総務担当者向け：5つの業務改善ポイント
総務は会社の管理業務を担う「縁の下の力持ち」として、多岐にわたる業務を行っています。社員の要望に臨機応変に対応しなければならない場面も多い総務では、業務改善の課題を抱えていることも少なくありません。
しかし、実際は具体的に業務改善が進まず非効率な作業を継続して、何とかやり過ごしている場合も多いでしょう。
今回の記事では、会社の未来にも影響する総務の業務改善や改革について、その必要性と今すぐ取り組める業務改善の事例について具体的に解説していきます。
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1.総務に業務改善の意識付けが必要な3つの理由
あなたは「総務」という職種にどんなイメージをもっているでしょうか。ここでは「総務」という職種の内容から、なぜ業務改善が必要なのかを紐解いていきます。
1-1.総務は「なんでも屋」ではないから
総務の業務範囲は多岐にわたりますが、その範囲と内容は会社によって異なります。「モノ」だけを扱う場合もあれば、採用・社員教育など、人事の分野まで担っている場合もあるでしょう。
総務は、どこの部署が担当かわからない、明確にできない業務を担っている場合も多く、会社内の事務業務の全てを担う場合が多いという背景があります。
そのため、業務の線引きが難しい側面もあり、「困ったこと・面倒なことは、なんでも総務にお願いすればいい」という風潮があることも否めません。
1-2.総務を取り巻く環境はめまぐるしく変化しているから
会社内全体を統括する総務では、あらゆる部署の課題に対応することが求められます。変化のスピードが速く、突発的な事象も多い現在のビジネスでは、これまでのマニュアルが通用せず、その都度新たな対応を求められることも。
バックオフィス部門は、直接利益を生み出す部門ではないため、人的リソースには元々余裕がなく最低限の人数で業務をこなしている場合が多いもの。そのため、慢性的な人材不足が課題でありながらも、対応すべき事案は増える一方という問題を抱えています。
1-3.総務は成果の数値化が難しく達成度が見えにくいから
会社のため、社員のためにと、日々東奔西走している割には成果や達成度が見えづらく感謝されることも少ないのが総務です。
具体的な数値目標を定めるのが難しく、結果としての数値がわかりづらいため、他部署からも一体何をやっているのかわからない、雑用係としての認識にとどまっていることが少なくありません。
利益を出している部署ではない、縁の下の力持ちだから仕方ない、と言われればそうかもしれませんが、直接利益には結びついていなくとも会社組織には欠かせない人材なのです。
2.総務の業務改善がもたらすメリットとは？
総務の業務改善をすることでもたらされるメリットとは一体なんでしょうか。業務改善によってもたらされる具体的なメリットについて３つご紹介します。
2-1.時間的なコスト削減
これまでの慣習のもと何となく行っていた業務を改善した場合、大幅に時間短縮できる場合があります。
例えば、これまで紙ベースの申請が必須だった社内備品購入や社用車借用などをデータの授受で完結するスタイルに変更すれば、大幅に時間短縮が可能です。
総務の業務効率のアップと社員の作業の手間を削減することにより、本来の業務時間を事務処理で圧迫することがなくなります。
2-2.社員のモチベーションアップ
総務が業務改善することにより社内の業務効率が上がれば、それに比例して社員の働く環境がよくなります。働く環境がよくなれば、自然にモチベーションもあがります。
例えば、これまで面倒だと思っていた書類の申請が、業務改善により工程が減りスムーズに申請ができるようになれば、期日に遅れるという現象も減るでしょう。
「北風と太陽」ではありませんが、社員が働きやすい環境を構築することができれば自ずと社員のモチベーションもあがります。社内の雰囲気もよくなり、仕事の効率化、業績アップなどよい循環がうまれると考えられます。
2-3.新しいビジネス展開
業務改善により、生産効率が上がって時間にゆとりができれば、新たな業務展開について考える時間もできます。ビジネスを展開ができれば業績アップにつながっていくことでしょう。
無駄な作業に時間と労力を費やし、せっかくのチャンスを逃すような事態は避けたいもの。
めまぐるしく変化する今、ビジネスチャンスがやってきたときにすぐに対応できるような仕組みづくり、土台づくりを常に意識しておくことが大切です。
3.今すぐ取り組める総務の業務改善5つの事例
総務として今すぐ取り組める業務改善にはどのようなものがあるのでしょうか。具体的に5つの事例についてご紹介します。
3-1.事例1 「業務量の見える化」で属人的な業務を撲滅
今進んでいる業務は何があるのか、この業務はどんな意味があるのか、無駄な作業はないのか。
これまでの業務を取りこぼしなくルーティンで行うことも大事ですが、全ての業務が今現在必要であるとは限りません。一度全ての業務を洗い出し見える化することで、業務の要不要の判断をすることが大切です。
また、「この業務はこの人でなければ」という属人的な業務は極力なくす必要があります。属人的な業務は、業務効率を下げてしまう最たるものです。「マニュアルを作成する」「業務の進捗を共有する」など「誰でも行える業務」に変えていくことで総務の業務は劇的に改善されるでしょう。
3-2.事例2 コロナ禍の今こそ社内の改革を意識した戦略を
「もっと効率よく仕事をするにはどうしたらいい？」「業績アップのためには何を改善したらいい？」という全社的な視点を持ち、積極的に社内を改革する意識をもって動きましょう。
これまで必ず出社しなければできないと思っていた仕事もリモートワークで可能なことがわかりました。これを機にクラウド化が進んだり、社内システムを見直した会社も多いのではないでしょうか。
業務効率化のための提案をしやすい時期であるとも言えます。「やらなくてよい仕事は思い切ってやめる」という決断も時には必要です。福利厚生や社内制度など、これまで当たり前だと思っていたものを一度見直してみる良い機会ではないでしょうか。
3-3.事例3 「社内書式の統一」と「クラウド化」
意外に盲点ですが、社内書式の統一は業務効率化には欠かせません。各部署の書式がバラバラ、書式の作成が面倒などは集計・作成に地味に手間がかかるものです。
書類作成のために時間を費やさねばならなくなり、本来の業務時間に食い込んでしまっては本末転倒です。いかに煩雑な作業を省き、手間を減らすかを重点的に検討する必要があります。
コロナ禍で在宅ワークが混在化している今、書類を印刷するためだけにわざわざ出社しなければならないという非効率な事態は避けるべきです。クラウド化を取り入れながら、セキュリティ面の対策も講じるなど長期的な視点で戦略を立てる必要があります。
3-4.事例4 業務改善ツールやシステムの導入を検討する
先に述べたように書式のクラウド化を検討するにあたっては、相応のシステムの導入が必要な場合もあります。
既存のシステムで対応できればそれに越したことはありませんが、今後ますます主流になっていくであろう在宅ワーク、どこにいても安心・安全に仕事ができる環境にすることも大切な業務の一つです。業務改善ツールの検討をしてみてもいいのではないでしょうか。
例えば、人事評価についての事例を見てみましょう。これまでの人事考課では「人事考課表の作成」→「従業員への配布」→「従業員からの回収」→「面談」→「評価承認」→「考課結果決定入力」など多くのプロセスを経ていました。
これらのプロセスを紙やExcelベースではなく、人事システムを導入すれば、紙やExcelによる作成・提出・管理など不要になるでしょう。また、勤怠管理も工程の多く頭を悩ませる業務のひとつです。
「打刻集計」→「打刻時間・残業時間の確認」→「社員へのフィードバック」→「集計・計算」→「給与システム入力」→「振込データ作成」など。
特に勤怠は社員の入力漏れ、ミス、確認事項などが多く、やり取りに多くの時間を費やします。勤怠データをシステム管理できれば、打刻時間・入力集計・修正も自動で行われ、作業時間も大幅に減少します。
導入時には少なからず初期投資を伴います。今すぐの導入は難しいとしても、あらゆる可能性を探りながら常に情報収集して準備をしておくとよいでしょう。
3-5.事例5 アウトソーシングも一つの手段として視野に入れる
自社だけで完結するのが理想ですが、人的リソースの問題もあり、それが叶わない場合もあるでしょう。また、専門的な知識をもった専門家に相談して対応してもらった方が早いこともあります。
その場合には、アウトソーシングも一つの手段として考えておくと良いのではないでしょうか。毎月決まった定量的な作業などは、安心できる専門家に任せて、会社として本来取り組むべきコア業務に人材・資源を集中するという動きも増えています。
4.まとめ：「総務の業務改善」に関する相談承ります
今回は、総務の業務改善の目的と必要性、具体的な進め方についてご紹介しました。少ない人員で多種多様な業務を求められることの多い総務ですが、コロナ禍でますます複雑かつスピードが要求される事態となりました。
属人的な作業・非効率な業務を積極的に見直し改革していくことで、より効率的に攻めに転じる総務として会社内でも存在感を示して行けるのではないでしょうか。
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