バックオフィス業務向け！便利なサービス選定ポイント解説
バックオフィス業務では、企業のスタートアップや経営を軌道に乗せる局面、さらには新型コロナウィルス感染対策など、様々な局面で課題に直面します。
一方で、課題の解決をサポートするサービスも拡充されており、これらのサービスを利用することで、効率よく課題を解決することができます。
今回は、バックオフィス業務の内容を確認しつつ、サポート・サービスの紹介と、サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。
目次
1.バックオフィスとはどんな業務？
バックオフィス業務には主に経理・人事・総務・法務があります。それぞれの業務内容をあらためて確認しましょう。
1-1.経理の業務内容
経理の業務は、各種の書類の作成・管理などを通じて収支を管理し、経営の状況を把握し成長へ結びつけることを目的としています。各種伝票の作成、帳簿の記帳、各種の請求・支払などを行い、これらを管理します。
そしてこれら現状の収支と、経営上の予算や計画を照合し、経営陣の判断材料となる資料を提供することにもなります。このあたりは財務の業務とも連携する部分です。
1-2.人事の業務内容
人事の業務は、人事に関わるあらゆる業務を通じて経営基盤を安定し、成長させるのに資することを主な目的としています。
勤怠管理、給与計算、明細書作成、福利厚生などの固定業務の他、採用計画、人員の拡充、人材の育成、人事評価関連の業務もあります。
これらを進める上での基本となる、労務管理規定の運用・改正、就業規則の作成、人事評価制度の設計なども行います。その他、社会保険や税金などの計算、年末調整などにも関わります。
1-3.総務の業務内容
総務は会社の運営に必要な設備や各種備品を一括管理し、各種の行事を取り仕切り、安定した運営や成長に貢献します。
また、オフィスの新規開設・移転・増床やパソコン、ネットワークの整備にも関わり、安定した環境を提供します。
アウトソーシングや提携会社との連携、テレワーク導入・管理に関わることもあり、関連部署と連携して業務全体がスムーズに運ぶように、調整する役割も持っています。
1-4.法務の業務内容
法務は契約や法令など、専門的な知識を必要とする業務に関わります。社内外で交わす各種の契約、それに伴う調査も行い、各種書類の管理も担当します。
また、コンプライアンスに関わる周知、社内外の動静の把握と対応、紛争の予防や対応にも関わります。外部協力会社との契約や諸連絡を伴うことも少なくありません。
さらに、昨今の新しいビジネススタイルに対応し、テレワークにおけるコンプライアンスなどへの対応、電子契約書システムの研究や導入、教育などの企画を関連部署とともに行うことも増えつつあります。
この他、財務での資産管理、広報での対外的な広報活動をバックオフィス業務に含めるケースもあります。
2.バックオフィスのサポート・サービスの種類
バックオフィスをサポートするサービスは、IT技術の進歩やサービスの競争により発達しています。
また、働き方改革やテレワークの普及などの変化に対応して、低コストで便利なものも増えつつあります。ここではそのようなバックオフィスのサービスの種類をご紹介します。
・アウトソーシングのサポート・サービス
・クラウド型会計ソフトやクラウドサービス
2-1.アウトソーシングのサポート・サービス
アウトソーシングのサポート・サービスは事務処理全般をサポートし、決算や各種開示の業務もサポートして効率良い業務とコスト削減を実現します。
決済代行にも対応したサービスでは、掛売りの請求書発行から代金の回収までの流れを代行し、小口取引などの業務形態に対応するものがあります。
また、与信管理、請求書発行、入金確認、督促などを委託できるサービスもあり、支払の遅延や未回収代金にも対応しています。
2-2.クラウド型会計ソフトやクラウドサービス
クラウド型会計ソフトは、社外のクラウド上の会計システムを社内・社外のパソコンからオンラインで利用するサービスです。ソフトの画面は、簿記の知識がなくても使用できるようにできています。
・給与や賞与の明細管理
給与や賞与の明細をWeb上で閲覧・管理できるクラウドサービスもあります。給与計算ソフトに連携させて、明細発行の作業を簡素化することもできます。
・経理の申請や承認
また、経理の申請や承認をスマホでできたり、領収書のオンラインチェック、交通費の自動入力、電子明細の自動取得ができたりするサービスもあります。
クラウドサービスなら請求書・納品書発行やWeb配信・保管ができるので印刷や郵送の手間を省くこともできます。なかには、未回収代金の回収代行、クレジット決済までできるサービスもあります。
・勤怠管理
クラウド型の勤怠管理のサービスでは、ICカードや指静脈、モバイルでの打刻ができるものがあり、シフトや出勤の管理、スタッフの管理、データ集計をスマホ等で簡単に行えます。
また、専用端末で打刻するタイプのサービスもあり、複数の拠点の勤怠時間の記録を転送して、給与計算に利用することができます。
・人事採用
クラウドで人事採用業務を管理できるサービスでは、求人の進捗の確認や共有から、採用結果と効果の分析まで、一貫して管理できます。
また、応募者の経路や採用側の動向など、採用フローの各段階をデータにして傾向などを分析できます。そこから求人媒体の評価や採用実績の分析を通して、採用業務の効率化やコストの見直しを図ることができます。
・人材管理
人材管理のクラウドサービスでは、教育や研修、マネジメント、ストレスチェック、福利厚生などの業務フローを管理することができます。従業員の情報を集め、それをもとに人材配置や戦略を設定しながら、人材と組織を成長させていくことも可能です。
・法務サポート
クラウドで法務をサポートするサービスでは、契約書や電子署名をWeb上で管理できるため、書面を使うよりも手間を省いて業務をスマートに進めることが可能です。
クラウドでバックオフィスを総合的にサポートするサービスでは、経理・労務・総務・法務などについて、オンラインで社労士などの専門家に相談できます。
会社の設立前からでも相談ができ、併せて各種書類を自動で作成することも可能です。これらを利用して経営を迷わず前進させることができます。
3.バックオフィスサービスを選ぶ時のポイント
バックオフィスのサポート・サービスには様々な種類があるので、現状の業務の課題を洗い出し、それらを解決できるものを選ぶことが大切です。
業務の効率化やコスト削減の面から検討することも忘れずに。次のようなポイントを踏まえて検討していくとよいでしょう。
・現状の業務や工数を把握する
・効率化など改善したい課題を洗い出す
・サポート・サービスを導入するための予算の見積
・費用対効果が得られるかサービスの見積依頼し検討
・サポート・サービスで自社の体制に合うものを選ぶ
それぞれのポイントをサービス業者に十分確認して導入を進めていくことが大切です。
また、従業員にもサービス内容をしっかり説明して、目標の効率化を実現できるよう、目を配っていきましょう。一定の期間運用したら効率やコストを評価し、改善していく機会を儲けることも必要です。
4.「バックオフィス」に関するご相談を承ります
今回は、バックオフィスの業務内容とサポート・サービスについてご紹介しました。まだまだバックオフィスの改革が進んでいるとは言えない企業が多く、これから着手する企業もあるでしょう。
業務改革を一気に推し進めるとなると、会社の幹部陣も巻き込みながら行う必要があり、日々の業務を行いながら着手するのは難しいかもしれません。
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