バックオフィス担当者向け！モチベーションアップの秘訣を紹介
バックオフィスとは、経理・人事・総務など、顧客対応を主とする営業部門を後方から支援する業務です。
会社の中では「縁の下の力持ち」的な立ち位置となっており、バックオフィス社員のやりがいやモチーベーション管理に苦労されている管理職・経営者の方もいるかもしれません。
・やって当たり前と思われている
・社内で評価されにくい
・何をやりがいに仕事をしてよいかわからない
このような悩みを持った従業員のやる気を引き出すためにはどうすればよいのでしょうか？今回はやりがい発見やモチベーションを上げるための方法を管理職・経営者向けに紹介します。
目次
1.従業員がバックオフィス業務にやりがいを感じるのはどんな時？
まずはバックオフィスを担当している従業員がどのようなときにやりがいを感じるのかを知ることが大切です。やりがいが分かれば、どんな業務を依頼すればよいか考えやすくなるはずです。
1-1.幅広い業務知識が身についたとき
例えば、バックオフィス業務の中の「経理」は専門的な知識が必要不可欠です。確定申告や税務申告などの税に関する知識や、経営者の観点から助言するスキル、日々の請求書管理など、幅広い知識が求められます。
また、お金にかかわることなのでミスは許されません。ミスが起きると、取引先から信頼の失墜、税務署から調査を受けることになってしまいます。だからこそ、仕事として成功した時の達成感はひとしおで、困難な業務を行う中で様々な専門スキルが身につきます。
専門的な知識を身に着けつつも、会社の実務に生かして経験も積むことができれば、従業員のモチベーションは上がるのではないでしょうか。そのため、まずは従業員にとって価値のある「専門的なスキル」とは何か日々の業務の中で整理することが大切だといえるでしょう。
1-2.社員から感謝されたとき
営業などのフロントオフィスはお客様から「感謝の気持ち」を直接言ってもらえるので、やりがいの維持につながりやすいです。しかしながら、バックオフィスの社員はほとんどお客様と直接接する機会が少ないです。だからこそ、社員から感謝の気持ちを伝えられた時は、嬉しいものです。
あなたの働いている会社では、バックオフィスの従業員に感謝の気持ちをきちんと伝えていますでしょうか？Unipos株式会社が、2019年11月に20～50代の男女ビジネスパーソン2,096名を対象に、感謝と従業員エンゲージメントとの関係を探る「感謝と仕事に関する調査」を実施したところ
引用：Unipos株式会社「感謝と仕事に関する調査」
バックオフィスに感謝を伝えている人は約4割にとどまっています。業務の忙しさやテレワークの実施により、従業員間のコミュニケーションが減っている会社では、伝えられていない人の割合は、さらに増えているのではないでしょうか？
従業員同士が感謝の気持ちを伝えていく姿勢・文化がない会社であればフロントオフィスと連携して変えていく必要があるのはないでしょうか。
1-3.会社全体の課題解決に貢献できたとき
バックオフィス業務は、意外と経営陣との距離が近いことが特徴です。そのため、会社の抱える問題点や課題に気づきやすく、経営陣と他部署の懸け橋的な役割を担うときもあります。例えば、総務の仕事は、文書管理・施設管理・社内行事の準備・取締役会や株主総会の運営まで多岐にわたります。
それらの業務の中で、経営陣とのコミュニケーションから課題を見つけ、従業員目線で解決に貢献できた時は、フロントオフィスの仕事では味わえないような達成感があるのではないでしょうか。また、従業員から感謝の気持ちを伝え合うことの重要性をお伝えしましたが、とりわけ「経営陣」から感謝の気持ちを伝えられた時は、さらに喜びを感じるのではないでしょうか？
バックオフィスを担っている従業員には、日々の固定業務をこなすだけでなく、会社全体での貢献を意識させることも大切なのではないでしょうか。
2.バックオフィスにおける従業員のモチベーションアップ方法
従業員がどのようなときにやりがいを感じるのか理解できたら、具体的にどのようにして上げていけばよいのでしょうか？ここではモチベーションアップの方法を紹介します。
2-1.キャリアパスを明確にする
従業員のモチベーションアップにはキャリアパスを明確にすることは必要不可欠でしょう。例えば、人事業務でも、人事関連の管理業務を全般をオールマイティにこなせるマネジメント職として、キャリアアップするという方法もあります。
また、管理するのが苦手だと感じる従業員に対しては、人事のスペシャリストとして専門性を高めていくといった道も考えられます。会社内でのバックオフィス業務のキャリアアップを明確にすることで、従業員が在籍し続けるメリットが見えるようになります。
従業員側としても、自分のスキルがどの位置にあるのか、何年後に出世できるのか明確になるため、離職を検討するときも慎重になり、離職率の低下を防ぐことにもなります。
2-2.お互いに感謝しあう社内文化の構築
バックオフィスの従業員に感謝の気持ちを伝えられていないのであれば、社会文化として感謝の気持ちを伝え合う仕組みを作ってみてはいかがでしょうか？ツールの一つに「Unipos」といったものもあります。これは従業員同士がちょっとしたことで感謝の気持ちを伝え合うものです。
あのGoogleも採用しているということで、なかなか感謝の気持ちを伝える場面が少ない府フロントオフィス⇔バックオフィス間で感謝の気持ちを伝える機会が増えたことで、社内コミュニケーションが活発になり、部署間の齟齬が減ったという事例もあります。いきなり全体会議などで感謝しあう社内文化の構築を伝えたとしても、浸透するまで時間がかかるかもしれません。
また、リモートワークでは会う機会が少なくなってしまうので、ツールを使うことで改善してみるのもよいでしょう。
2-3.「攻め」のバックオフィスを意識する
バックオフィス担当者は、経営陣との距離が近いため、会社全体の方向性やビジネスモデルを把握できるチャンスです。だからこそ、バックオフィスの従業員に会社全体の業務改革を意識させることで、やりがいを感じてもらいやすいかもしれません。
また、会社全体で改革を進めるため、管理職や経営陣の協力が必要不可欠になってきます。バックオフィスの部署だけだと、決定権がなく、管理職が聞く耳を持たないような社内体制であれば「攻め」を意識した改革は難しいです。
会社全体でバックオフィス担当者が自発的な意見を言えるように環境体制を構築していきましょう。
3.まとめ：「攻めのバックオフィス」に関するご相談を承ります
今回は、バックオフィスの従業員のやりがい発見やモチベーションを上げる方法を紹介しました。やりがい発見・モチベーションアップといっても経理や総務、人事でそれぞれ業務内容が異なるため、どのように管理してよいかわかない人もいるかもしれません。
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