オフィス・事務所移転で押さえておきたいスケジュールとポイント
オフィス・事務所移転は、物件探しや業者の選定、内装工事、官公庁手続きなど、とにかくやることがたくさんあり、頻繁に行うことではないので戸惑う方も多いはずです。
オフィス・事務所移転を成功させるためには、しっかりとスケジュールを作り、漏れなく実行していくことが大切で、無計画に行うと、期限内に終わらなかったり、社員からクレームが来るかもしれません。
今回は、オフィス・事務所移転のそもそものメリット、事前に確認しておきたいポイント、把握して起きたいスケジュールなどを紹介したいと思います。
この記事を読むと、おおよそのオフィス・事務所移転の流れを理解できるので、これからオフィス・事務所移転を検討している人、担当者に任命された人は、ぜひ最後まで読んでいただければと思います。
目次
1.オフィス・事務所移転をするメリットは？
まずはオフィス・事務所移転のメリットについて確認していきましょう。メリットを確認することは後に紹介する「目的の明確化」にもつながります。
1-1.あらゆるコスト削減につながる
オフィス・事務所移転のメリットには様々なものがありますが、最大のメリットは、オフィスの賃料を削減できることではないでしょうか。
オフィス賃料は、人件費と並んで、毎月の固定費の中で大きな割合を占めます。移転を機に会社の規模や立地に合わせた賃料の物件を探し、固定費を削減できるのは大きなメリットになるでしょう。
ほかには、同じビルの異なる階で仕事をしていた場合は、ワンフロアで業務を行うことで、コピー機などの備品を減らしたり、電話やネットワーク回線の見直しを行うことで、大きなコスト削減を実現することができます。
1-2.会社のブランディングにつながる
近年では「おしゃれなオフィス」というトレンドがありますが、ITインフラの発展やIT業界の広がりとともにオフィスでの業務が増え、会社がオフィスデザインに対して、しっかり向き合うようにってきました。
例えば、オフィス内に植物や自然光を取り入れて、明るく開放的な空間にしたり、デザイン面で遊びごころを加えて空間にするのは、その最たる例でしょう。
オフィス空間のデザイン性を高めることで、求職者やクライアント、取引企業に「面白い取り組みをしている」といったポジティブな印象を与えることができれば、今後の経営戦略に好影響を及ぼすかもしれません。
新オフィスに入居する前には内装工事はほとんどの場合発生するもの。移転を機にオフィス全体のデザインを見直すのもよいかもしれません。
1-3.従業員の満足度が上がる
ここまでは会社側のメリットを紹介してきましたが、従業員側のメリットについてもお伝えします。
・通勤時間が短くなるかもしれない
・コミュニケーションがとりやすい空間になる
・部屋が広くなり、機器を置く場所が使いやすくなった
これらのメリットを享受できれば、従業員の仕事に対する取り組みに良い影響をあたえるでしょう。結果的に業務効率化が進み、生産性が上がるというメリットにもつながるでしょう。
オフィス移転をする際は、従業員の不満点を聞きだし、ブラシュアップさせることが大切です。オフィス移転を通じて「会社」と「従業員」どちらも幸せになることを目指しましょう。
2.オフィス・事務所移転をする前に必ず確認したい3つのポイント
オフィス・事務所移転は何度も行うものではなく、いざ行うとなるとどんなことに気を付けなければいけないか分からないものです。
ここでは、オフィス・事務所移転という重大なミッションを成功に導くにはどんなことに気を付けなければいけないのか、ポイントを紹介します。
2-1.目的の明確化
「何のために移転するのか」という移転理由と目的を明確にすることから始めます。現在入居中のオフィスの課題点を把握し、改善ポイントを洗い出します。
この目的の明確化がしっかりできていないと、
・レイアウトが悪くなり、社内からクレームが起きる
・業者がバラバラで打ち合わせのたびに方向性が変わって納期が遅れる
・増員計画で移転したのに採用がうまくいかない
などといった失敗が起きるケースがあります。目的を明確にすることで、行動指針がはっきり定まり、効率的にオフィス・事務所移転を行うことができます。
2-2.移転日から逆算してスケジュールを決める
オフィス・事務所移転にかかる期間は、一般的に6カ月かかる会社が多く、大規模なオフィスであれば1年前から計画を立てて動く場合もあります。
スケジュールを決めるときに大切なのは、移転日をまず決め、そこから逆算していくことです。
移転日に間に合わせるために、いつまでに何をしなければいけないという視点でスケジュールを立てるようになるので、期限内に終わらないという失敗を防ぎやすくなります。
2-3.オフィス・事務所移転業者選びは慎重に行う
オフィス・事務所移転のスケジュールをしっかり定めても、オフィス・事務所移転業者による「荷物の紛失」や「納期遅延」があっては本末転倒です。一緒にオフィス・事務所移転を実現するパートナー選びは慎重に行うべきです。以下に良い業者を選ぶためのポイントをまとめましたので、確認しておくとよいでしょう。
・実績
・オフィスのレイアウトデザイン力があるか？
・電気工事やネットワーク環境の対応
・コミュニケーションのスピード
一度契約してしまうとなかなか後戻りしくいため、後悔のないように慎重に業者を選ぶようにしましょう。
3.オフィス・事務所移転の具体的なスケジュール
オフィス・事務所移転のスケジュールを作成する時は、個人での引っ越しの流れをイメージすると良いでしょう。基本的には、物件決め、大家に退去予定の連絡、引っ越し業者の選定、新居先のレイアウト作成、書類手続気など似ている部分が多いです。
3-1.6カ月以上前
まずは、オフィス・事務所移転の目的を明確にするところから始めるようにしましょう。
・人員増加によるスペースの狭さ
・オフィスコスト削減の見直し
・ブランディングの強化
目的がはっきりすると、何をすればよいのか考えやすくなるはずです。
目的が決まったら、移転先のオフィスの条件も出します。立地・最寄り駅・近隣の公共機関・取引先からの距離などを確認していきましょう。物件探しには、繁忙期（1月～3月と9月～12月）もあるので、タイミングには注意します。
目的と条件が決まったら、オフィスデザインを考えます。
・収容人数
・会議室などの数
・具体的なレイアウト
・内装工事費用
これらに加えて旧オフィスの原状回復の工事費用、契約書のチェックなども確認しておくようにしましょう。
特に現オフィスの解約予告は、契約内容によりますが、6カ月前に出さないと解約が成立しないケースが多いです。これを怠ると、せっかく立てたスケジュール台無しになりますので、注意が必要です。
3-2.6カ月～3カ月前
スケジュールがおおよそ立てられたら、実際に手を動かす作業に移ります。具体的には、オフィス物件を調査したり、業者を選定していくことになります。
オフィスの物件調査では、移転先を決めるための条件を踏まえ、インターネットで情報を調べます。物件にはさまざなものがあり、時間貸しオフィス、マンスリーオフィスなどもあるので、目的にあった物件を選ぶようにしましょう。
目星がついたら、実際に足を運んで、広さや採光、交通の便などを確認しましょう。なかなか物件が決まらない場合は、譲れない条件を伝えておくと、話が進みやすいでしょう。
物件契約の際は、契約年数、共益費や敷金の有無など、細かなところもしっかり把握しておくことが大切です。家賃交渉もこのタイミングで行うことが多いので、希望があればしっかり伝えるようにしましょう。
新オフィスのレイアウトについては、現在のオフィスの課題を踏まえて決めるといでしょう。座席や業務導線を意識して、レイアウトを作成すれば、大幅な改善が見込めるかもしれません。
また、現状回復工事については、現オフィスの契約期間中に行わなければいけないため、原状回復の業者選定や段取りも合わせて進めいていくようにしましょう。
3-3.3カ月前～1カ月前
3ヶ月前から1ヶ月前は、物品回りの整理を中心に行いましょう。廃棄すべきもの、新オフィスに持っていくもの、新たに購入するものなどを確認します。
引っ越し費用は、荷物の量によって変わってくるので、費用を抑えるためにも重要なポイントです。また、費用面だけで引っ越し業者を選んでしまうと、コミュニケーションロスが起きてしまったりして、納期が遅れる場合もありますので、注意しましょう。
加えて、電話回線やネット回線、コピー機などの移設手配、原状回復工事も行います。住所が変更になるので、取引先への連絡、送付先のリスト作成、印刷など直前になって慌てなくて良いように、計画的に取り組んでいきましょう。
3-4.1カ月前
1ヶ月前は、新しいオフィスの内装工事、物品搬入、インフラ周りの工事と、本格的に移転に向けて動いていきます。特に工事は1ヶ月程度要するものが多く、早めに対応するようにしましょう。
また、官公庁への事務手続きもこのタイミングで行うようにしましょう。法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、消防署、郵便局など多くの届出が必要です。どの届出が提出済みで、未提出なのか分かるようにチェックリストを作るようにしましょう。
3-5移転当日・移転後
移転当日は、引っ越しの状況を把握するために、業者の担当者と連絡を取り合えるようにします。
引っ越し当日は業務ができなくなるので、作業に集中することが求められます。当日は、事前に作成した計画表やタイムスケジュールに沿って作業を進めていきます。
荷物が正しく搬入されているかや、数量が合っているかも都度確認し、破損しないように運ぶことを心掛けます。
半年以上かけて準備してきたにも関わらず、当日になって失敗するとなると非常に残念です。簡単な作業ではないからこそ、最後まで気を抜かず、オフィス移転当日を迎えるようにして下さい。
また、新旧どちらのオフィスについては、傷などを確認し写真を撮っておくようにしましょう。後々のトラブル回避に繋がります。
3-6.移転後
新オフィスに移転した後は、旧オフィスの原状回復工事を行い、引き渡しを行います。原状回復する範囲については、賃貸者契約に記載がありますので、事前に確認しておきましょう。
オフィス移転後のトラブルには、
・電話やネットの手配が遅れる
・売上が好調で、当初の予定よりも人員を増やすことになった
・レイアウトで社員から不満が出てしまった
などの事例があります。トラブルは起きてしまったらできるだけスピーディに対応すべきものです。業者によっては、オフィス移転後もトラブルに対して対処してくれたり、安定化するまでの仕組み作りまで行なってくれるところもあります。
4.トータルサポートできるオフィス移転業者に任せるのも手
オフィス・事務所移転でやるべきことやスケジュールをまとめましたが、やることが予想以上に多いと感じる人も多いのではないでしょうか？
完璧にスケジュールを立てても、計画通りに実行していくのは難しいものです。日常の業務をこなしながら進める場合もあり、大変だと感じる方もいるでしょう。
そんな時は、スケジュール作成、物件選び、引っ越し準備、内装工事、事務手続きなどをトータルサポートするオフィス・事務所移転業者に依頼するのも一つの手です。
「neconote（ねこのて）」は、オフィス・事務所移転・事務所移転に絶対に失敗したくない人におすすめのサービスで、これまで有名スタートアップ含む300社以上に、土台構築から仕組化、構築後の引継ぎまで対応してきました。
・金額、スケジュール、今後のこと含めてどの会社に依頼していいか分からない
・そもそも人手不足で対応するのが難しい
・できるだけ無駄な投資は止めて、いろいろなパターンの提案が欲しい
そんな悩みを持った方は、「neconote（ねこのて）」がお客様のチームの一員としてサポートします。バックオフィス業務でお悩みなら、ぜひ「ねこのバックオフィス」のHINODEにご相談ください。
