コラム

バックオフィスとは?効率化のメリット、具体的な改革方法についても紹介!

2020.06.10  |  コラム バックオフィス

バックオフィスの業務を行う女性

世界の総務部やバックオフィスのあり方に詳しい、一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアムのクレイグ・カックス副代表理事によると、日本のバックオフィス業務は30〜40年遅れており、プロの手にかかればコストカットや生産性を大幅に向上させることができると言われています。

そんなポテンシャルを秘めたバックオフィス業務ですが、会社の中では「事務的な作業は完ぺきにこなすのが当たり前」と思われる会社もあるようで、新しいことに能動的に取り組む機会が減ってしまっても仕方ありません。

そこで今回は、「攻め」のバックオフィスを作るために、そもそものバックオフィスの意味、改革を行うための方法や改革例などについて紹介したいと思います。

1.バックオフィスとは

バックオフィスとは、顧客に接する部門や本業の中枢を担う部門を「支援する部門」のことです。具体的には、経理・人事・法務などの部門のことを言います。

 1-1.経理・人事・法務など他部門の支援をする職務

バックオフィスとは、顧客に接する部門や本業の中枢を担う部門を「支援する部門」です。

具体的な職種では、経理・人事・法務・一般事務・総務などがあり、それらを総称として呼ぶ場合に使われます。

 1-2.同義語は間接部門・管理部門・コーポレート部門など

バックオフィスという言葉は、もともと欧米で生まれた言葉ですが、日本ではこれまで別な呼び方でした。間接部門・管理部門・コーポレート部門・本社機能などと呼ばれており、グローバル化の流れに伴って呼び方が統一されるようになってきました。

 1-3.対義語はフロントオフィス

バックオフィスの対義語となるフロントオフィスは、顧客と直接のやりとりをする部門であり、売上に直結する活動を行います。

例えば、営業職がイメージしやすいでしょう。営業担当者は、自分で提案書を作って、客先に足を運び、自社の商品やサービスを売り込み、契約をとる仕事なので、顧客との直接のやりとりはかかせません。

他には、マーケティング部門やコールセンター部門などもフロントオフィスの業務と言われております。

2.バックオフィスが秘める可能性

バックオフィスの可能性

フロントオフィスは、業務内容によっては、お客様と直接的に関わっている時間を短くしたり、効率化することは難しいと言われています。

例えば、対面でのコミュニケーションを重視する営業マンが多くのお客様を担当するあまり、電話での営業をメインに切り替えると言ったらどうでしょうか。お客様一人一人を大切にすることが前提であるため、フロントオフィスの仕事は効率化が難しいのです。

一方で、バックオフィスの多くは、直接顧客と接する機会が少なく、パソコンなどを使った事務作業が多いため、後述するクラウドソフトやアウトソーシングを組み合わせることで、かなりの業務効率化を期待することができます。

3.バックオフィスを効率化させるメリット

 3-1.人件費の削減ができる

1つ目のメリットは、人件費の削減です。例えば、これまで行ってきた事務処理をクラウドソフトで効率化させたり、外部にアウトソーシングして委託することで、事務処理に当てていた人件費を削減することができます。

 3-2.コア業務に集中できる

2つ目のメリットは、今までの業務に使っていた時間が減るので、それを別な業務に時間を割くことができます。

例えば、会社の経理データを分析することで、会社の問題点を洗い出し、改善案を出す時間に労力を割けるようになます。バックオフィスの効率を上げれば、会社全体に関わる改善案も出すことができます。

 

HINODEのバックオフィス支援「neconote(ねこのて)」は、スタートアップ向けに「超柔軟・超スピード・超集中」で代行から仕組み作りまで行います。

サービス内容はこちら

4.バックオフィス業務を効率化させるための方法

バックオフィスの大まかな内容とメリットを理解したところで、バックオフィスの改革を行うための方法を紹介していきましょう。

 4-1.業務効率化ツールを使う

ツールを導入することで、これまで人が行ってきた事務処理を効率化させます。比較的低コストで導入がしやすく、他社へのツールの乗り換えも行いやすく、リスクも少ないのが特徴です。

勤怠管理、給与計算、経費精算、法務、人材管理など様々なサービスが存在します。記事の後半部分では、それぞれのツールについて紹介します。

 4-2.バックオフィスサービスを利用する

バックオフィスサービスは、社内の人間が今まで行っていた業務を外部に委託します。業者によって特徴があり、オンライン完結タイプと人材派遣タイプがあります。

 4-2-1. オンライン完結タイプ

オンライン完結タイプでは、業者のオフィスで業務が行われます。そのため、自社でパソコンやデスクを用意する必要がなく、スタートアップやベンチャーにとっては使い勝手が良いと言えるでしょう。

   4-2-2.人材派遣タイプ

人材派遣タイプでは、実際に会社に来てバックオフィス業務を行ってもらえるのが特徴です。事務処理を行うだけなく、社内体制の仕組み作りまで行ってくれる業者もあります。

また、それぞれの分野の専門家を呼ぶこともでき、税理士、司法書士、行政書士、労務士などちょっとしたことで聞ける人がいるのは心強いでしょう。

5.バックオフィスを業務効率化させるためのツール・ソフト

バックオフィスを効率化させるためのツール

5-1.会計ソフト

会計ソフトとは、会社のお金の流れを全て集計・管理し、決算書作りまで行うことができるソフトです。

これまでは、売掛、買掛、入金、出金といったお金の動きを紙や伝票で記載し、それを仕訳帳や総勘定元帳に転記といった作業が必要だったので、少人数の会社でもある程度の簿記の知識は必要でした。

しかし、会計ソフトを使うことで、自動で勘定科目を選んで仕訳され、集計されるため、間違いが起こりにくく、会計業務における負担を減らすことができます。

5-2.請求書発行システム

請求書発行システムとは、請求書の作成・送付に関する作業を効率化させるためのシステムです。

エクセル表で管理し、手作業で印刷して郵送していたものが、システム上で、請求書作成し、電子メール送信や郵送代行、入金確認も一連のプロセスでできるようになっています。

また、見積書、納品書、領収書などの発行もできたり、連携したSFAから金額のデータを取り込んで請求書を作ることもできるので、SFAと請求金額のズレを解消させや

すいというメリットもあります。

5-3. 勤怠管理ツール

勤怠管理ツールとは、従業員の出退勤時間を管理するためのツールのことをいい、勤務時間・残業時間・勤務日数などの管理ができます。

これまでは、タイムカードを使って紙媒体で管理している会社が多かったのがですが、入力や集計作業に時間がかかったり、打刻漏れが発生したり何かと手間がかかっていました。

勤怠管理ツールを使うことで、パソコンやスマートフォンで簡単に管理することができ、勤怠管理以外にもシフト管理、働きすぎによる残業基準の設定や給与ソフトの連携で、自社に合った勤怠管理を行うことも可能です。

5-4.法務におけるクラウドサイン

クラウドサインとは、「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をパソコンのみで完結させるシステムです。

契約書を紙で作成する場合、プリントアプトして印鑑を押し、取引先に郵送して印鑑を押してもらい、返送されるのを待つといった手順を踏むことになります。また、契約書が増えれば、保管場所の確保も考えなければいけません。

クラウドサインを使えば、郵便切手代にかかっていた実費のほか、発送作業にかかっていた人件費の節約にもつながります。また、膨大な書類の中から契約書を探すことも、パソコンの検索画面を使えば、簡単に探し出すこともできます。

6.バックオフィスの改革例

バックオフィスの改革の例

6-1.会社を黒字化するための経理改革

経理は会社の血流である「お金の流れ」を管理する仕事で、経営に直結する仕事です。具体的な業務では、伝票処理等のお金の流れの情報入力、決算関連書類作成、入出金管理などを行います。

黒字化するための経理とは、公認会計士や税理士などの会計のスペシャリストまでとはいきませんが、社内の経理担当が経営判断に役立つ提案を行います。

そもそも経営判断に必要な数値が何か明らかにし、営業サイドにかけ合って、数値が分かるような仕組み作りをしたり、営業が経費精算の管理ができていないようであれば、クラウド経費精算ツール導入の提案をしたりします。

6-2.人事をアウトソーシングすることでコア業務に集中

人事は「ヒト・モノ・カネ・情報」という経営資源の中で、もっとも重要とされる「ヒト」を管轄する部署です。人事の仕事は、採用や人材開発、制度設計などの企画系の仕事と、勤怠管理や給与計算を行うような事務系の仕事の2つに分けることができます。

改革の例として、毎月必ず行う給与計算は、法律関連の理解という専門性や給与計算のミスは許されないなど、事務仕事とはいえ、担当者の負担は大きくなります。

定型の事務仕事をアウトソーシングして外部に委託することで、その業務関わっていた人材や時間をより重要な人事業務に当てます。

6-3.アウトソーシングを使って社内体制の構築化 

ある製造メーカーの例ですが、担当者ごとに業務の処理方法が属人化していることが課題でした。定型業務の量が多く、月末は残業過多になり、満足に有給休暇を取得することさえ困難といった課題がありました。

アウトソーシングを使い、外部に業務調査を行ってもらうことで、業務ごとの違いを可視化させ、属人化していた業務処理スキルの統一化に成功しました。

業務を定期的にローテーションをすることで、従業員のマルチスキル化が実現し、上司の手助けなく、従業員同士でフォローし合うことが可能になりました。社員の残業や有給取得の問題も解決され、新しい業務に着手する時間も生まれようになりました。

7.バックオフィスサービスを導入する際の注意点

バックオフィスサービスを行う業者は多く存在しますが、得意分野がまちまちであったり、長期間の運営を行うことを前提とした契約になる場合が多く、事前に選ぶ際の注意点を確認しておくようにしましょう。

  7-1.目的の明確化

コスト削減なのか、品質向上なのか、目的によっては業者に依頼する業務内容や専門性が異なってきます。こちらの要望に答える対応力があるのか「提案力」があるかどうかも重要になってきます。

  7-2.業務範囲の確認

どの業務まで任せるのかを整理し、あらかじめ概要を作っておくことが大切です。例えば、最初の電話応対は自社で行い、専門的な問い合わせに関しては、業者にお願いするなど、業務範囲やフローを明確にしておくと良いでしょう。

  7-3.機密情報の保護

バックオフィス業務をアウトソーシングするということは、自社の情報を社外に提供することでもあります。情報を漏洩のリスクを限りなく低くするために、秘密保持契約を締結したり、情報漏洩した時の緊急対応の方法を確認しておきましょう。

8.「バックオフィス」に関するご相談を承ります

今回は、バックオフィスの基本的な内容からメリット、アウトソーシングを使った改革の仕方などについてお伝えしました。

バックオフィスの改革は、時間がかかるものですし、業者に依頼するとなると、費用面でもそれなりにコストが発生するため、業者選びには慎重になるでしょう。

HINODEのバックオフィス支援「neconote(ねこのて)」は絶対にバックオフィス改革に失敗したくない人におすすめのサービスです。

これまで有名スタートアップ含む300社以上に、人事・総務・経理などのバックオフィス業務を土台構築から仕組化、構築後の引継ぎまで対応してきました。

・金額、スケジュール、今後のこと含めてどの会社に依頼していいか分からない
・そもそも人手不足で対応するのが難しい
・できるだけ無駄な投資は止めて、いろいろなパターンの提案が欲しい

そんな悩みを持った方は「neconote(ねこのて)」がお客様のチームの一員としてサポートします。

バックオフィス業務でお悩みなら、ぜひ「ねこのバックオフィス」のHINODEにご相談ください。

BACK

お気軽にお問い合わせ下さい

資料請求もご相談も無料です!