リモートワークで見えてきた課題をチャンスに！3つの解決策を紹介
新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、多くの企業がリモートワークの推進を行うようになりました。
しかしいざ始めてみると、機器や通信環境の準備、ルール策定などやることが非常に多く、費用や時間の面でも様々なコストがかかっているのではないでしょうか。
今回は、リモートワークにおけるよくある課題と解決策について紹介します。コロナウィルスや働き方改革の影響もあり、普段の業務を抜本的に見直すチャンスでもあります。
この機会にぜひリモートワークの導入に取り組んでみてはいかがでしょうか。
目次
1.よくあるリモートワークの課題
リモートワークの課題は数多く存在しますが、ほとんどの課題は「ツール導入」と「ルール策定」で解決することができます。ここでは４つの課題と解決策について紹介します。
1-1.多くの人が感じる課題No.1の「コミュニケーション不足」
引用：新型コロナウイルスの感染拡大が企業の組織運営や人材育成に与える影響について調査
株式会社ラーニングエージェンシーが、企業の人事・教育担当者948人を対象に、新型コロナウイルスの感染拡大が企業の組織運営や人材育成に与える影響について調査を行った結果、
リモートワークの課題第1位は、「コミュニケーション不足」で74.9%と、半分以上の人がコミュニケーション面で課題と感じているということが明らかになりました。
コミュニケーションと一口に言っても様々な状況が考えられます。社内と社外に分けて課題と解決策についてお伝えします。
1-1-1.社内の場合
社内でのコミュニケーションが不足すると、報告漏れによりトラブルへの対応が遅れたり、チーム力の低下、孤独ストレスなどの問題が発生します。
リモートワークをするにあたって、まずは、ビジネスチャットやテレビ会議を使ってコミュニケーションを取りやすいようにツールを揃えるようにしましょう。
ツールに関しては比較的コストが低く、どの会社もほとんど同じようなツールを使っているので、導入する際のハードルは低いはずです。
重要なのは、ツール導入後に「どれだけ聞きやすい雰囲気を作っていけるか」になってきます。
そもそも社内の雰囲気が悪く、上司に相談しづらい環境であれば、どれだけ高機能なツールを導入したとしても、根本的な解決にならないはずです。
したがって、ルールを策定する場合には、
・「そんなのも知らないのか」などのNGワードを決める
・相手の立場に立ってこまめに反応する
・積極的にお礼や感謝の気持ちを伝える
・ネガティブな指摘はチャットで行なわず電話やテレビ会議で行う
・定期的に雑談の場を設ける
など、相手と気持ちよくコミュニケーションを取るためのルール策定が重要になってきます。ルール策定やコミュニケーションの取り方については、下記の記事も参考にしてみてください。
1-1-2.社外の場合
社外では主に営業担当の方が苦労するかもしれません。また、テレビ会議での商談になると、クライアントの表情からニュアンスを汲み取るような、コミュニケーションが取りにくくなります。
オンラインでの商談のときは
・商談中はこまめに確認を取る
・ジェスチャーはなるべく入れるようにする
・商談以外にも適宜電話でフォローを入れる
など細かいフォローを入れるようことで、コミュニケーション不足を解消させましょう。
クライアントと直接対面する機会が減り、1回1回「質」の高いコミュニケーションを求められるようになるので、事前準備がより重要になってきます。
1-2.起きてからでは遅い「情報漏洩のリスク」
引用：2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書
NPO日本ネットワークセキュリティ協会が発表した「2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩の原因の多くは、「紛失・置き忘れ（26.2％）」「誤操作（24.6％）」といったヒューマンエラーに基づくものです。
リモートワークにより、パソコンを外部に持ち出す機会が増えると、紛失や誤操作などのリスクがさらに高まる可能性があります。
万が一情報漏洩の事故が発生した場合、社会的信用の失墜だけでなく、損害賠償請求や業務の一時停止になる場合もありますので、しっかりと対策をする必要があります。
1-2-1.情報漏洩のケース①機器の紛失
移動中やカフェなどで仕事をしているときに紛失するケースが考えられます。紛失だけでなく盗難のリスクも考慮しておく必要があり、必ず機器にはパスワードを設定しましょう。
また、万が一紛失してしまった場合には、誰に報告するのかなどの体制を整えておく必要があります。紛失したとしても、すみやかに初動対応ができれば、被害の拡大や二次被害を防ぐことができます。
1-2-2.情報漏洩のケース②外部Wifi接続によるウィルス感染
自宅のルーターやパソコンなど周辺機器のセキュリティが万全でないと、自宅やカフェのwifiからウィルスが侵入する可能性があります。社内ネットワークにまで広がり、情報漏洩や改ざんのおそれがあります。
対策としては、VPN接続を使うことでwifiでやりとりするデータの傍受から通信情報を守ることができます。VPNの費用は、数千円から数十万まで規模によって異なりますので、注意しましょう。
1-2-3.情報漏洩のケース③セキュリティソフトの更新
セキュリティソフトやOSを最新の状態にしておかないと、セキュリティレベルが低下してしまうリスクがあります。もし、脆弱性のあるアプリをインストールしてしまった場合、パソコンに保存されていた個人情報が漏洩してしまう危険があります。
社内にいれば確認が簡単に行えますが、リモートだとそうはいきません。こまめな周知や管理パネルなどを使って状況を確認するようにしましょう。
1-3.従業員が「さぼり」をするかもしれない
リモートワークを行なうと、やることがなくて暇になる社員も出てきます。社員の顔が見えにくくなることから、さぼりを懸念する管理職もでてくるかもしれません。
サボリを防ぐため監視ツールを導入するという方法もありますが、行き過ぎた監視は、社員に必要以上にプレッシャーを与えてしまいます。常に監視されているというストレスは、生産性の低下を招いてしまうことになります。
したがって、サボリ防止に関してはツールの導入の前にルール策定から行なうと良いでしょう。
・始業・就業時にメールを送信してもらう仕組みを作る
・成果の報告を義務付ける
・フレックスタイム制の導入など時間管理の方法を考える
・雑談の時間を作って休憩を設ける
社員のさぼりは、前述のように「コミュニケーション不足」の観点に通じる部分もありますので、合わせて対策しましょう。
2.まとめ：リモートワークは「自己管理」が重要
今回は、リモートワークにおける課題と解決策について紹介しました。
コミュニケーション不足、情報漏洩のリスク、さぼりなどを取り上げましたが、いずれも「自己管理」で対応できる部分が多いです。したがって、社員一人一人が自分を律して、どれだけ効率的に仕事を行なえるかが重要になってきます。
HINODEではリモートワークの部分的な導入だけでなく、社員が自己管理しながら働けるよう、仕組みづくりも行ないます。リモートワークでお悩みの方がいましたら、気軽にご相談ください。
