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【経営者向け】内部統制を正しく行ってますか?企業経営や業務効率化への効果とは

2021.03.27  |  コラム 経営管理

「内部統制報告が義務付けられたのは知っているが、適切に運用できているのか」とお悩みではありませんか?

新型コロナウイルスの影響で世界的に働き方が変化し、自社の内部統制へ目を向ける経営者が増えています。

内部統制はテレワークなど多様な勤務スタイルに対応できなければ、制定・運営していても意味がないからです。

実際、内部統制の運営が上手くいっておらず、社内で不正が起きてしまった企業もあります。その多くは、内部統制が整わないままテレワークへ移行した企業でした。

健全な企業経営をするためにも、内部統制を制定するだけでなく「経営陣が適切に運営すること」が不可欠です。

今回は、内部統制を運営する目的や効果、企業が取り組むべき内容について紹介します。経営者や管理職の人は、ぜひご一読ください。

 

1.コロナをきっかけに企業では不正が増えたのか?

(引用:不正に対する新型コロナウイルスの影響ベンチマークレポート|公認不正検査士協会

公認不正検査士協会は、会員向けに「新型コロナウイルス発生後の不正の発生頻度」についてアンケート調査を行いました。(有効回答数1,851名)

その結果、2020年11月時点で79%以上が「不正全体の発生頻度が上昇した」と回答しており、コロナをきっかけに社内不正が増加したと判明しました。

回答者の90%は、今後1年で不正全体の発生頻度が増えると予想しており、しばらくは社内不正を注視しつつ企業経営を行うことになるでしょう。

具体的には回答数の多かった「サイバー不正」「財務不正」の不正リスクについて、社内で不正防止策について検討が望まれます。

とくに財務に関する不正は、架空発注や横領など個人犯罪的なものや粉飾決済など種類が幅広く、早期発見に向けた対策が必要です。

実のところ、コロナ禍で財務に関する不正リスクが高い・増えると考える企業が多いのは、「テレワーク」が深く関係しています。

なぜなら緊急事態宣言が発令されたことで「テレワークを前提とした内部統制の構築」へ手付かずのまま、企業はテレワークに移行せざるを得なかったからです。

そのため手探り状態ではじまったテレワークでは、業務フローの中で例外的に対応しなければならないケースが見受けられます。例えば「承認印を不要とする」といった対応を認めざるを得ず、結果的に経費の不正申請や横領が発生した企業もありました。

今後、企業では「柔軟な勤務スタイルを前提とした内部統制」の仕組みを制定し、適切に運営していくことが求められます。

まずは「内部統制」を適切に運営できているか、内部統制の目的を確認して仕組み作りからはじめましょう。

関連記事:「経営管理とは何か?ヒト・モノ・カネの観点からわかりやすく解説!

2.内部統制の目的とは

金融庁では内部統制の目的として、以下4つを定めています。

  • 業務の有効性及び効率性
  • 財務報告の信頼性
  • 事業活動に関わる法令等の遵守
  • 資産の保全

内部統制を実施する際は、上記4つの達成に向けた取り組みが必要としています。なぜならこの4つは、組織内の業務で密接に関連しているからです。

そのため内部統制を実施する時は、それぞれの目的に対して内容を定めるのではなく、同じ組織内で補い合うことを想定して制定します。ここでは内部統制の4つの目的について解説します。

2-1.業務の有効性及び効率性

「業務の有効性及び効率性」は、企業に関わる要素を有効的かつ効率的に活用できているかを判断することです。具体的には「時間」「人員」「コスト」について、内部統制を適切に運営し業務上の合理性を見極めます。

「従業員の労務時間」や「業務コスト」などを可視化して、個々や組織全体の業務効率化へつなげるのが目的です。

2-2.財務報告の信頼性

「財務報告の信頼性」は、財務報告の信頼性を確保して企業の社会的信用を高めることです。具体的には「財務決算書」の作成時に適切な内部統制を行い、虚偽の報告や記載をしないような仕組み作りをします。

「不正が起こらない業務フロー」や「業務を間違えにくい体制」を整えるため、社内の業務効率化を同時に行うことも重要です。

2-3.事業活動に関わる法令等の遵守

「事業活動に関わる法令等の遵守」は、法令や企業モラル、ルールに基づいて事業を行っているか判断することです。

法律や法令だけでなく、社内外の行動規範やルールを遵守することも求められています。組織が持続して発展し続けるためにも、内部統制を通じた法令遵守の体制作りが不可欠です。

適切に内部統制を運営できれば、企業のイメージアップにもつながるでしょう。

2-4.資産の保全

「資産の保全」は、資産の取得や使用・処分を企業が正当な手続きに基づいて行っているか判断することです。資産には「有形資産」だけでなく「知的財産」「顧客情報」といった無形資産も含まれています。

資産の保全は対象種類が多いため、それぞれ業務上で間違いや不正を誘発しないような内部統制の運営が必要です。

3.内部統制を実施する効果

内部統制を適切に実施できると以下のように、さまざまな効果が得られます。

  • 社内不正の防止につながる
  • 業務フローを見直して業務内容を効率化しやすくなる
  • 社内ルールを見直してガイドラインの整備につながる
  • 社内外の信頼性が向上する

内部統制を実施して効果を得るためには、前述の4項目の達成が不可欠です。そのため金融庁では、内部統制の目的達成のために下記6つの要素が必要としています。

  1. 統制環境
  2. リスクの評価と対応
  3. 統制活動
  4. 情報と伝達
  5. モニタリング
  6. IT(情報技術)への対応

<6つの要素を取り入れた内部統制の流れ>

内部統制を行う際は、経営陣はじめ関係者全員が同じ方向を向いて、健全な企業経営へ取り組む環境が必要です。経営陣には目的達成を阻むリスクを想定し、取捨選択しながら運営するリスク管理能力も求められます。

そして内部統制の運営開始後は、ルールや規定に基づいて適切に業務が行えているか管理して体制作りを強化します。

この時に大切なのが、社内体制の構築について情報が正しく伝達されているかです。業務において正確に情報伝達する仕組み作りが望まれます。

また内部統制の運営中は、定期的なモニタリングと検証が必須です。結果に対してどんな検討をすべきか考え、実行に移していく姿勢が内部統制の適切な運営へつながります。

このように内部統制を適切に行うためには、上記にくわえIT環境へ柔軟な対応が欠かせません。新しいIT環境を構築できれば、内部統制を通じて社内の業務効率化も叶えられるでしょう。

4.内部統制の実施に向けて企業は何を検討すべきか

いざ内部統制を実施しようと思っても、具体的に何から手をつければ良いかわからない企業もあるでしょう。

内部統制は「4つの目的」「6つの要素」を念頭に運営するのが望ましいです。ただ内部統制を大々的に行うのが難しい企業では、少しずつ社内体制を整えて準備するのをおすすめします。

ここでは内部統制の実施に向けて、企業が検討すべきことを紹介します。

4-1.社内システムの見直し

内部統制を行うためには、社内システムを見直して内部統制を行いやすい環境を整えましょう。社内ニーズに合わないシステムは、業務フローがわかりにくかったり不正が起こりやすかったりするからです。

実際、社内システムの見直しといったITへの対応は「6つの要素」でもあげられており、内部統制を運営するのに欠かせない要素です。とくに「経費精算」は社内不正の事例が多いものの、新しいシステムの導入で不正が起こりにくい業務フローを整備できます。

システム導入で内部統制しやすい環境を作れば、業務の効率化も同時に行うことが可能です。

4-2.専門家へ相談

内部統制は企業の事業成長に欠かせませんが、実際に自社に適切な内部統制を制定し運用することは難しいです。

そんな時は、内部統制の構築を専門に行う業者にアウトソーシングするのも一つ方法です。専門業者であれば、自社の状況や要望を考慮した内部統制の構築を叶えやすくなります。

もし社内人材だけで内部統制を実施して、適切に運営できなければ時間を無駄にするかもしれません。「内部統制への取り組みがすすまない」「何から手を付ければ良いかわからない」という企業は、まずは専門家へ相談してみましょう。HINODEではこれらが可能です。

関連記事:「2025年の崖で業務管理はどうしていくべき?効率よく管理するシステムも併せて解説

5.まとめ:「社内の内部統制」に関する相談を承ります

今回は、社内の内部統制の運営について、企業が取り組むべき内容を紹介しました。

内部統制は、企業が実施する目的を理解したうえで運営しなければ意味がありません。自社だけで取り組むのが難しい時は、専門家への相談も視野にいれましょう。

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