ほかにも年末調整代行、明細の作成、印刷、郵送などの付随業務を代行してくれるサービスもあります。いきなり給与計算を依頼するのではなく、小さい業務から依頼して行くとよいでしょう。
・給与計算システム
給与計算システムとは、従業員の勤怠管理データから自動で給与計算が行えるシステムです。給与システムを導入することで、毎月の給与計算業務を効率化したり、年末調整や税金などの人為的なミスを減らしやすくします。
機能には、月例給与の自動計算、複数法人をまたいで行う給与計算、申請フローを便利にするもの、分析に役立つものなどが搭載されています。給与計算代行となると、個人情報を外部に渡すことになるため、給与計算から行うのも一つの手です。
ほかには、社会保険手続き、安全衛生管理、健康診断の実施などもありますが、こちらもアウトソーシングやシステムを使うことによって業務効率化を図っていきましょう。
1-3.就業規則の管理
労務管理では、就業規則の作成も行います。パート・アルバイトを含めて10人以上働入れいる会社は、就業規則を作らなければいけません。新型コロナウイルスの影響で働き方が多様になったたため、就業規則の変更などを迫られた会社も多いはずです。
社内のリソースを用いて作成するのもよいですが、社労士などのアウトソースを使って抜けもれなく作成することが重要です。社内で作るようでしたら以下の手順で行うとよいでしょう。
・既定のすべての洗い出しを行う
・優先順位に従って項目を並べ替える
・項目に合わせてグループごとに仕分けする
・グループごとに条文を作る
上記の要領で考える部分に関して時間を割くようにして、自分たちで行う部分はアウトソーシングするとよいでしょう。
2.戦略的人事を目指す！「人事管理」の仕事内容
「労務管理」を業務効率化し、時間短縮が可能になったら「人事管理」にリソースを割くと良いでしょう。人事管理が戦略的人事になるための方法も併せて紹介します。まず一般的な人事管理業務についてお伝えします。
2-1.人材採用
近年では、人材採用の方法が大きく変化しています。以前は、インターネットによる大規模な求人サイトが主流となっていましたが、今ではインターネットを使った個別の採用が普及しています。
例えば、ダイレクトソーシングがあります。これは、会社の人事担当者から、求職者に直接アプローチをかける方法で、求職者が自らの情報を登録した情報サイトに、採用担当者が直接アプローチをかけます。
また、SNSを使った採用も増えてきており、会社のアカウントを使て、求職者とのコミュニケーションを図りながら採用をします。会社側と求職者側でしっかりコミュニケーションを取れることができるので、ミスマッチを減らしやすいという特徴があります。
このように、これまでは「待ち」の採用であった部分が「攻め」になった部分が多く、スタートアップやベンチャーなど大量採用する必要がない会社は、ぜひ試してみるとよいでしょう。
2-2.人事評価
人事評価においても変化が起きつつあります。2000年代までは成果主義型の評価が多かったのですが、2010年代になってくると「成果主義型」の問題点が明らかになってきました。成果主義型ですと、短期的な個人成績を追及する傾向が強まったり、チームワークが軽視される悪い側面が出てきていしまいました。
そこで昨今注目されているのが「役割主義型」です。従業員の役割に基づく行動を様々な視点から評価し、その評価結果に見合った報酬を与える制度です。例えば、バリュー評価や、360度評価、パフォーマンス・デベロップメント評価等があります。
・バリュー評価：従業員の評価盲目の中にその企業の行動模範である「バリュー」に沿った行動ができているか
・360度評価：複数の様々なたちばの関係者が一人の従業員の評価を行う
・パフォーマンス・デベロップメント評価：定期的に上司が部下に対して仕事や行動についてフィードバックを行い評価を行う
これらの評価制度を使うことで、会社のバリュー（価値観）に合った行動をしているかや、他部署からの評価制度を加えられるので、様々な側面から評価が可能になります。
会社によって課題は異なると思いますが、これらをうまく取り入れることによって、バックオフィスのように数値として評価しにくい部署も、見方が変わるのではないでしょうか。
2-3.人事管理を改革することで「戦略的人事」へ
「戦略的人事」とは、前半部分で紹介した管理を中心とした業務から「人材」を軸に経営戦略の実現を担う戦略部門への転換を図るという考え方です。近年、人事部が会社の中で果たすべき重要な役割として注目されており、主にHRビジネスパートナー、センター・オブ・エクセレンス、組織開発と人材開発、オペレーション部門の4つに分けられます。
・HRビジネスパートナー：経営に資するパートナー
・センター・オブ・エクセレンス：経営トップや現場をサポートする役割
・組織開発と人材開発：組織の体質強化や協調体制を図る
・オペレーション部門：業務効率化等を中心に行う
どれも重要な者ですがオペレーション部門は前半の労務管理にあたり、それ以外の３つが人事管理に当たります。それぞれが相互作用するように改善していく必要があります。
それぞれ４つの役割を理解することで、人事部がより戦略的な部署へ変わることが期待されますが、日本では、機能していない企業が多いというデータも出ています。
まずは、前半部分お伝えした管理業務を効率的に行い、空いた時間で人材採用などの新しい枠組みを作っていくとよいでしょう。
3.まとめ：「人事労務管理」に関するご相談を承ります
今回は、人事労務管理の仕事内容や業務効率化の方法をお伝えしました。いきなり業務改革といってもどこから手を付けてよいか分からない人もいるかもしれません。
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