【管理職必見】すぐ実践！事務処理能力アップで業務効率化
「事務処理に手を取られてしまいチームの業務効率が悪い」とお悩みではありませんか？
事務処理は単純作業が多く、人によって向き不向きが生じやすい業務です。一方で事務処理作業の仕組みを再構築すれば、一人一人の負担を軽くできる業務でもあります。
メンバーの事務処理能力を上げて業務効率化ができるかは、管理職の腕の見せどころです。企業間の競争で生き残るためにも「業務効率化」は避けて通れない道でしょう。
今回は、メンバーの事務処理能力を上げる実践的な方法について紹介します。チームをまとめるリーダーや管理職の人は、ぜひご一読ください。
目次
1．事務処理を効率化する方法
近年、働き方改革の推進もあり日本の企業では成果主義が叫ばれるようになってきました。そのため企業では社員の「生産性の向上」「業務効率化」が課題となっています。
生産性が向上し業務効率化が叶えば「残業時間が短縮し人件費が減る」「重要な業務に集中して取り組める」など会社と社員のメリットが大きくなるでしょう。
なかでも「事務処理」は効率化を図りやすい業務といえます。事務処理は単調な作業が多く、特別なスキルを要さずに行えるものがほとんどだからです。
一方で、事務処理は業務の優先度が低く「気づくと期日ぎりぎりになっている」という場合もあるでしょう。また細かい作業が苦手で、いつも同じ人に頼んでいる人もいるのではないでしょうか。
事務処理の取り組み方を見直したいなら、管理者が作業にかかかる労働コストや人員配置などを把握し改善策を講じるほかありません。
作業内容が変わりづらい事務処理は、一度体制を整えておけば業務効率化が定着しやすいです。ここでは事務処理を効率化する方法を4つ紹介しますので、ぜひ検討してみましょう。
1-1.事務処理を見える化する
事務処理の効率化では、業務を「見える化」し全体像を把握することが大切です。「見える化」すると事務処理の中で「何が効率化を妨げているのか」原因を把握することができます。
業務の見える化で確認するポイントは以下のとおりです。
- 総労働時間
- 労働コスト
- 事務処理を習得するまでの時間
事務処理ごとに上記のポイントを洗い出せば、必然とボトルネック部分があらわれるでしょう。
例えば事務処理にかかる時間が人によって異なる場合、バランスを見ながら管理者がチーム員へ作業を振り分け直し業務効率化が図れます。
事務処理の効率化をすすめる最初のステップとして、業務の「見える化」から始めるのがおすすめです。状況を把握することで次なる一手を考えやすくなります。
1-2.マルチタスクの見直し
事務処理を効率化するためには、チーム員の業務が「ながら作業になっていないか」見直しましょう。「ながら作業」になりやすいマルチタスクは、場合によって非効率的な面があるからです。
人間の脳は一つのことしか集中できないという特性を持ちます。歩きスマホで周囲への注意が散漫になるのと同じで、マルチタスクは業務効率化するうえで非効率的なのです。
とはいえ業務が多く「どうしてもマルチタスクになってしまう」という場合もあるでしょう。そのような時は、作業内容別に時間を区切るのがおすすめです。
例えば15分間でメール対応、残り45分間でメイン業務といったふうに、タイムリミット方式で作業内容を決めると集中しやすくなります。
チーム間で競争しあえば、楽しんで業務効率を図ることもできます。このタイムリミット方式は、個人間だけでなくチームで導入すればお互いの作業を妨げる心配がないでしょう。
1-3.正確かつ迅速なコミュニケーションを行う
事務処理を効率化するためには、コミュニケーションしやすい環境を整えましょう。正確かつ迅速なコミュニケーションが取れれば、指示が通りやすくスムーズに業務を進められるからです。
チームでコミュニケーションを取る方法は、以下のようにさまざまな手段があります。
- 電話
- メール
- 仕事用チャット
- ビデオ会議
これらのツールを準備しておけば業務上で無駄なやりとりが減り効率化が図れるでしょう。
例えばビデオ会議を導入すれば、対面と変わらないやり取りが叶うため指示が伝わりやすいです。画面共有すれば資料のやり取りや説明などもスムーズに行え、指示内容を長文メールで送る手間も省けます。
業務管理のDX化の流れもあるので、さまざまなコミュニケーションツールを導入し、チーム間で連絡を取りやすい環境づくりをしておきましょう。
1-4.業務マニュアルの作成
事務処理を効率化するためには、業務マニュアルを作成しておきましょう。業務マニュアルを見て誰でも処理ができるようになれば、特定の人に頼らず業務の質を保てるようになるからです。
業務マニュアルには事務処理方法のほか、社内ルールなど細かい事項を盛り込むこともできます。一度作成しておけば、引継ぎや新人への指導にもマニュアル一つで対応できるようになるのです。
一方、すでに業務マニュアルを活用しているという場合は「未経験の人がマニュアルを見て作業に対応できるか」という点に注意し、内容を確認してみましょう。
退職者が出たときも、マニュアルを作っておけばうまくカバーできるはずです。退職者がでたときの時間のロスは大きいものですが、マニュアルがあれば教える人・教わる人の双方の時間を節約することができます。
マニュアルは業務効率化や質の維持に欠かせないものです。個人のスキルに頼らずにマニュアルをもとに業務を行えれば、チームの意識が高まり効率化へと近づくでしょう。
2.事務処理をアウトソーシングすることも一つの手
チームの業務効率化について実践しやすい4つの方法を紹介しました。近年の働き方改革やコロナ禍の影響もあり、業務スタイルの見直しが望まれています。
今後は、効率的に業務を行い企業の生産性を高める働き方が求められるでしょう。そのため「メイン業務以外の作業効率を上げられるか」が企業力に大きく影響してきます。
しかし日々の業務が多忙で作業内容を見直す余裕がなく、なかなか実践に移れない企業もあるのではないでしょうか。
これまで述べた方法を一つずつ導入し検証、実践するには管理職の人にとって負担が重く逆に時間がかかる可能性もあります。そのような時は、事務処理支援サービスに相談すれば社内の業務効率化をスタートさせることができます。
専門サービスへ相談するメリットは以下のとおりです。
- 専門的なノウハウを活用でき効率化しやすい
- 事務処理だけの人員を確保する必要がなくなり組織のスリム化が図れる
- 急な退職者が出たときなどの人手不足に対応しやすい
業務効率化の導入からサポートまで継続的な支援が受けられますので、ぜひ検討してみましょう。
3.まとめ：「業務効率化」に関するご相談を承ります
今回は、事務処理能力を高めて業務効率化をすすめる方法を紹介しました。事務処理は単純作業ゆえ日々の優先度が低くくなりがちですが、作業別に見直すことで業務効率化ができると感じた人もいるはずです。
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