コラム

バックオフィスの役割は、各部門をサポートし、人材・資産の管理等で会社を支えることです。バックオフィスには効率性等に課題が生じるので、把握し解決してその役割を果たすことが大切です。

今回は、バックオフィスの役割をご紹介し、諸課題をクラウドサービス等で解決し効率化するメリットや方法をご紹介します。

また、バックオフィスを強化し、さらに進んだ役割を果たせるサービスや考え方についても併せて解説します。

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1.バックオフィスとは？職種や重要性を把握する

ここではまず、バックオフィスの職種や業務内容とその重要性について解説します。

1-1バックオフィスとは

バックオフィスとは、管理部門とも呼ばれ、経理や人事・総務等、基本的に顧客と関わることがない職種や業務の総称です。

バックオフィスには「後方支援」という意味があり、直接利益を生まない業務を指します。一方、クライアントや顧客に営業・販売を行う営業部門、問い合わせに対応するカスタマーサポート等、直接利益を生み出す業務がフロントオフィスと呼ばれます。

バックオフィスはフロントオフィスの業務の支援や、企業活動を健全にする仕組みづくりや必要な手続きを行い、会社の経営に関わる重要な役割を担っています。

1-2バックオフィスの具体的な職種

バックオフィスの役割を押さえたところで、その主な業種について具体的に説明します。

・経理・財務

給与・経費等、収支に関わる業務を行います。従業員の給与明細の作成、給与支払い、経費精算等も経理・財務の仕事です。収支を記録し、資金調達や予算管理、金融機関の対応等で、経営活動を支えています。

・総務

受付や電話対応等、対外的な業務、備品管理等、職場環境を整える業務を行います。 また、人事や法務の業務を取りまとめて行う場合もあります。社内全体を把握して、経営陣と現場、部署間を繋ぐ役割を果たします。

・人事、広報

人事制度や人事採用、人材育成に関する業務を行い、企業に必要な人材を管理します。また、適材適所の人事配置や、部署異動、転勤等の手続き等、働きやすい環境作りも人事の役割です。

広報は、自社と社会との関係性を作る役割を担っています。事業活動報告等で、企業と自社製品の宣伝をして自社の認知度を上げることが主な仕事です。

・労務

従業員の勤怠管理や給料計算、福利厚生業務や保険手続き等を行います。また、労働トラブルの対応も労務の仕事です。これらは従業員のモチベーションや労働生産性を高めるのに役立ちます。

・法務

取引・契約の確認・管理、訴訟対応等、法律に関わる業務を担当します。企業の所有権や知的財産権を駆使し、収益化の推進に関わる場合もあります。 専門性が高いため、行政書士や弁護士にアウトソーシングすることもあります。

このように幅広い業務を手がけています。

1-3バックオフィスが担う役割の重要性

バックオフィスは情報、人材等、企業活動の根幹になるものを管理する役割を担っています。そのため、自社の経営戦略をもとに、業務改革を行う重要な部門と言えます。

バックオフィスの重要性は企業規模・状況によって、次のように異なります。

・大企業のバックオフィス

大企業では、バックオフィスがフロントオフィスを活性化する役割を果たします。十分な規模の売上と利益があれば、コスト負担に耐え、企業の成長に貢献できます。

・中小・ベンチャー企業のバックオフィス

中小・ベンチャー企業では、コスト削減も兼ねて社長が自らバックオフィス業務を担うこともあります。ただし、売上の向上・事業拡大・コンプライアンス対応・企業成長を図る役割も担うためにバックオフィスを充実させることが重要です。

・IPO準備企業のバックオフィス

IPO（新規上場）を果たすために、コーポレート・ガバナンスと内部体制等を整え、厳しい審査を通過させる役割があります。審査でのヒアリングや実地調査の対応も重要です。

バックオフィスは縁の下の力持ちですが、フロントオフィスが活発に動くには、以上のような会社の基盤をしっかり支えることが重要です。

2.バックオフィスをよりよくする課題把握と解決方法

バックオフィスには固有の課題が起きやすく、その把握と解決が必要になります。ここでは、その方法について解説します。

2-1バックオフィスの課題　

バックオフィスでは業務に追われ、課題把握ができない、把握作業の優先度も上がらない状況になりがちです。

その要因は主に人手不足、業務の属人化、アナログ業務の非効率性にあります。これらを課題と捉えて、以下からあてはまるものを効率化する方向で検討することが必要です。

・人材不足

バックオフィスは直接企業の売上に繋がる業務ではないことから、担当者の人数を抑える傾向にあります。経理や財務では年末調整や決算期等、繁忙期に業務が集中します。そのため人手が足りず、担当者が深夜まで残業することになりがちです。

・業務の属人化

バックオフィスでは、専門的な知識が必要な業務が多く、一部の担当者に業務が集中するような業務の属人化が発生しがちです。そのため、担当者の離職や休職によって、業務が一時的に止まってしまう問題が起こりやすくなります。

・デジタル化の遅れ

バックオフィスは業務のデジタル化が遅れていると効率が悪くなります。例えば、勤怠管理や業務マニュアルが紙の資料で管理されている、稟議承認に印鑑を必要としているようなケースです。

課題の把握は、日々の業務の中で気づく上記のような点を、社内チャットやミーティングで報告するという形でも可能です。

2-2バックオフィスを効率化するメリット

バックオフィスは上記のように課題が生じるものですが、次のような方法で課題を解決し、効率化するメリットが得られます。

・効率化による人材不足の解消

例えば、給与計算対応のクラウドサービスは、Webブラウザでの閲覧や、給与明細の作成、年末調整等を行う機能が備わっています。

また、所得税率や健康保険料率等が絡む給与計算を手軽に行うことができます。年末調整に関する変更や、保険料の調整も簡単に行え、法改正にも自動対応してくれるクラウドサービスなら業務の効率化、人材不足を解消するメリットがあります。

・属人化の解消

ツールの導入やマニュアル化が進めば、「特定の人だけができる仕事」という属人化がなくなり、誰がやっても同じ結果が期待できるようになります。

異動や退職の引き継ぎもスムーズになり、無用なトラブルが避けられるでしょう。

・デジタル化で効率アップ

バックオフィス業務をデジタル化・自動化することで、作業時間や人件費を削減できます。今まで紙の書類を使っていた業務をペーパーレス化すれば、書類の印刷費や保管費、作業時間等を大幅に削減できるでしょう。

2-3バックオフィス効率化に役立つシステムやツール

バックオフィスで効率化のメリットを得るには、使いやすいシステムやツールを選ぶことが肝心です。
ここでは、わかりやすいワークフローシステムについて、事例も含めてご紹介します。

ワークフローシステムは、書類作成や稟議・申請、経費精算等の手続きをデジタル化するシステムです。書式上のミスを減らし、承認までのプロセスをスピードアップできます。

その導入事例と成果をご紹介します。

「ABC-MART」を経営する株式会社エービーシー・マートでは、勤怠管理関連業務等をペーパーレス化するため、ワークフローシステムを導入しました。

同システムを導入するまでは、勤怠管理を紙の申請書で行い、店舗と本社の間でFAXやメール便を送っていました。そのため、本社のバックオフィスでは届いた書類を目視で確認して勤怠管理システムへ入力する手間がかかり、負担になっていたのです。

その効率化策としてワークフローシステムを導入し、申請・承認業務をペーパーレス化し、バックオフィスの勤怠管理業務の負担を軽減しました。それに伴って、バックオフィスの人件費やペーパーコストも削減することができています。

この他にも、次のようなシステムやツールで各業務を自動化・効率化することができます。

・社内の定型的な問合せに自動返信するチャットボット
・人がコンピューターで行う定型作業を自動化するRPAツール
・契約書類を電子化する電子契約システム
・帳票書類を電子化する電子帳簿システム
・紙の文書をスキャンしてデータ化するOCR／AI OCRツール

必要に応じて、コストなどを吟味して導入すると、効率化のメリットを得られるでしょう。

引用：

3.バックオフィスを外部委託やクラウドサービスで強化する

バックオフィスを効率化するのとは別に、強化・補強したい場合もあります。強化する方法についていくつかご紹介します。

3-1.外部委託で強化する

バックオフィスは、業務内容が一般化されており、どこの会社にも共通したものが数多くあります。したがって、外部の業者にアウトソーシングしやすく、外部委託するメリットも多いといえます。

例えば、経理や法務等の業務を専門に扱う外部業者に委託すると、社内に専門の部員を配置する必要もなくなります。また、煩雑な業務から開放されることで、コアビジネス・業務改善に担当者を集中させることが可能になります。
さらに、
外部委託することで、アウトソーシング会社が持つスキルやノウハウを利用したり、相談したりすることができるのも大きなメリットといえるでしょう。

3-2.クラウドサービスやツールで強化する

各種クラウドサービスやツールもバックオフィスの強化に役立ちます。

給与計算、稟議・承認等に対応したクラウドサービスやツールがあり、これらのメリット・デメリットを見極め、うまく活用することが大事です。

併せて、費用対効果やコスト削減効果、業務効率やサービス品質の向上といったメリットも踏まえて比較検討することが重要です。

4.バックオフィスを戦略総務的に強化する考え方　

バックオフィスを強化するのに、総務部門を「戦略総務」的に強化する考え方も近年広まっています。各種自動化ツールを導入する際、経理や人事、各部門と共通のものを導入すれば、効率化・強化できますから、結果的にバックオフィス全体を強化することができます。

「バックオフィス」や「総務」というと、社内の各部門を支援する「守り」のイメージが定着していました。

それに対し、戦略総務は、事業部により近い立場で経営戦略的に業務改革を進めるような役割を果たします。

経営戦略的というのは、単に業務効率化というより、労力・コストを下げて利益率を上げる、ミスや損失を減らして組織として安定し、成長する戦略を意図しています。

一般的に「戦略」という言葉は、受動的な内容ではなく、経営戦略的に事業を改革するようなニュアンスで使われるケースがほとんどです。

戦略総務的に強化する具体的な例でいうと、稟議・申請がスムーズになるように自動化ツールやクラウドサービスを導入し、社内に周知し運営するような形があります。

この他にも、あらゆる業務を自動化するツールやクラウドサービスを駆使すれば、経理も人事も、各部の業務をスムーズにすることができます。そして、各業務の大量なデータ処理を迅速化でき、労力やコストを削減することが可能です。

このようにバックオフィスの役割は、受動的な形から変化し、利益率を上げ、組織として成長する、経営戦略的な業務改革も可能な形になっているといえます。
neconoteでは、

こうしたバックオフィスの役割の変化、需要に対応し、主に４つのソリューションを提供して、バックオフィスの強化をサポートしています。

・当社戦略総務チームで貴社の管理部門の構築を無料アドバイス
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・オペレーション最適化
・生産性を高める業務の種別・優先順位付け

戦略総務的な強化を目指す際には、ぜひneconoteにご相談ください。

5.まとめ：「バックオフィスの効率化」に関するご相談を承ります

今回は、バックオフィスの役割について、各部門のサポート、経理・財務等の職種、会社を支える部門としての重要性について解説しました。

また、人材不足等の課題や、これらをクラウドサービス等で効率化して人材不足等を解消できるメリットを解説。ワークフローシステムで解決する方法と事例もご紹介しました。

他にも、バックオフィスを強化・補強する外部委託やクラウドサービス、ツールがありますし、さらに進んだ役割を果たせる「戦略総務」の考え方も参考になるでしょう。

neconoteでは、企業の皆様に、業務改善のアドバイスやバックオフィス改善の幅広いサービスを提供しています。バックオフィスの業務改善でお悩みの経営者・担当者様は日乃出工業へ一度ご相談くださいませ。