フロントオフィスとバックオフィスの違いは「効率化のしやすさ」に隠れている！
フロントオフィスとバックオフィスの違いを理解することは、重要です。会社の売上目標を達成するためには、この2つの部門がうまく噛み合って、高いパフォーマンスを発揮する必要があります。
しかしながら、この二つの業務はやることが本質的に違う部分があるので、それを理解したうえで、日々の業務を行わなければいけません。
今回は、フロントオフィスとバックオフィスの違いを説明しながら、業務効率化のポイントを紹介します。これから会社一体となって業務効率化を目指す人は、ぜひ一読いただければと思います。
目次
1.フロントオフィスとバックオフィスの違いは「効率化のしやすさ」
まずは「フロントオフィス」と「バックオフィス」それぞれの違いから説明しましょう。
フロントオフィスの「フロント」には、「前線」の意味があります。オフィスの前線に立って仕事をしているメンバーのことを総称して「フロントオフィス」と呼びます。
「前線に立つ」を具体的に言うと「お客様と直接関わること」であり、例えば、直接お客様とコミュニケーションをとって提案をするような営業職が該当します。
フロントオフィスを業務効率化の面からみると、お客様と直接かかわっている時間をコントロールすることは難しいです。コロナウイルスの影響で、テレビ会議で商談を行う会社が増え、移動時間などの短縮化が行われていますが、バックオフィスに比べると効率化がしづらいです。
一方、バックオフィスの「バック」には「後方」の意味があり、フロントオフィスの仕事を裏方から支援する仕事のことを言い、フロントオフィスのように直接お客様と接することは、少ないでしょう。
具体的な内容としては、経理、給与計算、総務事務など、事務作業が多く含まれる仕事です。事務作業が多いということは、例えば、システム環境次第では、大幅な業務効率化を期待することができます。
次の見出しでは、それぞれの業務効率化のポイントを紹介します。
2.「フロントオフィス」の業務効率化を行うためのポイント
フロントオフィスは主に営業・マーケティング部門になりますが、マーケティングは商材や組織体制によって大きく異なるため、代表格である「営業」に絞ってお伝えします。
2-1.営業担当が本当にすべきこと見直す
営業は顧客との商談や提案資料の作成に時間をなるべく多く割きたいと考える担当者が多いはずですが、書類の確認などに多くの時間を取られてしまうケースもあります。
営業担当者のよくある話としては、書類の不備に気づき、お客様にもらい直しをしたりすることで、時間のロスだけでなくお客様にも迷惑がかかってしまいます。
営業が重要とする業務や営業以外は出来ない業務を「コア業務」と呼び、このコア業務が何なのか決めることが、非効率業務が何なのか洗い出すためのヒントになります。
・移動時間が長くて有効活用できていない
→テレビ会議などの導入検討
・定例会議の時間が長くて非効率になっている
→会議の目的を改めて見直す
・日報入力、見積書作成、経費精算に時間がかかりすぎている
→クラウドツールの導入検討
営業担当の提案の質を上げ、売上の増加をさせつつも、非効率業務の改善を行い、両方の側面から営業を改革して行くと良いでしょう。
2-2.個々のスキルを共有する文化を作る
営業における業務効率化というとツールの導入やTV会議を使った商談などが考えられますが、個々のスキルを強化し、売上達成の道のりを近づけることも重要です。
営業などでは日々の活動を日報としてSFAなどに記録する会社も多いですが、個人の営業スキルをオープンにして行くことも大切です。
ここでいうオープンにすべき情報とは、隠しているつもりはないけれど、各メンバーが知らない営業スキルのことを言います。
営業は、常に顧客を抱えながら、日々の業務に追われているため、学びを周囲に共有する時間がないかもしれません。
情報を共有することで個人レベルでの気づきが増え、得た情報を日々の営業に生かせれば、個人だけでなく、チーム全体のパフォーマンスがよくなるでしょう。
共有の仕方としては、日々の日報に記載する、勉強会を開催するなどの方法がありますが、オススメはMTG前の15分間、短い時間で簡潔に共有することです。
日々の日報ですと、情報が少なすぎて理解できなかったり、勉強会だと時間が長くて、用意する側も聞く側も負担になりやすい傾向にあります。
営業メンバーの負担を考えながら、個々のスキルを共有する文化を作って行きましょう。
3.「バックオフィス」の業務効率化を行うためのポイント
バックオフィスは、お客様と直接接する機会が少ないため、ルーティンワークになるケースが多いです。ルーティンワークだからこそ、ツールやアウトソーシングを使うことで、大幅な業務効率化を行えます。
3-1.業務効率化ツールを活用する
バックオフィスは紙で扱う業務が多いです。一部の業務ではツールやクラウドを使うなどしていても、もっと効率化を図れるかもしれません。
・経理：見積書や請求書を紙で処理
・人事：勤怠管理、給与計算をエクセルで行う
・総務：契約書はすべて紙で作成
これらの業務の中でツールが導入されているないのであれば、一度検討してみるのもよいでしょう。ただし、契約書は取引先などの合意が必要であるため、時間がかかるケースも多いです。まずは、着手しやすい勤怠管理や請求書から初めて見るのがよいでしょう。
また、ほかにもツールを導入するメリットしては、単純な工数削減だけでなく、従業員一人当たりの生産性向上、テレワークの推進、従業員満足度の向上などがあります。
業務効率化には様々なメリットがあるので、効率化する目的を明確にすることで、会社と従業員どちらにも良い点があることに気づけるはずです。
3-2.専門家へ依頼することリスクヘッジする
バックオフィスのようなルーティンワークの多い業務で、一人の担当者しかできない業務がある場合、様々なリスクが考えられます。
・その担当者が退職すると他にできる人がいなくなってしまう
・経理処理や給与計算で法改正のニュースをしっかり追えていない
・その担当者がほかの業務と兼務しながら請求処理を行っているため、いつミスが起きるか分からない
上記のうち、一つでも当てはまる方がいたら、アウトソーシングや専門家へ依頼することでリスクヘッジを行っておくと良いかもしれません。
外部の人間に依頼する際は、不安に思う方も多いです。「お金の管理は知らない人に任せたくない」などと言った声もよく聞きます。
そんなときは、まずは業務の「一部」を依頼することから始めることをお勧めします。経理であれば、記帳などの簡単な業務から依頼を行い、様子を見ながら依頼する範囲を広げていくというやり方です。
依頼してみて相性が合わなければ、契約終了後ほかに依頼するとよいでしょう。このようにアウトソーシングを使うと、柔軟性を持たせることができるので、人を雇うよりも変化に対応しやすいといったメリットもあります。
4.まとめ：「バックオフィス」に関するご相談を承ります
今回は、バックオフィスとフロントオフィスの違いから、業務効率化のポイントを紹介しました。どちらの業務もルーティン化している「ノンコア業務」から改善していくことが重要です。
そのためにはまずは、そもそも何がルーティンワークになっているかの課題の洗い出しが重要になってきます。バックオフィスの改革は部内の人間をとりまとめ、幹部陣に決裁をもらいながら進めるため、何かと大変です。
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